K3成长版V122应付款管理系统用户手册

K3成长版V122应付款管理系统用户手册

用户手册

版权声明

本书著作权属于金蝶软件（中国）有限公司所有，在未经本公司许可的情况下，任何单

位或者个人不得以任何方式对本书的部分或者全部内容擅自进行增删，改编，节录，翻译，

薇印,改写。

金蝶软件（中国）有限公司

2010年08月

前B

感谢您使用《金蝶K3成长版VI2.2应付款管理系统用户手册》。

本手册包含的内容能够帮助您进行有效的应付款管理系统使用，要紧包含下列

内容：

•系统总述

•操作建议

•全面的操作流程

•系统的功能与特点

•系统设置

在手册的前言部分还向您提供了获得其他帮助信息的途径及编写约定。

读者对象

本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验与知识，并假设

您对金蝶K/3产品基础知识有整体的熟悉。假如您没有使用过本系统，我们建议

您同意一次或者者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获

得更多培训信息）。假如您希望熟悉更加深入的系统知识，如系统接口等，请先

熟悉金蝶K/3系统架构、MSSQLSERVER知识与阅读金蝶K/3系统技术文档。

有关信息来源

您还能够通过下列途径熟悉我们的系统，并获取您需要的服务与帮助。

1.在线信息

2.售前咨询服务

根据企业的进展与管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作

出快速、准确的决策。

3.产品培训

金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行

业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用

户在应用软件时达到事半功倍的效果。

4.实施咨询服务

5.现场支持服务

我们的资深专业人员面对面地与您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，

使问题迅速得到解决。

6.CRM服务

借助客户关系管理系统(金蝶EAS-CRM)我们建立了客户综合信息管理

库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的

服务。

7.CSP服务支持

金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客

户常用的与最需要的服务为一体的CSP服务。它是以金蝶公司先进的科

技手段与专业化的服务队伍为依托，在业界领先推出的项忖完整、功能全

面的系统性服务产品。

8.呼叫中心

通过客户呼叫中心服务(CallCenter),提供全面、周到的服务,快

速解答客户应用问题。

9.个性化服务

针对企业个性化的需求，我们提供•量身定制”服务，使用一切资

源，包含与合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。

10.便利服务

金蝶不仅是解决方案的提供者，也是有关附属产品的提供者。我们

提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证有关产品与系统的

兼容性与一致性。

11.合作联盟服务

我们与其他IT领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理

咨询、系统集成、有关知识培训等全方位的服务。在此，您不仅能得到金

蝶的服务资源，也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。

12.版本升级服务

版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实

现软件“以旧换新”。

金蝶K/3产品设计思想

金蝶K/3以企业基础管理为核心设计思想，对覆盖产品（服务）价值链的业

务的流程进行全面的计划、组织、协调，及对业务的有效处理与有效操纵的管

理。针对战略企业管理的特点，强调对企业基础数据、基本业务流程、内部操

纵、知识管理、员工行为规范等管理，通过丰富的工具与方法有机整合并提供贯

穿战略企业管理全过程所需的决策信息，实时监控战略执行过程中的问题，帮助

企业制造持续增长的核心竞争力。

资本市场

投身者—建成♦昌标管/曾之楚连J

__________________〔仝—管短：I

餐建至•士|说务会计

交2警建财务会计

供W

消

采购管理|仓存管理|铺隹管选|分铺管理【

除周设计客

八

应

费

尸

二

等

［供应镇管理1关

三

市

K市

个笃俣后,济同HI管

场

、«

.场

管［制造’理Is

线

一计划曹理］率徇管理］质量保理］设备保理)

恢雷计划潴虎舞务

基础管理是企业持续的管理实践的基石。基础管理的好坏决定了企业的战略

目标能否实现，也决定了企业持续进展是否有坚实的基础。强调过程管理是基础

管理的特性，是由于它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最详尽的资料，

便企业的业务决策与战略决策建立在“理性”的基础匕

关于金蝶

金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用

解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件

产业的领导厂商。金蝶开发与销售的软件产品包含针对快速成长的新兴市场中企

业管理需求的企业管理软件、通过互联网提供服务的电子商务应用软件与为企业

构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产

品有关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶特殊的“快速配置，快速实施，快速

应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，能够帮助顾客从容面对不确定商业

环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，确保组

织快速、持续与健康成长。

金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件；第一个

纯JAVA中间件软件；第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统一金蝶K/3

的缔造者，同时金蝶K/3还是中国中小型企业ERP市场中占有率最高的企业管

理软件。2004年10月，金蝶正式对外公布了新一代产品一金蝶EAS4.0

(KINGDEEENTERPRISEAPPLICATIONSUITE).金蝶EAS构建于金蝶自主研

发的商业操作系统一金蝶BOS之上，面向中大型企业，使用最新的ERPH管理

思想与一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、

供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协

作与电子商务的应用集成。

编写约定

•通用格式约定

格式意义

宋体正文。

下划线输入信息。

斜体提示信息。

•图形界面格式约定

格式意义

窗口名称。

普通菜单项或者树状结构菜单项。

[]窗口中的按钮。

<>窗体中的选项。

-►连续选择菜单及其子菜单或者树状结构。

•键盘操作约定

格式意义

[键11键盘上的键名。

[键1+键2]在键盘上同时按下两个犍。

•鼠标操作约定

格式意义

单击按卜鼠标左键点击某一对象。

双击连续两次鼠标左键打开某一对象。

右击选中某一对象按下鼠标右键。

拖放按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠

标键。

•特别标志

格式意义

%提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户

慎重使用。

注意：提供一些应用关键的描述。

M举例:

列举实例以便用户加深懂得。

以操作前提：

进行某一操作之前,务必先完成的操作。

/定义：

定义内容中出现的财务或者计算机术语。

流程图图例说明

本手册中的要紧业务流程均使用EPC(Event-driven-ProcessChain)图进行

描述。EPC全称Evcnt-drivcn-ProccssChain,即事件驱动的流程链方法，通过连

接事件与任务，用户能够明确地建立复杂的业务流程的模型，并开展分析。EPC

方法不仅使用易于懂得的符号与语言帮助用户、咨询顾问描述业务信息系统，而

且还集成了组织结构、功能、数据与信息流等重要特性。EPC模型能够显示出任

务链与责任链发生中断，将如何影响到公司优化其流程的能力。通过将组织与各

个任务进行匹配，用户能够非常方便地看到一个流程中涉及到什么部门或者岗

位。

EPC图中涉及到的元素说明如下表:

名称图标定义示例

事件事件描述了状态的发生，它反过收到原始凭

来又充当了一个触发器。证

功能功能描述了初始状态向最终状态录入凭证

的转换。

组织单组织单元描述了企业的大体结财务部会计

元构。

信息、信息、物料或者者资源对象描述科目

物料、■了现实世界中的对象（比如业务

资源对对象、实体）。

象

流程路流程路径显示了流程之间的前后凭证处理流

径口连接关系（能够辅助导航）。程

逻辑操逻辑操作符描述了事件与功能或

A

作符0®者流程之间的逻辑关系

“XOR”：表示从多个流程

中，务必同时只能选择其一；

“V”：表示“或者”的关系；

“A”：表示“且”的关系。

操纵流1操纵流描述了事件与功能或者流

1程之间的先后与逻辑依靠关系。

i

信息--------►信息流/物流定义了某个功能是

流、物否被读取、变更或者者写入。

流

资源、资源/组织单元分配描述了哪个

—

组织单单元（员工）或者资源来处理某

元分配个功能或者者流程。

意见反馈

感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您能

够在上面说明您对我们的产品或者用户手册的意见与建议，并通过金蝶分支机构

或者直接传真至（0755）26710817K/3产品部反馈给我们，我们将期待您给予我们

好的建议与意见。

目录

第1章系统概述..................................................................1

1.1关于本系统...............................................................1

1.2本系统在K/3ERP中的位置................................................3

1.3与其他系统的接口........................................................3

笫2章业务模式及应用...........................................................5

2.1发票付款.................................................................5

2.2其他应付单付款..........................................................8

2.3未付款退货..............................................................11

2.4已付款未核销退货........................................................13

2.5已付款已核销退款退货....................................................15

2.6期末调汇................................................................17

第3章系统初始化..............................................................21

3.1系统初始化..............................................................21

3.2核算参数设置...........................................................34

3.3系统设置................................................................38

3.4单据套打................................................................46

笫4章单据处理................................................................47

4.1采购发票................................................................47

4.2其他应付单.............................................................60

4.3应付票据................................................................71

4.4付款单、预付单.........................................................83

4.5应付退款单.............................................................10?

第5章结算....................................................................107

5.1核销管理...............................................................107

5.2凭证处理...............................................................122

5.3凭证浏览...............................................................131

第6章分析....................................................................133

6.1账龄分析...............................................................133

6.2付款分析...............................................................139

6.3付款预测...............................................................140

第7章与现金系统集成.........................................................143

7.1付款申请单.............................................................143

7.2付款申请单与现金系统集成..............................................147

7.3付款单与现金系统集成..................................................147

第8章期末处理................................................................151

8.1期末对账检查...........................................................151

8.2期末对账查询...........................................................152

8.3期末调汇...............................................................156

8.4期末处理...............................................................161

第9章查询与报表.............................................................163

9.1应付款汇总表...........................................................163

9.2应付款明细表...........................................................169

9.3往来对账单.............................................................174

9.4月结单.................................................................184

9.5到期债务列表...........................................................187

9.6应付计息表.............................................................191

9.7调汇记录表.............................................................193

9.8应付款趋势分析表......................................................196

9.9万能报表...............................................................199

9.10查询分析工具.........................................................199

附录A术语表..................................................................201

附录B参考书目................................................................203

附录C意见反馈表..............................................................205

第1章系统概述

1.1关于本系统

应付款管理系统，通过发票、其他应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进

行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各类分析报表，如账龄分

析表，付款分析情况等，通过各类分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利

用效率。同时系统还提供了各类预警、操纵功能，如到期债务列表的列示，帮助您及时支付

到期账款，以保证良好的信誉。

该系统既可独立运行，又可与采购系统、总账系统、现金管理等其他系统结合运用，提

供完整的业务处理与财务管理信息。

应付款管理系统要紧功能有：

,有效的单据管理

/有效的票据管理

/灵活的结算功能

/灵活的凭证处理

/强大的报表功能

,支持外币核算与期末调汇

/易用的系统对账

/与现金系统的集成

1.1.1有效的单据管理

系统提供发票、其他应付单、付款申请单、付款单、退款单等单据的保护功

能，以准确记录、跟踪企业实际发生的各项往来业务。

1.1.2有效的票据管理

系统提供应付票据的跟踪管理，以利于企业随时对应付票据的付款、退票等操作

进行监控管理。

1.1.3灵活的结算功能

关于企业债务的结算，系统提供了包含付款结算、预付款冲应付款等七种结算方

式，并提供按单据、存货数量与关联关系核销等多种核销处理方式，以满足企业的不

一致业务需要。

1.1.4灵活的凭证处理

系统提供了模板式与非模板式的两类基本的凭证处理方式，并可进一步选择不一

致的凭证模式、汇总方式，以习惯企业的不一致管理需求。

1.1.5强大的报表功能

系统及时、准确地提供给供应商往来账款余额资料，包含应付款明细表、汇总

表、往来对账、到期债务列表、月结单等，并提供各类分析报表，包含账龄分析表、

付款分析、付款预测，帮助企业合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。

1.1.6支持外币核算与期末调汇

系统可支持多种外币业务的处理，同时能够在期末对外币核算的业务计算汇兑损

益，同时系统自动进行汇兑损益的凭证处理与生成调汇记录表；通过调汇记录表可方

便查询到各类币别的历史汇率变动情况与各期的汇兑损益情况。

1.1.7易用的系统对账

系统分别提供初始化对账、期末对账两种业务处理类别，并提供按总额、按会计

科目核对的两种对账方法，便于企业根据自身管理要求与管理水平灵活选择，帮助企

业提高工作效率。

LL8与现金系统的有效集成

通过付款申请单、付款单的系统内部传递，实现系统资源的共享，帮助企业加强

内控，提高劳动效率与管理效能。

1.2本系统在K/3ERP中的位置

全面内容见图1-1：

企业绩效至营分析育正省绘

希愕管理I客户管理

M

质生产效舄甘重*科寻求才基

S

告

曾

采购吉理生产任务首理委外工工官理

今存答这­存蚤核算

N

务

管

理

百定赛产财务分析

窈（人事管［工—］［查询报表］；二二同翼

BOSBOS生或开发军台BOS圣行洋台eBOS至行军台BOS万筑泰表洋台

图1-1

1.3与其他系统的接口

1.3.1与采购管理系统的接口

采购系统录入的采购发票传入应付款管理系统进行应付账款的核算。采购系统录入的费

用发票传入应付款管理系统作为其他应付单核算。

1.3.2与销售管理系统的接口

销售系统录入的销售发票与应付款管理系统进行应付款冲应收款的核算。销售系统最入

的应付类型费用发票传入应付款管理系统作为其他应付单核算。

1.3.3与应收款管理系统的接口

应收款管理系统录入的销售发票与其他应收单与应付款管理系统进行应付款冲应收款的

核算。

应收款管理系统录入的预收单、收款单与应付款管理系统进行预付冲预收、付款冲收款

的核算。

1.3.4与总账系统的接口

应付款管理系统生成的往来款凭证传递到总账系统。

1.3.5与现金管理系统的接口

现金管理系统与应付款管理系统的应付票据进行互相传递，应付款管理系统的“付款申

请单”能够传递到现金系统、现金系统的付款单能够传递到应付款管理系统进行核算。现金

系统传递过来的付款单支持在应付款管理系统进行选单操作。应付系统的单据可参与现金管

理系统资金预测的取数。

1.3.6与移动商务系统的接口

在应付系统的单据界面与序时簿界面提供发送短信、消息、邮件的功能。发送短信、邮

件的时候，可发送短信或者邮件的单据均设置了默认发送内容，也能够自行定义“可选字

段”框中存在的字段设置为发送内容。

在预警平台提供应付款余额、当日到期债务、应付到期债务的预警设置及信息公布。

具体操作请参见《金蝶K3成长版V12.2移动ERP用户》。

第2章业务模式及应用

根据企业的不一致要求，划分为不一致的业务模式，如发票付款、其他应付单付款、未

付款退货、已付款未核销退款退货、已付款已核销退款退货、期末调汇。

2.1发票付款

2.1.1业务流程

仝面内容见图2-1：

oew«

软安克络束

图27

2.1.2业务流程说明

有关内容见表2-1：

目标完成发票录入到付款的全过程。

业务背1、企业存在采购入库业务时，需要根据发票确认应付账款，申请付款，最终付款记账：

景2、本流程对发票保护、付款中请、付款记账提供了操作工具。

适用范

适用企业采购入库，发票付款业务。

围

序号处理说明责任部门责任人

在K/3K应付款管理》的1发票处理》中，根据实际业务需要，

1财务部应付会计

录入或者保护普通发票或者增值税发票。

经审核发票录入无误后，在K/3K应付款管理》・K凭证处理加

2财务部应付会计

确认应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。

根据业务需要，在K/3K应付款管理1的K付款申请单》录入或

3财务部应付会计

者保护付款申请单。

经审核付款申请单后，付款申请单信息传递至结算中心付款并

结算中心会计

4自动生成付款单或者由现金系统出纳付款后手工录入付款单或财务部

/出纳

者付款后用付款申请单下推付款单。

现金系统的付款单审核后，付款信息传递至应付款管理系统并

5转换成应付款管理系统的对款单或者由应付会计手工录入付款财务部应付会计

单。

应付款管理系统的付款单审核后，在K/3K应付款管理？的［（凭

6证处理】中生成凭证，并在R应付款管理U的K结算』中核销财务部应付会计

付款单与发票。

表27

2.2其他应付单付款

2.2.1业务流程

全面内容见图2-2：

图2-2

2.2.2业务流程说明

有关内容见表2-2：

目标完成其他应付单录入到付款的全过程。

1.企业存在暂收应付业务时，需要根据其他应付单确认其他应付款，申请付款，最终付款记

业务背账；

景2.本流程对其他应付单保护、付款申请、付款记账提供了操作工具。

适用范

适用企业暂收应付及其付款业务。

围

序号处理说明责任部门责任人

在K/3R应付款管理』的I其他应付单』中，根据实际业务需

1财务部应付会计

要，录入或者保护其他应付单。

经审核其他应付单录入无误后，在K/3K应付款管理』-K凭证

2处理％确认其他应付款并生成凭证。并可查询系统生成并审核财务部应付会计

的凭证。

根据业务需要，在K/3（应付款管理』的"寸款申请单》录入或

3财务部应付会计

者保护付款申请单。

经审核付款申请单后，付款申请单信息传递至结算中心付款并结算中心会计

4财务部

自动生成付款单或者由现金系统出纳付款后手工录入付款单。/出纳

现金系统的付款单审核后，付款信息传递至应付款管理系统并

5转换成应付款管理系统的可款单或者由应付会计手工录入付款财务部应付会计

单。

应付款管理系统的付款单审核后，在K/3K应付款管理』的K凭

6证处理】中生成凭证，并在K应付款管理』的K结算X中核销财务部应付会计

付款单与其他应付单。

表2-2

2.3未付款退货

2.3.1业务流程

全面内容见图2-3：

图2-3

2.3.2业务流程说明

有关内容见表2-3：

目标完成未付款退货的全过程。

1、企业的采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务，需要根据红字发票冲回应付账款：

业务背

2、流程对红字发票保护、应付账款冲回提供了操作工具。

景

适用范

适用企业采购入库、发票付款出现未付款时的退货业务。

围

序号处理说明责任部门责任人

在K/3R应付款管理』的E发票处理』中，根据实际业务需要，

1财务部应付会计

录入或者保护红宁的普通或力增值税发票。

经审核发票录入无误后，在K/3K应付款管理1-K凭证处理％

2财务部应付会计

冲回应付账款并生成凭证。并可查询系统生成并审核的凭证。

根据业务需要，在K/3K应付款管理厅的K结算》中将红、蓝字

3财务部应付会计

发票核销。

表2-3

2.4已付款未核销退货

2.4.1业务流程

全面内容见图2-4：

红

（红字发票与黄字发

票

生或先证等核箭

［退款单核葫款单极销<f应付会计:J

[............-A’XDRY-------------•

I/

（退货:京）

图2-4

2.4.2业务流程说明

有关内容见表2-4：

目标完成已付款未核销退款退货的全过程。

1、企业的采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回

应付账款，另一方面需要退回已付款：

业务背

2、本流程对红字发票冲回应付账款，退回已付款及其红、蓝字发票与付款单、退款单的核销提

景

供了操作工具。

适用范

适用企业采购入库、发票付款出现已付款未核销时的退货业务。

围

序号处理说明责任部门责任人

在K/3K应付款管理》的口退款1中，根据实际业务需要，录入

1财务部应付会计

或者保护退款单。

在K/3K应付款管理》的［发票处理》中，根据实际业务需要，

2财务部应付会计

录入或者保护红字发票。

经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3R应付款管理』-

3R凭证处理》冲回付款与应付账款并生成凭证。并可查询系统财务部应付会计

生成并审核的凭证。

在K/3K应付款管理》的口结算1中将退款单与付款单核销，同

4时核销红、蓝字发票：或者者在K应付款管理』的K结算l中财务部应付会计

将红字发票与退款单核销，同时将蓝字发票与付款单核销。

表2-4

2.5已付款已核销退款退货

2.5.1业务流程

全面内容见图2-5：

退款退货

应付会计

应付会计

图2-5

2.5.2业务流程说明

有关内容见表2-5：

目标完成已付款已核销退款退货的全过程。

1、企业的采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务，一方面需要根据红字发票冲回

业务背

应付账款，另一方面需要退回已付款；

景

2、本流程对红字发票冲回应付账款，退回已付款及其红字发票与退款单的核销提供了操作工

具。

适用范

适用企业采购入库、发票付款出现已付款已核销时的退货业务。

围

序号处理说明责任部门责任人

在K/3K应付款管理』的E退款』中，根据实际业务需要，录入

1财务部应付会计

或者保护退款单。

在K/3K应付款管理》的［发票处理》中，根据实际业务需要，

2财务部应付会计

录入或者保护红字发票。

经审核退款单、红字发票录入无误后，在K/3K应付款管理』

3K凭证处理》冲回付款与应付账款并生成凭证。并可查询K存财务部应付会计

货核算2系统生成并审核的凭证。

在K/3K应付款管理』的口结算』中将红字发票与退款单核销，

4财务部应付会计

同时将蓝字发票与付款单核销。

表2-5

2.6期末调汇

2.6.1业务流程

全面内容见图2-6：

应付会计

应付会订

应付会计

I预付单维扶J应付会计

应付会计

（［总账会计］）

期末对账<p应付会计二）

应付会计

凭证

调汇结束

图2-6

2.6.2业务流程说明

有关内容见表2-6：

目标完成采购发票、其他应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇的全过程。

1、企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理；

业务背

2、流程对采购发票、其他应付单、预付单及相应的往来科目期末调汇提供了操作工具。

景

适用范

适用企业存在往来科目余额时，且期末记账汇率发生变化，需要做调汇处理业务。

国

序号处理说明责任部门责任人

在K/3K系统设置》的K应付款管理U中，根据实际业务需要，

1财务部应付会计

选择“启用对账与调汇”选项。

在K/3K基础资料》的K公共资料』的K科目】中，根据实际业

2财务部总账会计

务需要，将科目确定为“受控科目”与“调汇科目”。

在K/3K系统设置》的R应付款管理》的［［系统参数X的科目设

3财务部应付会计

置页签中，根据实际业务需要，录入或者保护“受控科目”.

4发票、其他应付单、预付单的录入或者保护需选择受控科目。财务部应付会计

在K/3K应付款管理W的K凭证处理』中，将发票、其他应付

5财务部应付会计

单、预付单等有关单据生成凭证。

在K/3R总账》的R凭证处理W中将应付款管理系统生成的凭证

6财务部总账会计

过账。

在K/3K应付款管理1的K期末处理』中，运行K期末总额对

7财务部应付会计

账』或者K期末科目对账》子功能。

在K/3K应付款管理》的K期末处理』中，运行K期末对账检

8财务部应付会计

查』子功能。

在K/3K应付款管理』的口期末处理』中，运行K期末调汇3子

9财务部应付会计

功能。

表2-6

第3章系统初始化

系统设置要紧是对应付款管理系统的运行参数进行设置.对一些基础资料等进行保护，

以保证日常的业务处理。

系统设置要紧有下列几个功能点：

＞系统参数

＞基础资料

＞类型保护

＞凭证模板保护

3.1系统初始化

3.1.1初始数据录入

初始化录入要紧是对应付款管理系统的初始数据录入进行说明。介绍初始录入中应注意

的问题及如何与总账系统进行数据的引入引出。

初始化录入要紧有下列几个功能点：

＞准备工作

＞数据录入

＞引入引出

＞启用系统

►准备工作

要紧介绍进行初始化录入之前需要准备的资料及注意事项。

□选择正确的启用期间

□准备应付款期初数据资料

□准备预付款期初数据资料

□准备应付票据期初数据资料

(1)选择正确的启用期间

由于采购系统、应付款管理系统启用后，采购系统的发票才会自动传递到应付款管理系

统，故用户务必正确处理好采购系统与应付款管理系统的启用期间问题，否则可能会造成数

据错误。目前采购系统只在应付款管理系统结束初始化之后才提供采购发票的单向传递，而

且是强制传递，即只要应付款管理系统结束初始化后，采购系统新增的采购发票都会自动传

递到应付款管理系统。而应付款管理系统新增的采购发票不能传递到采购系统。在应付款管

理系统结束初始化之前，两系统之间不进行采购发票的传递。针对以上规则，务必注意下列

几点：

1.假如采购系统先启用，应付款管理系统后启用。比如：采购系统从第1期开始启

用，当前期间为第3期，应付款管理系统准备从第4期开始启用，则用户务必注

意：在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统不能录入笫4期的采购发

票。由于在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购系统的采购发票是不能传递

到应付款管理系统，这样应付款管理系统结束初始化之后，务必补录采购系统已经

录入的第4期的采购发票，造成重复操作，而且这部分发票不能直接在应付款管理

系统生成凭证，务必通过关联的形式关联采购系统已经生成的相应凭证字号，否则

会造成总账系统数据重复。通常建议应付款管理系统结束初始化后才在采购系统录

入采购发票数据，减少重复劳动工作，保证数据一致。关于「3期的采购发票，假

如存在未完全付款的情况，则能够通过在应付款管理系统手工录入初始化发票实现

后续付款结算处理。

2.假如采购系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，而应付款管理系统也准备从

第1期开始启用，则用户务必注意：在应付款管理系统没有结束初始化之前，采购

系统录入的采购发票务必在应付款管理系统结束初始化之后进行补入。由于只有采

购系统与应付款管理系统都结束初始化之后，采购系统的采购发票才能够传递到应

付款管理系统。

3.假如应付款管理系统先启用，采购系统后启用。比如：应付款管理系统从第1