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文档简介
教育机构邮箱管理制度及流程一、制定目的及范围为提升教育机构的邮箱管理水平，确保信息传递的安全性与高效性，特制定本制度。该制度适用于全体教职员工及相关管理人员，涵盖邮箱的申请、使用、维护及安全管理等方面。二、邮箱管理原则1.邮箱使用应遵循“安全、规范、高效”的原则，确保信息的及时传递与保密性。2.教职员工应使用机构提供的邮箱进行工作相关的沟通，禁止使用个人邮箱处理工作事务。3.邮箱管理应由专人负责，确保邮箱的正常运作与信息安全。三、邮箱申请流程1.申请条件1.1新入职教职员工需在入职后5个工作日内申请邮箱。1.2需要更换邮箱的教职员工需向人事部门提出申请，说明原因。2.申请步骤2.1填写申请表：申请人需填写《邮箱申请表》，包括个人信息及使用需求。2.2部门审核：部门负责人对申请进行审核，确认申请的合理性。2.3提交人事部门：审核通过后，将申请表提交至人事部门进行备案。2.4邮箱创建：人事部门将申请信息转交IT部门，IT部门在3个工作日内完成邮箱创建并通知申请人。四、邮箱使用规范1.日常使用1.1教职员工应定期检查邮箱，确保及时回复邮件。1.2邮件主题应简洁明了，内容应清晰、礼貌，避免使用不当语言。1.3不得在邮箱中存储与工作无关的文件，保持邮箱整洁。2.信息安全2.1定期更换邮箱密码，密码应包含字母、数字及特殊字符，确保安全性。2.2不得将邮箱密码泄露给他人，若发现密码泄露应立即更改密码并通知IT部门。2.3遇到可疑邮件应及时向IT部门报告，避免信息泄露或网络攻击。五、邮箱维护与管理1.定期清理1.1教职员工应每季度对邮箱进行清理，删除无用邮件，保持邮箱容量在合理范围内。1.2IT部门应定期检查邮箱使用情况，提醒教职员工进行清理。2.邮箱备份2.1IT部门应定期对所有邮箱进行备份，确保重要信息不丢失。2.2备份数据应妥善保管，确保信息安全。六、邮箱安全管理1.安全培训1.1定期组织邮箱安全使用培训，提高教职员工的信息安全意识。1.2培训内容包括邮箱使用规范、信息安全知识及常见网络攻击防范等。2.安全监控2.1IT部门应对邮箱系统进行实时监控，及时发现并处理异常情况。2.2定期进行安全漏洞扫描，确保邮箱系统的安全性。七、反馈与改进机制1.意见收集1.1教职员工可通过定期会议或匿名反馈渠道提出对邮箱管理的意见与建议。1.2IT部门应定期汇总反馈信息，分析问题并提出改进方案。2.流程优化2.1根据反馈信息，定期对邮箱管理制度进行评估与优化，确保制度的适应性与有效性。2.2重要改进措施应及时通知全体教职员工，确保大家了解最新的管理要求。八、附则本制度自发布之日起实施，所有教职员工应严格遵守。如有违反，将根据相关规定进行处理。制度的解释权归教育机构信息
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