建筑企业合同管理制度

建筑企业合同管理制度通用合同编号：__________甲方（发包方）：甲方名称：甲方地址：甲方联系方式：乙方（承包方）：乙方名称：乙方地址：乙方联系方式：一、总则1.目的和依据为了加强建筑企业合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护企业的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本建筑企业各类合同的管理，包括但不限于工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同等。3.合同管理原则（1）合法性原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合法律法规的规定。（2）平等性原则：合同当事人在法律地位上是平等的，应当遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则订立合同。（3）效益性原则：合同的签订和履行应当以实现企业的经济效益和社会效益为目标。二、合同管理机构及职责1.合同管理机构设置本企业设立合同管理部门，负责合同的日常管理工作。同时各业务部门应指定专人负责本部门合同的管理工作。2.合同管理部门职责（1）制定和完善合同管理制度，组织实施合同管理工作。（2）参与重大合同的谈判、起草和审查工作，提出法律意见和建议。（3）负责合同的登记、编号、归档和保管工作，建立合同管理台账。（4）监督合同的履行情况，及时发觉和解决合同履行中出现的问题。（5）处理合同纠纷，维护企业的合法权益。3.其他相关部门职责（1）负责本部门业务范围内合同的起草、谈判和签订工作，并按照合同管理部门的要求提供相关材料。（2）认真履行本部门所签订合同的义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。（3）协助合同管理部门处理合同纠纷。三、合同的签订1.合同签订的流程（1）项目立项：业务部门根据企业发展规划和市场需求，提出项目建议，经批准后立项。（2）资信调查：在签订合同前，业务部门应当对对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查，收集相关资料，并填写资信调查表。（3）合同谈判：业务部门根据项目要求和对方当事人的情况，组织合同谈判。谈判人员应当由具备相关专业知识和经验的人员组成。谈判过程中，应当就合同的主要条款进行协商，达成一致意见。（4）合同起草：根据谈判结果，业务部门负责起草合同文本。合同文本应当符合法律法规的规定和企业的利益要求，条款内容应当完整、明确、具体，具有可操作性。（5）合同审查：合同起草完成后，业务部门应当将合同文本提交合同管理部门进行审查。合同管理部门应当从法律、技术、经济等方面对合同进行审查，提出审查意见。业务部门应当根据审查意见对合同文本进行修改完善。（6）合同审批：合同审查通过后，业务部门应当按照企业内部审批流程，将合同文本提交相关领导进行审批。审批人员应当对合同的内容进行认真审查，签署审批意见。（7）合同签署：合同审批通过后，由企业法定代表人或其授权代理人签署合同。合同签署后，应当加盖企业公章。2.合同主体资格审查（1）审查对方当事人的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证件，核实其主体资格是否合法。（2）审查对方当事人的资质证书、安全生产许可证等证件，核实其是否具备相应的资质和能力。（3）审查对方当事人的信誉情况，通过查询信用记录、了解其商业信誉等方式，评估其履约能力和信用状况。（4）对对方当事人的法定代表人或授权代理人的身份进行核实，保证其有权代表对方当事人签订合同。3.合同谈判与起草（1）合同谈判应当由业务部门组织，相关部门人员参加。谈判人员应当熟悉项目情况和相关法律法规，具备良好的沟通能力和谈判技巧。（2）合同谈判应当围绕合同的主要条款进行，包括合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。（3）合同起草应当根据谈判结果进行，合同文本应当准确反映双方的意愿和要求。合同条款应当明确、具体、完整，避免使用模糊、含混的语言。（4）合同起草完成后，业务部门应当组织相关人员对合同文本进行审核，保证合同内容的合法性、完整性和可操作性。4.合同的审批与签署（1）合同审批应当按照企业内部审批流程进行，由相关部门和领导对合同进行审查和审批。审批内容包括合同的合法性、可行性、风险性等方面。（2）合同签署应当由企业法定代表人或其授权代理人进行。签署前，应当对合同内容进行再次审核，保证合同内容与审批意见一致。（3）合同签署后，应当及时加盖企业公章，并将合同文本送达对方当事人。四、合同的履行1.合同履行的原则（1）全面履行原则：合同当事人应当按照合同约定的内容全面履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。（2）诚实信用原则：合同当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（3）实际履行原则：合同当事人应当按照合同约定的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式等内容实际履行合同，不得擅自以其他方式代替履行。2.合同履行的监控（1）合同管理部门应当建立合同履行监控机制，对合同的履行情况进行跟踪和监督。（2）业务部门应当定期向合同管理部门报告合同履行情况，如遇到问题应当及时沟通解决。（3）对于重大合同，合同管理部门应当会同业务部门制定履行计划，并定期对履行情况进行评估和分析。3.合同变更与解除（1）合同变更与解除应当符合法律法规的规定和合同约定的条件。（2）合同变更与解除应当由合同当事人协商一致，并签订书面协议。（3）在合同履行过程中，如出现不可抗力、情势变更等法定事由，导致合同无法继续履行或履行显失公平的，合同当事人可以依法请求变更或解除合同。五、合同的纠纷处理1.纠纷的预防（1）合同签订前，应当对合同条款进行认真审查，避免出现漏洞和歧义。（2）合同履行过程中，应当严格按照合同约定履行自己的义务，避免违约行为的发生。（3）加强与对方当事人的沟通和协调，及时解决合同履行中出现的问题，避免纠纷的产生。2.纠纷的处理流程（1）纠纷发生后，合同当事人应当及时进行沟通和协商，寻求解决纠纷的办法。（2）如协商不成，合同当事人可以向合同管理部门提出申诉，合同管理部门应当及时组织调查和处理。（3）如纠纷仍无法解决，合同当事人可以根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。3.纠纷的解决方式（1）协商解决：合同当事人应当本着平等、自愿、公平、诚实信用的原则，通过友好协商解决纠纷。（2）调解解决：在纠纷发生后，合同当事人可以申请有关部门或机构进行调解，促成双方达成和解协议。（3）仲裁解决：合同当事人可以根据合同约定的仲裁条款，向仲裁机构申请仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方当事人具有约束力。（4）诉讼解决：如合同当事人没有约定仲裁条款或仲裁协议无效的，可以向人民法院提起诉讼。人民法院的判决具有强制执行力。六、合同的档案管理1.合同档案的分类与编号（1）合同档案按照合同类型进行分类，如工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同等。（2）对各类合同进行编号，编号规则为：合同类型代码年份流水号。例如，工程承包合同的编号为：GC20X。2.合同档案的收集与整理（1）合同签订后，业务部门应当及时将合同文本及相关资料移交合同管理部门。（2）合同管理部门应当对合同档案进行整理，包括对合同文本进行装订、对相关资料进行分类归档等。3.合同档案的保管与利用（1）合同档案应当妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。合同管理部门应当建立合同档案保管制度，明保证管责任和保管期限。（2）合同档案的利用应当遵循严格的审批程序，未经批准，不得擅自查阅、复制合同档案。七、合同的监督检查1.监督检查的内容（1）合同管理制度的执行情况，包括合同的签订、履行、变更、解除等环节是否符合制度要求。（2）合同的履行情况，包括合同当事人是否按照合同约定履行自己的义务，是否存在违约行为。（3）合同档案的管理情况，包括合同档案的收集、整理、保管和利用是否符合规定。2.监督检查的方式（1）定期检查：合同管理部门定期对各业务部门的合同管理情况进行检查，一般每半年进行一次。（2）不定期抽查：合同管理部门根据工作需要，对部分合同的签订、履行、变更、解除等情况进行抽查。（3）专项检查：针对合同管理中的重点问题或重大项目，合同管理部门组织专项检查。3.问题的处理与整改（1）对监督检查中发觉的问题，合同管理部门应当及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。（2）相关部门和人员应当按照整改通知书的要求，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给合同管理部门。（3）合同管理部门应当对整改情况进行跟踪检查，保证问题得到彻底解决。八、合同的风险管理1.风险识别与评估（1）合同管理部门应当定期对合同管理过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、信用风险、法律风险等。（2）风险识别和评估应当采用科学的方法和工具，如风险矩阵、敏感性分析等。2.风险防范措施（1）针对不同类型的风险，制定相应的防范措施，如签订前的资信调查、合同条款的严谨设计、履行过程中的监控等。（2）建立风险预警机制，及时发觉和处理潜在的风险。3.风险的监控与预警（1）合同管理部门应当对合同履行过程中的风险进行实时监控，及时发觉风险的变化情况。（2）当风险达到预警阈值时，合同管理部门应当及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取应对措施。九、合同的信息化管理1.信息化管理系统的建立（1）建立合同信息化管理系统，实现合同管理的信息化、自动化和规范化。（2）信息化管理系统应当具备合同登记、审批、履行监控、档案管理等功能。2.信息的录入与维护（1）合同签订后，业务部门应当及时将合同信息录入信息化管理系统。（2）合同履行过程中，相关部门和人员应当及时将履行情况录入信息化管理系统。（3）合同管理部门应当定期对信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。3.信息的安全与保密（1）加强信息化管理系统的安全防护，采取加密、备份等措施，防止数据泄露和丢失。（2）严格限制信息化管理系统的访问权限，经过授权的人员才能访问和操作相关数据。十、培训与教育1.合同管理培训的内容（1）合同法律法规知识，包括《中华人民共和国民法典》等相关法律法规。（2）合同管理流程和制度，包括合同的签订、履行、变更、解除等环节的操作流程和要求。（3）合同谈判技巧和风险防范知识，包括如何进行合同谈判、如何识别和防范合同风险等。2.培训的组织与实施（1）合同管理部门负责制定培训计划，组织培训师资，安排培训课程。（2）各业务部门应当积极配合合同管理部门的培训工作，安排相关人员参加培训。3.培训效果的评估（1）培训结束后，应当对培训效果进行评估，评估方式可以采用考试、考核、问卷调查等方式。（2）根据评估结果，及时总结经验教训，改进培训内容和方法，提高培训效果。十一、奖励与惩罚1.奖励的情形与方式（1）对在合同管理工作中表现突出，为企业避免或挽回重大经济损失的部门和个人，给予表彰和奖励。（2）奖励方式包括物质奖励和精神奖励，如奖金、荣誉证书、晋升等。2.惩罚的情形与方式（1）对违反合同管理制度，给企业造成经济损失或不良影响的部门和个人，视情节轻重给予批评、警告、罚款、降职、撤职等处罚。（2）对构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.奖惩的实施程序（1）奖励和惩罚的实施应当按照企业内部管理规定进行，由合同管理部门提出建议，经相关领导批准后执行。（2）在实施奖励和惩罚过程中，应当坚持公平、公正、公开的原则，保证奖惩的合理性和合法性。十二、附则1.术语解释本制度中涉及的术语，如合同、合同管理、合同主体等，其含义按照相关法律法规和行业惯例进行解释