第三讲-公文写作(三)请示-批复-报告剖析

第四讲公文写作（三）报告请示函批复会议纪要议案意见规定条例报告

一、概念：报告是党的机关和行政机关都广泛采用的重要上行文。《条例》：“用以向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”《办法》：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”报告的主要作用是取得上级对工作的支持、指导和帮助，并为上级机关制定方针政策、指导决策提供重要的依据和参考。报告

二、特点：1、单向性：不需上级机关给予答复；2、事后性：事前请示，事后汇报，报告产生于工作开展一段时间以后或完成以后、情况发生以后。建议性报告应当超前，但它也产生于先期工作基础上；3、陈述性：内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚，建议性报告也要在此基础上提出建议。

报告

三、报告的分类（根据内容）：1、工作报告：包括综合性工作报告和专题工作报告。前者涉及主要工作的各个方面；后者是对某一方面的工作或某一项具体工作进行汇报，又可分为阶段性的专题报告、某项工作的专题报告、某一方面的专题报告。2、情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，包括重大事故报告、反映新动态、新风气以及最近出现的新情况等报告。3、答复报告：回答上级机关询问，针对性强，不能答非所问。报告

三、报告的分类（根据内容）：

4、建议报告（呈转性报告）：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。

5、报送报告：向上级报送文件、物品。写作简单“现将××报上，请注意查收。”报告

四、报告的写作1、标题：事由+文种；发文机关+事由+文种。2、主送机关：只能有一个，不可多头主送。3、正文：开头部分、报告事项和结语。（1）开头：简要交代工作的总体情况，也可陈述相关背景或缘由，或说明写作报告的目的和依据。用“现将有关情况报告如下”导入。（2）主体：总结式（成绩、经验、作法、体会、安排）；反思式（情况、原因、教训、补救措施）；指导式（系统完整的方法措施要求）（3）结语：报告结尾不可出现期望对方答复的语句，如“以上报告是否妥当，请批示”A、工作报告，情况报告：“特此报告”、“以上报告，请审阅”；B、建议报告：“以上报告如无不妥，请批转各地（有关单位）执行。”报告

五、报告的写作要求1、要熟悉所要报告的情况；2、要正确把握不同报告的写作特点和要求；3、要实事求是，注重实效；4、报告中不得夹带请示事项。请示

一、概念：主要适用于向上级机关请求指示、批准。是党政机关、社会团体、企事业单位普遍使用的一种上行文。二、特点：

1、期复性（双向性）：与批复对应。

2、单一性：一事一文，多事多文。

3、必要性：不能动辄请示，不可将职责全部推卸给上级。

4、时效性：及时写作、发出请示。

请示三、请示和报告的区别：1、行文目的不同（单双向）：请示需要上级机关做出明确答复，具有呈请性；报告不需要答复，具有呈报性。2、行文时间不同：请示在工作行动之前行文；报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后行文。3、结尾写作不同：请示一般为“当否，请批复”，不可用“请批转各地执行”；报告可用“以上意见如无不妥，请批转各地执行”。4、写作结构不同：报告一般先概况基本情况，主要成绩、经验、教训、存在问题，解决问题的对策、今后的计划安排；请示先说明请示原因、请示事项、结束语。报告不能夹带请示内容，请示可以带有报告内容。请示5、内容范围不同：报告内容可以宽泛（综合性报告），也可以集中（专题报告）；请示只能一事一文。6、处理方式不同：上级必须答复下级的请示，不必一定答复下级的报告。7、报送制度不同：报告可以月报、季报、年报等定期报告；请示只有在必要时才发出。8、失误后责任划分不同：下级把应该请示的问题写成报告使问题得不到及时处理而造成损失的应由下级负责；上级机关未能及时处理下级的请示而造成损失的应有上级负责。

请示四、请示的分类1、求示性请示：向上级寻求指示，遇到以下情况使用：

A、新问题、新情况，无章可循，需上级指示或表态；

B、对上级的政策、方针、规定、指示有疑问或把握不准，希望上级明确解释；

C、与其它机关单位就某个问题有分歧，需要上级裁决2、求批性请示：请求上级的批准，以下情况使用：

A、请求批准有关规定、方案、规划等；

B、请求审批某些项目、指标等；

C、请求批转有关办法、措施。总之，已经有了计划安排，但必须要经过上级的批转才可施行的情况。

请示五、请示的写法

1、标题：发文机关+事由+文种；事由+文种。

2、主送机关：只能有一个，可抄送其它机关。

3、正文：由缘由、事项和结语三部分组成。

A、缘由（为什么提出请示）：简明扼要地介绍原因、背景以及依据，力求充分、具体、恰当，以便上级充分了解情况，做出决策。如申请扩建校舍的请示如果只写“学生众多，校舍紧张”是不够的，可改为“近几年来，我校招生规模不断扩大，在校学生总数由2001年的3000人上升到2004年的7000人，而目前校舍设计容纳学生人数为4000人。我校基础设施建设的滞后，影响了学生的学习和生活，成为制约教学质量提高的瓶颈”。

请示五、请示的写法

B、事项（请示什么问题）：请求的具体项目，是请示的最重要的内容，要求明确具体、切实可行，一般分项叙述。要求上级审批的事项，有时可将有关材料（如方案、预算、名单等）作为附件附上；请求批发物资，应将物资的品名、规格、数量等项目要素交代清楚；要求上级批准某项工作的，应当提出具体的意见和建议，可提出集中方案并表明自己的态度和理由。

C、结语：根据请示的内容，可选用“以上意见当否，请批准”，“以上意见如无不妥，请批复”，“特此请示，请批复”，“妥否，请审查批示”，“以上要求，请审批”等用语。请示六、请示的行文规则1、一般不得越级请示：特殊情况如需越级，则需要抄送被越过的上级。2、主送明确：主送机关必须是发文机关的直接上级，不可多头主送，否则可能会得到不同的批复，导致无法落实。不能直接送给领导个人。3、抄送原则：受双重领导的单位发出的请示，也只能有一个主送机关，可抄送另一个领导机关；主送机关在批复请示时，要抄送另一领导机关；请示不能同时下发或抄送给下级机关或平级机关。批复

一、概念：适用于答复下级机关的请示事项。笼统地说，批复是答复请示的，准确地说批复答复的是请示中的具体事项，无需涉及其他问题。二、批复的特点：

1、明确的针对性：与请示的事项一致，不可答非所问。

2、行文的被动性：是公文中唯一纯粹被动性的文种。（报告、函是半被动文种，因为它们可以被动行文也可以主动行文）

3、内容的指导性：指示性意见，必须遵照执行。

4、态度的明确性：态度和观点必须十分明确。关于推荐陈雨等九位同志

参加XX考察活动的请示报告

X财发〔2002〕07号省外办：根据贵办《关于组织XX省第九届对外交流考察活动的通知》精神，经我局研究决定，同意推荐陈雨等九位同志参加XX考察活动，名单附后：

XX行李强高级会计师

XX所陈雨所长

……

报告当否，请批示。

XX市财政局

2002年2月10日

病文分析：标题中应去掉“请示”；发文字号不应加“0”，改为“X财发〔2002〕7号”；主送机关简称不对，应为“XX省外办”；名单中应将“陈雨”提前；推荐人员应先写名字，后注明单位和职务、职称；结尾应改为“特此报告，请审阅”；发文时间应改为“二〇〇二年二月十日”；加盖印章。关于区教育局校办企业管理科更名的请示报告区委、区政府、区经委：经局务会议讨论通过，决定我局校办企业管理科更名为XX区校办工业总公司，原该科科长张XX同志任总经理。以上请示如无不妥，请即批复。

XX区教育局

2002年2月2日

病文分析：标题中“关于”的位置不对；“请示”和“报告”不能混用，标题中去掉“报告”；多头请示，不当；结语写法有误，应改为“以上请示可否，请批复”；发文时间应改为“二〇〇二年二月二日”；加盖印章。批复三、批复和指示的区别：

A、指示是主动行文，内容复杂；

B、批复是被动行文，内容具有很强的针对性。四、批复和批示的区别：

A、批复是被动行文，批示是半被动性文种；

B、批复是标准正规的公文，批示不是标准公文，形式灵活，可写在文件的空白处。批复五、批复的分类：

1、指示性批复：对求示性请示做出的答复，对问题做出明确指示。

2、批准性批复：对求批性请示做出的答复，无论同意与否，都要做出回答，表明态度。

六、批复的写法：

1、标题：常规式（完整式、省略式）；批准性批复的标题，若同意，可在标题中标明“关于同意……”，不同意不用标明“不同意”。

2、主送机关：一般一个；若几个下级机关就某一共同问题请示，可写几个请是机关。批复3、正文：包括批复依据、批复事项和执行要求三部分。

A、开头：批复依据、对象；引述来文时要先引述标题再引述发文字号，用（）标注，发文字号可以省略，不可只引用发文字号。这里的发文字号为下级机关发来的请示的发文字号。引述依据时，也要这样处理，如需要，还要标明依据的具体条款。

B、事项：针对请示的事项做出明确无误的答复，包括批复态度和批复意见。批复态度即同意还是不同意，切忌含糊（如“最好不要执行”），不同意的要说明理由；批复意见是对同意事项的具体要求、意义等的阐释，不必过于具体，以免束缚下级手脚。批复意见也可以不写。

C、执行要求：文字简约，如只批准事项，此段可免。4、结语：可用“特此批复”、“此复”等，也可以不写。XX市XX区人民政府关于组建XX集团的请示的批复X政发〔2005〕第三号

XX实业总公司：你公司XX[2005]1号文收到。经区政府研究，同意你公司组建集团。

XX市XX区人民政府二○○五年九月二十三日病例分析：1、标题不规范；2、发文字号不规范；3、正文中“收到”应为“收悉，现批复如下”；4、缺少结语：一般批复中如没有“现批复如下”的启下语，则应有结语。

根据下列材料，写一份格式规范、内容简明合体的请示。××市土特产公司2004年7月20日向××市供销社行文，发文字号：×土特〔2004〕36号。主要内容：进入新世纪，对外贸易进一步发展，现在各类手工艺品货源越来越多，国内外市场销路越来越畅，该公司的业务量不断扩大增加。为了适应形势，抓住时机，该公司经理办公会议研究决定，设立手工艺品部专门经营这项业务，所需人员除在本公司现有人员中解决外，对外招聘熟悉外贸业务的外销员二名。函

一、概念：

《办法》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。

《条例》规定：函“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。”具体来说，函的适用范围主要包括四个方面：

1．平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。

2．向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

3．业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。

4．机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。

函二、特点：

1．灵活性和广泛性；

2．平等性和沟通性；三、分类：

1．按照内容和用途，函可分成商洽函、询问答复函、请求批准函、告知函等。

2.按照行文方向，函可分为去函和复函。去函也叫来函，即是主动发出的函。复函则是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。函四、函的写作：

1、标题：事由+文种；发文机关+事由+文种。答复性函的标题常在“函”前加一“复”字。

2、正文：根据需要来写。（1）商洽函的写法：Ａ、商洽缘由,一般为事实，或上级文件精神；Ｂ、商洽事项：具体事项，要求，拟定计划等；Ｃ、结尾：“若贵单位同意，请复函”、“可否，盼予函复”等。函四、函的写作：

（2）询问函的写法：

A、询问目的：为什么询问，发函理由；

B、询问内容：分项列举。

（3）答复函的写法：

A、告知情况：来函收悉；简要复述来函内容；

B、答复意见：以“函复如下”、“答复如下”引起；分项针对问函问题一一答复。内容明确具体。函四、函的写作：

（4）告知函的写法：与答复函相近

A、告知理由：制发告知函的原因；

B、告知事项：简要叙述有关问题的具体内容，注意问题。（5）申请函的写法：

A、请求批准的缘由；

B、请求批准的事项；

C、请求语：“可否，请函复”。函四、函的写作：

3、结语：

去函可以用“特此函达”、“特此函达，敬请见复”、“为盼”、“为感”、“为荷”等，以表敬意；请求批准的函，可以采用“可否，请函复”等结语；复函常用“特此函复”、“此复”等。“函五、撰写函应该注意的问题：

1、一般要求一函一事，内容专一，中心突出；

2、语气要平和、礼貌，态度要谦虚诚恳，恰当运用习惯语，与对方“贵”、“您”相称，言词表述要有分寸，不说多余的话，不作空泛的议论。“XX省体育运动委员会关于询问比赛的函XX市体委：全省农民运动会各项目的比赛，分散在各地举行，拟让你委承办篮球、田径两项目的比赛。能不能承办，请于八月五日前答复。

XX省体育运功委员会

XXXX年XX月XX日

病文分析：标题中缺少完整事由，从正文看，标题应为“XX省体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函”；正文结语语言生硬，不够谦和，可改为“能否承办，希于八月五日前答复”。情境训练：XX省新闻出版局决定将XX出版社驻XX市发行站更名为XX出版社驻XX省发行站，原因是便于图书发行工作的开展，拓宽市场，疏通发行渠道。所以要给XX新闻出版局发一份关于XX出版社驻XX市发行站更名的函，申请协助办理有关更名手续。请根据如上材料，整理之后拟写一份函。会议纪要

一、概念：会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。是根据会议记录和各种会议书面材料，经过综合整理而形成的概括性书面材料，集中、概括地反映会议精神，其有会议情况通报的作用。会议纪要反映的内容比较复杂，可以是会议情况，议定事项，有时议而未决的事项也可以反映，以起一定的参考作用。

会议纪要

一、概念

行文方式上，会议纪要可用通知转发，也可直接发出；可以上报上级机关，也可发给下级机关，还可发给平级机关和与会代表。会议纪要与会议记录的区别：第一，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录是会议情况的原始记录，不是正式公文。第二，从内容上看，会议记录是流水账式的记录会议的全过程，无选择性、提要性的；而会议纪要则是整理概括出来的主要之点，如会议的基本情况、会议成果和要求等。第三，从形成的过程看，会议记录与会议的过程同步，而会议纪要则在会议结束时通过归纳整理、加工提炼而成。会议纪要二、会议纪要的特点

1．纪实性；

2．提要性（概括性）；

3．约束性（指导性）。

会议纪要三、分类

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：日常办公会议纪要、重要工作会议纪要和讨论型会议的会议纪要等。根据写法的不同，会议纪要又可分为条项式(决议式)纪要、综合式(概述式)纪要和摘要式纪要三种类型。

会议纪要四、会议纪要的写作

不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。不盖公章。

1．标题。（1）会议名称+文种，如：《全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要》，《中国公文学研讨会纪要》。（2）机关名称+会议名称+文种，如：《XX市人民政府第X次现场办公会议纪要》。（3）正标题+副标题，正标题反映会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种，如：《探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要》。

会议纪要

2．日期。标题之下，正文之上，括弧标出。

3.正文。会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。

(1)导言。导言即会议纪要的开头部分，一般是概括会议的基本情况，包括会议召开的原因、依据，会议名称、目的、时间、地点、规模、参加人员、主持人、列席人、缺席人、主要议题和会议成果等。导言要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。

会议纪要(2)主体。主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等。主体的写法一般有三种：

A、概述式：大型、重要会议多用，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”等作为段落领语；

B、条项式：日常工作会议常用，把研究的问题和决定的事项分条列项地表述；

C、摘要式：小型研讨会、座谈会或主要由领导作报告的会议纪要常用，常用“会议听取了”、“会议讨论了”、“XX同志说”、“XX同志指出”作为领语。会议纪要(3)结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求、发出号召，如把会议成果落实到实处、要求传达贯彻会议精神等；也有的会议纪要不写专门的结尾用语。会议纪要五、撰写会议纪要的要求：

1、明确会议宗旨，掌握会议精神；

2、进行理论化、条理化；

3、内容真实准确，用语恰当。

中共XX市委常委会议纪要

〔2002〕X号时间：2002年XX月XX日下午至XX日地点：市委主楼216会议室主持人：陈XX

出席：李XX、周XX、张XX、韦XX

列席：田XX、黄XX、潘XX、陆XX

议定事项：一、XXXXXXXX

二、XXXXXXXX议案

一、概念适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于建议性公文，议案经讨论通过，即具有法律效力。二、特点

1、制作主体的法定性；

2、提出议案的法定程序性；

3、权威性和严肃性。

议案三、议案的写作

1、标题：提案机关+事由+文种。应包括主要内容，准确、简明、扼要。

2、主送机关：是议案提交的法定机关即同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会。

议案三、议案的写作

3、正文：简要说明提出议案的原因和必要性，讲清所提议案的形成过程，并郑重请求会议予以审议。原因要充分而有说服力；解决问题的办法和措施要写得明确具体，切实可行；结尾用“现提请审议”、“请审议决定”、“请审议”、“请审议批准”等。

一般须有相关附件，包括材料类附件；法律、法规类附件；书表类附件；说明类附件；工作报告类附件等。

4、落款。发文机关或行政首长署名+日期。关于提请任命XX、XXX职务的议案市人大常委：根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的有关规定，现提请XX、XXX为市人民政府副市长。请审议决定。附件：干部任免呈报表市长：XXX二〇〇Ｘ年Ｘ月Ｘ日安徽省人民政府关于提请审议生态省建设总体规划纲要的议案省人大常委会：为贯彻省委、省政府建设“生态安徽”的战略决策，生态省建设领导小组办公室组织编制了《安徽生态省建设总体规划纲要》（送审稿），经广泛征求意见和反复修改，2003年10月在北京通过了国家环保总局和省政府联合组织的高层专家论证，并已经省长办公会议、省委常委会议通过。同时，根据国家环保总局同意我省列为全国生态省建设试点省的复函要求，现提请审议。

安徽省人民政府二〇〇三年十一月二十八日意见

一、概念见适用于对重要问题提出见解和处理办法。二、特点1．较强的针对性。2．行文的多向性。3．作用的原则性。意见三、分类（按照性质和用途划分）

1．指导性意见

2．实施性意见

3．建议性意见

4．评估性意见

从行文方向上，意见可以分为上行文意见、下行文意见和平行文意见。意见四、意见的写作

1．标题。发文机关+事由+文种，也有的省略发文机关，一般采用关于……的意见”、对……的几点（或若干）意见”的形式。

2．主送机关。需要用决定、通知转发的一般没有主送机关；直接下发的意见要写明主送机关。

3．正文。开头部分：简明扼要地写明制发意见的背景、依据、目的或缘由等，以利于阅文者理解和贯彻执行。接着用“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。

意见四、意见的写作

3、正文。主体部分：具体阐明发文机关的观点、态度，要明确工作任务，提出工作的原则性要求，又要有具体的政策、措施、处理办法等。用语要准确，表述要具体。

结尾部分：呈报性建议意见可用“以上意见供领导决策参考”、以上意见供参考”作结；呈转性建议意见均用“以上意见如无不妥，请批转××执行”之类语句作结；指导性意见、计划性意见则常用“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”等语作结。

意见四、意见的写作4．落款。写明发文机关和成文时间，位于正文右下方意见的撰写，一方面必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针、政策，以之提出意见的指导思想；另一方面必须针对现实问题进行充分的调查研究，提出切实可行的意见和处理办法。无论哪一类意见，语言都要严肃、得体、简明，尤其是下行性意见，要少用指令性词语，多用期请性、指导性词语，以适当体现注重商榷、尊重对方的民主作风。国务院关于建立、健全普通本科高校高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助政策体系的意见各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属结构：为贯彻党的十六大和十六届三中、六中全会精神，切实解决家庭经济困难学生的就学问题，国务院规定，建立健全普通本科高校、高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助政策体系（以下简称家庭经济困难学生资助政策体系）。现提出如下意见：一、充分认识建立健全家庭经济困难学生资助政策体系的重大意义（略）二、建立健全家庭经济困难学生资助政策体系的主要目标与基本原则（略）三、建立健全家庭经济困难学生资助政策体系的主要内容（略）四、建立健全家庭经济困难学生资助政策体系的工作要