2025年文秘岗位所需知识

文秘岗位所需知识文秘在企业起著上传下达的作用。現代社會的发展，越来越需要高素质的文秘人才，因此我們要在提高自身素质的同步要有自已的想法和思绪，不停接受新知识，培养自已的工作和社交能力，按照企业的规章制度办事，合理安排工作，提高工作效率。文秘专业知识简介一种称职的秘書，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字体現能力和操作現代化办公设备的能力。其中文字体現能力是最重要、最基本的，也是实現其他能力的基础。可以這样說，文字体現能力是秘書工作人员的基本功，是“看家”的本领。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?详细說来，重要应注意如下几點：首先，要端正态度，培养愛好，自覺學好文秘写作。不管干什么事情，必须有對的的态度和浓厚的愛好，這样才有動力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。學习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项拾分严厉而艰苦的发明性脑力劳動，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来學家约翰·奈斯比特在《大趋势——变化我們生活的拾個新方向》一書中指出：“在工业社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情应當记住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具有最基本的讀写技能。這裏所說的?讀写技能?，首先就是足以应付平常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同步，我們還要培养學习文秘写作的浓厚愛好，变被動為积极，变要我學為我要學。愛因斯坦說過：热愛是最佳的老師。對写作有强烈的责任感和浓厚的愛好，热愛写作，热愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去揣摩，持之以恒，這样就一定會學得好，學得入门，就會不停地获得進步。另一方面，學习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。写作有無规律可循、措施可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“写作無秘雇作文有要道”，“定体则無，大体须有”，這种认识是符合辩证法的。我們所學的文秘写作教材，就是前人文秘写作經验的科學總結，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人們掌握文秘写作措施和技巧的理论。要提高文秘写作能力，還应故意识地选讀某些范文，以作借鉴。鲁迅說過：“但凡已經有定评的大作家，他的作品，所有就阐明著?应當怎样写?。只是讀者很不轻易看出，也就不能领悟。我們也应认识到：讀書是讀他人之書，作文是作自已之文;借鉴只是從中汲取营养，經消化後成為自已的東西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。最终，要勇于实践，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，這是提高写作能力最有效的途径。假如只讀不写或少写，那就會眼高手低，所學到确实良知识，将無用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤學若练，坚持不懈，才會熟能生巧，运笔自如，真正學到本领。作為文秘人员，多写多练當然重要，但每次拟稿時，還要進行仔细的修改。多修改自已的文章也是提高文秘写作能力的一种重要环节。多改符合人們认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种体現。文章频改，工夫自出。实际上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项详细的收获。作為称职的秘書人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反复推敲，精思细改，這样写作能力才能迅速地提高。文秘必须掌握的電脑技巧一、紅頭文献的制作及原则1、進行页面设置选择“文献”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不一样”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置為“仿宋”;“字号”设置成“三号”，單击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”個字符;“每页”设置成“22”行。然後單击“确定”按钮，這样就将版心设置成了以三号字為原则、每页22行、每行28個中文的国標。2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置為“页面底端(页脚)”，“對齐方式”设置為“外侧”。然後單击“格式”按钮，“数字格式”设置為全角的显示格式，單击“确定”按钮，再次單击“确定”按钮完毕页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一种中文，偶数页的页码设置成左空一种中文。3、发文机关標识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜單项，鼠標将會变成“┼”，在Word面上單击鼠標左键，出現一种文本框，在该文本框内输入发文机关標识，输入完毕後，选中该文本框，單击鼠標右键——“设置文本框格式”，在這裏来设置紅頭的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“無填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注：顾客可根据实际状况调整尺寸。选择“版式”附签，單击“高级”按钮，水平對齐：“對齐方式”设置成“居中”，“度量根据”设置成“页面”;垂直對齐：“绝對位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文原则，“8.0cm”——上行文原则，注：顾客可根据实际状况调整尺寸。然後單击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，單击“确定”完毕。文本框属性所有设置完毕，單击“确定”按钮。选中文本框内的所有文字，将颜色设置成“紅色”，字体设置成“小標宋简体”，字号根据文本框的大小设置成對应字号，但要尽量充斥该文本框，這样，宽為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完毕。4、紅线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，單击“绘图”工具条的直线工具，鼠標會变成“拾”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖動鼠標從左到右划一条水平线，然後选中直线單击鼠標右键，选择“设置自选图形格式”，紅线的属性在這裏進行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置為“紅色”;“虚实”设置為“实线”;“粗线”设置為“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置為“15.5cm”。选择“版式”附签，單击“高级”按钮，水平對齐：“對齐方式”设置成“中”，“度量根据”设置成“页面”，垂直對齐：“绝對位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文原则，“13.5cm”——上行文原则，注：顾客可根据实际状况進行调整。單击确定。5、文号制作平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一种字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一种字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入措施：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号後，将光標置于准备插入的地方，單击“插入”按钮即可。6、主題詞制作选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，單击鼠標右键——表格属性——“表格”附签，“對齐方式”设置為“居中”;然後單击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其他线取消，在表格中填写详细内容：主題詞用三号黑体;主題詞詞目用三号小標宋;抄送、抄送單位、印发單位及印发曰期用三号仿宋。7、保留成模板文献單击“文献”——“保留”，“保留类型”：选择“文档模板(*.dot)”;“文献名”：給模板命名;“保留位置”：模板所在途径(一般不做，默认即可)。至此，模板制作完毕。後来所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接進行公文正文的排版。要對该模板進行修改，可以调出對应模板，措施是：选择“文献”——“打開”，找到對应的模板途径，若模板保留時按系统默认设置的，然後單击“打開”按钮调出模板即可進行修改。二、公文正文排版1.根据模板建立新公文：选择“文献”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，單击确定，调出模板。2.制作公文正文内容：正文内容根据顾客的实际需求，可以直接录入文字，也可以從其他软件中将文字复制進来，但必须遵照如下国標：標題——二号小標宋字体，居中显示;主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;正文——三号仿宋字体;成文曰期——三号仿宋字体，右空四個字的距离，“○”和六角符号的输入措施一致，不能使用“字母O”或“数字0”替代。文号、签发人、主題詞——按照模板定义的字体填写完整。最终，将紅頭、紅线、文号、签发人、標題、主送机关、正文、成文曰期、主題詞的互相位置调整好。三、用Word制作電子公章1、图章轮廓选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一种圆，设置為“無填充色”，线条宽度為2磅，颜色為紅色，“叠放次序”為“最底层”。2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容後设置字体、字号，然後用艺术字周围的8個拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已經画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键协助移動到精确的位置。并把艺术字设置成紅色。3、插入五角星在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然後在文档中画出一种大小适合的五角星，并设置成紅色，移動到圆中合适的位置，然後选中圆、艺术字、五角星，單击鼠標右键，选择“组合”，一种公章就制作出来了，要用時复制一种到目的处，是不是很正规啊!文秘小知识关键职能工作管理能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自已的時间与资源，有效管理工作流程及進度。认真负责确实到达工作职责及规定，能勇于承担自已的錯误或失败，不归咎他人并努力改善。积极积极不需他人指示或规定能自動自发做事，面临問題立即采用行動加以处理，且為达目的乐意积极承担额外责任。顾客服务對顾客展現服务热忱，有效满足顾客需求、处理顾客問題，進而提高顾客满意度。诚信正直為人坦诚、确实遵守组织规定与社會规范、信守承诺且言行一致。适变能力對工作内容或环境的变化可以保持镇静，尝试理解变化的原因并以開放态度面對，有效调整行為且维持应有的工作体現。問題处理可以掌握問題关键，精确解讀讯息做出結论，寻求合适处理方案，衡量利弊得失并采用实际行動以排除障碍。压力承受面临工作压力可以使用合适措施加以纾解，并维持应有的工作体現与人际关系。沟通协调能视談话對象有条理地清晰体現想法，除保证對方专注聆听及充足了解，并可對的解讀、响应、厘清他人所传达的讯息以获得共识。工作职责一、教學秘書工作职责：1、协助院领导抓好教學常规工作的安排，检查与總結工作。2、及時向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关状况。3、协助院领导处理好平常的教學事务工作，并及時進行請示与汇报。4、负责搜集撰写整顿，管理多种教學信息和教學文献。5、负责教學档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。6、作好多种文献的收发，登记与管理工作。二、生活秘書工作职责1、协助院领导抓好教學办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用状况。2、协助院领导、班主任抓好劳動卫生工作。3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和電话管理工作。為保证正常的教學秩序作好物质保证。4、负责全院教职工的考勤与學生考勤的汇總工作。5、协助院工會作好全院教职工的福利工作。6、协助院長用好院基金的使用管理工作，所有經费的支付与回收工作。7、作好教职工的生活服务工作如准备好開水、洗手水、内务整顿等。8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。特性附属性秘書工作不是独立的，是附属于领导的，是完全按领导意图办事的。方圆性一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力，工作很纯熟。三是圆通能力，不能没有原则，但也要通融，而又不能圆滑。辅助性办公室是办事机构,不是决策机构。忠于职守，守就是守本分，做好本职工作。要做到三不越：不越位、不越职、不越权。综合性概括起来是“三三四四”：第一种三是三個中心，即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;第二個三是三办拾项工作，即办文(撰文、文書处理)、办會、办事(信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理);第一种四是四句话，即贯穿上下，协调左右，联络内外，综合办理。因此說办公室处在枢纽地位;第二個四是四個結论，即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。行政文员行政文员工作波及面较广，事务较繁琐，對完毕工作的质量效率也有一定的规定。那么，行政文员应當具有的基本素质和技能规定有哪些呢?他应能独立操作计算机，纯熟操作Word、Excel、PowerPoint等办公自動化软件及Internet邮件收发和处理技巧。纯熟运用各类办公自動化设备。同步应具有良好的记忆力以及對時间的分派和沟通协调能力，還要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和語言体現能力，中英文打字速度快，能纯熟操作五笔输入法等中文输入法。掌握常用英語口語，有很好的英語阅讀和写作能力。文员办公室文员(會议、文書、印信、档案、接待、宣传栏、文献报紙收发)工作职责：1.接听、转接電话;接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案搜集、整顿工作。3.负责總經理办公室的清洁卫生。4.做好會议纪要。