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文档简介

非营利组织邮箱管理流程一、制定目的及范围在信息化时代，电子邮件作为沟通的重要工具，在非营利组织的日常运营中扮演着关键角色。为了提高邮箱管理的效率，确保信息的及时传递与安全，特制定本邮箱管理流程。此流程适用于组织内部所有员工，涵盖邮箱的创建、使用、维护及安全管理等方面。二、邮箱管理原则邮箱管理应遵循以下原则，以确保邮件沟通的有效性和安全性：1.保持沟通的清晰与简洁，避免邮件冗长与模糊。2.确保邮件内容的保密性，特别是涉及敏感信息时。3.定期清理邮箱，保持良好的邮件管理习惯，避免信息堆积。4.设定明确的邮件回复时限，提高工作效率。三、邮箱管理流程1.邮箱创建1.1提出申请：新员工需填写邮箱申请表，提供必要的个人信息及工作部门。1.2审批流程：部门负责人审核申请，确认申请人的工作需求。1.3邮箱设置：IT部门在审批通过后，创建邮箱并通知申请人。1.4培训指导：新员工须参加IT部门组织的邮箱使用培训，学习基本操作与安全注意事项。2.邮箱使用2.1日常沟通：员工应定期检查邮箱，及时回复邮件，确保信息畅通。2.2分类管理：使用文件夹功能，将邮件按主题、项目或重要性进行分类，方便查找。2.3邮件模板：对常用邮件，可使用模板提高发送效率，确保信息一致。2.4注意邮件礼仪：在发送邮件时，应注意称呼、格式及语气，保持专业形象。3.邮箱维护3.1定期清理：每季度进行一次邮箱清理，删除无用邮件，保持邮箱空间充足。3.2信息备份：重要邮件应定期备份，IT部门提供相应的备份方案与支持。3.3软件更新：确保使用的邮箱客户端为最新版本，及时更新以避免安全隐患。4.安全管理4.1密码管理：员工需定期更改邮箱密码，密码应包含字母、数字及特殊字符。4.2防范钓鱼邮件：定期接受安全培训，提高员工对钓鱼邮件的识别能力。4.3敏感信息处理：涉及敏感信息的邮件，应使用加密工具发送，确保信息安全。4.4安全审计：IT部门每半年进行一次邮箱安全审计，检查邮箱使用情况并提出改进建议。四、备案与记录所有邮箱创建、修改、删除的记录需由IT部门进行备案，保留至少两年的记录，以备后续查阅。员工在离职时，需提前通知IT部门进行邮箱注销及信息归档。五、邮箱管理纪律1.责任意识：每位员工对自己邮箱的使用负责，遵守组织的相关规定。2.禁止滥用：严禁利用工作邮箱进行非工作相关的活动，如推广个人业务或发布不当信息。3.违规处理：对违反邮箱管理规定的行为，组织将进行相应的处罚，情节严重者将面临解除劳动合同的风险。六、流程的反馈与改进为确保邮箱管理流程的有效性，组织将定期收集员工反馈，了解流程实施中的问题与建议。IT部门将根据反馈进行适当的调整与优化，确保流程能够适应组织的发展与变化。通过以上流程的制定与实施，非营利组织能够有效管理其邮箱系统，提高

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