档案资料管理规范制度

档案资料管理规范制度#档案资料管理规范制度##一、目的为加强公司档案资料的科学管理，有效地保护和利用档案资料，提高公司工作效率和管理水平，为公司各项工作提供有力的信息支持，特制定本制度。##二、适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为规范与操作流程。##三、引用标准1.《中华人民共和国档案法》2.《归档文件整理规则》3.行业内相关档案管理标准与规范##四、职责分工1.**档案管理部门**-负责制定和完善档案资料管理制度，并监督执行。-负责公司各类档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。-负责档案资料的信息化建设与管理，提供档案资料的查询、借阅等服务。2.**各部门**-负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。-配合档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁等工作。-根据工作需要，按规定办理档案资料的查询、借阅手续。##五、档案资料的分类与编号1.**分类原则**：根据档案资料的来源、形成时间、内容性质等因素进行分类，如行政档案、财务档案、人事档案、业务档案等。2.**编号规则**：采用层次码编号方法，由大类代码、中类代码、小类代码和顺序号组成，确保编号的唯一性和系统性。##六、档案资料的收集与整理1.**收集范围**：包括公司在各项工作中形成的文件、报告、合同、协议、图表、照片、声像资料等具有保存价值的材料。2.**收集要求**：各部门应及时收集本部门的档案资料，确保资料的完整性和准确性。对于重要文件和紧急事项形成的档案资料，应及时移交至档案管理部门。3.**整理方法**：档案管理部门按照分类标准和编号规则，对收集的档案资料进行整理，去除无关材料，对文件进行排序、编目、装订等工作。##七、档案资料的归档1.**归档时间**：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案资料移交至档案管理部门。档案管理部门应在接收后[规定时间]内完成归档工作。2.**归档手续**：档案移交时，双方应填写《档案移交清单》，注明档案资料的名称、数量、编号等信息，经双方签字确认后完成交接。##八、档案资料的保管1.**保管条件**：档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.**保管期限**：根据档案资料的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。保管期限届满的档案资料，应按照规定进行鉴定和销毁。3.**定期盘点**：档案管理部门应定期对档案资料进行盘点，确保账物相符。如发现档案资料有缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。##九、档案资料的鉴定与销毁1.**鉴定组织**：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和公司领导组成，负责对保管期限届满的档案资料进行鉴定。2.**鉴定方法**：根据档案资料的历史价值、现实利用价值等因素，综合评估是否仍有保存必要。3.**销毁程序**：对经鉴定确无保存价值的档案资料，编制《档案销毁清单》，报公司领导审批后，在指定地点进行销毁。销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。##十、档案资料的查询与借阅1.**查询流程**：公司员工因工作需要查询档案资料，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门进行查询。2.**借阅流程**：如需借阅档案资料，填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[规定天数]，如需续借，应办理续借手续。3.**借阅要求**：借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。归还时，档案管理部门应认真检查，确认无误后办理归还手续。##十一、档案资料的保密管理1.公司档案资料涉及商业秘密、技术秘密等重要信息，全体员工应严格遵守公司的保密制度，确保档案资料的安全。2.档案管理部门应采取必要的保密措施，如限制档案查阅权限、对敏感信息进行加密处理等。##十二、监督与考核1.档案管理部门定期对各部门的档案资料管理工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。2.将档案资料管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对档案管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。##十三、制度的修订与完善本制度应根据国家法律法规、行业标准的变化以及公司实际情况的发展，适时进行修订和完善。修订后的制度需经过内部评审、法律审核和相关部门反馈后，报公司领导审批发布。##十四、实施计划1.**准备阶段（[时间区间1]）**-成立制度推行小组，明确各成员职责。-收集整理相关法律法规、行业标准以及公司内部资料，作为制度制定的依据。-开展对公司各部门档案资料管理现状的调研，了解存在的问题和需求。2.**制定阶段（[时间区间2]）**-根据调研结果，结合相关依据，起草《档案资料管理规范制度》初稿。-组织内部评审会议，邀请各部门代表对初稿进行讨论，提出修改意见。-根据内部评审意见，对制度进行修改完善，形成送审稿。-提交法律审核，确保制度符合法律法规要求。-根据法律审核意见，再次修改制度，形成最终稿。3.**发布阶段（[时间区间3]）**-经公司领导审批通过后，正式发布《档案资料管理规范制度》。-组织召开制度宣贯会议，向各部门传达制度的主要内容和要求。4.**执行阶段（[时间区间4]及以后）**-各部门按照制度要求，开展档案资料管理工作。-档案管理部门定期对制度执行情况进行检查和监督，及时发现问题并解决。-根据制度执行过程中的反馈意见，适时对制度进行优化调整。##十五、培训方案1.**培训目标**-使员工了解档案资料管理的重要性和相关法律法规要求。-熟悉公司档案资料管理规范制度的具体内容和操作流程。-提高员工档案资料管理的技能和水平，确保制度的有效执行。2.**培训对象**：公司全体员工3.**培训内容**-档案资料管理基础知识，包括档案的定义、分类、作用等。-《中华人民共和国档案法》及相关法律法规解读。-公司《档案资料管理规范制度》详细讲解，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等环节的操作流程和要求。-实际操作演示，如档案整理的方法、档案管理系统的使用等。-案例分析，通过实际案例分析，加深员工对制度的理解和应用。4.**培训方式**-**集中培训**：组织全体员工参加集中授课，由档案管理部门负责人或外部专家进行讲解。-**线上培训**：制作培训视频和学习资料，发布在公司内部学习平台上，供员工自主学习。-**现场指导**：档案管理部门人员深入各部门，对员工在实际操作中遇到的问题进行现场指导。5.**培训时间安排**-**集中培训**：在制度发布后的[具体时间1]内，安排[X]次集中培训课程，每次培训时长为[X]小时。-**线上培训**：培训视频和学习资料在制度发布后[具体时间2]内上线，员工应在[规定时间]内完成线上学习。-**现场指导**：在制度执行后的[具体时间3]内，档案管理部门人员根据各部门需求，安排现场指导工作。6.**培训考核**-培训结束后，组织员工进行考核，考核内容包括