UFZXSSU803PU采购管理用户手册

UFZXSSU803PU采购管理用户手册

标作手册

手册采购业务应用适用部采购部门、

名称：操作手册门：多媒体部门

编写项目组编写日2003年5月

人员：期16日

对业采张业务问题、操作问题

□务购国

支部桢

持门

多董业务问题、操作问题

媒欣

体

总沈业务问题、操作问题

调恒

室

技财白软件问题、错误提示

术务晓

部宇

计网络、硬件、系统故

算障

机

目录

一、部门职责：....................3

二、部门岗位划分：.................4

四、英斯泰克采购管理系统业务处理流

程：...............................5

五、部门日常业务系统处理：........9

5.1、日常业务类型的界定：.......9

5.2、应明确的问题：............10

5.3、基础档案：.................12

5.4、期初录入...................14

5.5普通采购流程................21

5.5.1采购请购................21

5.5.2采购订单（合同）........26

5.5.3采购请款（国内部分）........29

5.5.4普通采购到货流程处理：….34

5.6帐表管理...................49

六、月末结帐.....................52

一、部门职责：

采购部门的日常工作在ERP系统处理中要紧

工作有：

1、保护供应商资料，进行供应商资料的保

护与添加，加强供应商资源管理。

2、及时录入、审核采购订单，为总调室安

排生产提供根据。

3、及时取得客户开出的采购发票，录入系

统，并及时送交到财务。

4、准确掌握采购发票与采购入库单之间

的对应关系，做好采购结算，确定采购成

本

5、及时、全面掌握供应商供货质量、价格,

优化供应商结构

6、作好各类采购统计，需款分析，为决策

层提供分析数据。

二、部门岗位划分：

采购助理：采购管理模块供应商分类、供应

商档案、采购订单/采购到货单/采购

发票的录入、账表查询。

采购经理：关于采购订单的最终审核、关于

账表查询、供应商分析

质检员：检验所购的原材料质量，对不合格

的通知采购人员作到货退回，对合格品

出据质检单；检验公司产成品的质量情

况，出据质检单方能够进行入库处理与

发货处理。

总调室人员：内请购单录入审核、部分采购

订单的录入

三、采购管理模块的作用及与其他模块的关

系

采购管理模块能够对采购业务的全部流程

进行管理，提供请购、订货、到货、入库、

开票、采购结算的完整采购流程

四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程:

噩兄"PUM01署.米购入库

电番花用公司It划及生产郡门的米妈帝不

XMTT

前购贝求人南购早票矍早一

计划员中核喷购毕皤甲

霾购助求人米购W串米整Y举

一录入

靠购经申修米购司单串

血购助费拿到货单/退默卑一

库官员隶人米购入库举

康历王申核入库单轮献

米购贝求人米购反基主橐贤宗

iT^ir审核米购友崇主斯方宗

财务都

雪集蓊矍拿庠卑邳疆理

东筑提供的食网、建TT琳:衣

系建列衣WO衣、米购到货早列衣、米购

充购入库:单列衣、米购及亲列衣

系统流程：

1、总调部门根据生产任务考虑库存量结

存、安全库存等因素进行规划运算，规划

生成采购计划。由总调、财务、总工进行

确认，审核完毕后，最终由总调在系统中

进行审核，进行打印下发到采购部门。

2、采购部门根据总调室下发的采购计划，

进行对外的询价、订货处理，在系统内拷

贝生成采购订单。

3、采购订单由本部门经理、总调进行审

核，手工审核完毕后（具体手工审批流程

参考公司有关采购合同管理规定），由总调

在采购管理模块内对采购订单进行审核。

4、供应商材料送到后，由采购人员在采购

管理模块中添置到货单通知单，进行打印,

库房根据到货通知单，通知质量检验人员

进行材料入库前检验。

5、质量检验人员对入库材料进行检验，检

验合格后填写质检单；凭采购人员的到货

通知单与质检单，库房记账人员在库存系

统根据采购到货单生成采购入库单进行打

印（一式5联？财务、库房、总调、采购）,

库房管理人员点收实物后手工在采购入库

单上进行签字，由仓库主管在系统内进行

采购入库单审核。

6、采购发票（增值税发票/零售发票、运费

发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来

会计进行采购结算，同时作付款或者挂账

处理；假如月末未作采购结算处理，则系

统自动记录为暂估结算。

五、部门日常业务系统处理:

5.1、日常业务类型的界定：

令采购类型分类：分为材料采购、商品采购、

国外采购，根据采购统计与财务核算的需

要，在采购订单的表头栏目内务必选择对

应的采购类型，从以上3种分类中进行选

择。

令业务类型按照结算情况分为两种进行界

定：

♦普通采购业务：不管付款方式是赊购还

是现结，假如采购的货物要入仓库，在

增加销售订单时选择业务类型为普通采

购业务。具体操作见普通采购业务处理

流程

♦直运采购：采购的商品不通过公司库房,

直接将商品从供应商处发送到客户方的

采购业务，在增加采购订单时选择业务

类型为：直运采购。具体操作见直运采

购业务处理流程。

由于两种处理方式的业务核算存在不一

致，因此在增加采购订单时一定要区分

清晰。

5.2、应明确的问题：

1.各个存货应尽量简化该存货所使用的计

量单位个数，以已有的存货为例：

2.钢板与钢管设定浮动换算率，钢板只有张

与公斤两个计量单位，其中张是主计量单

位（各个系统都如此），采购时的包务必

换算成张。钢管只有根与公斤两个计量

单位，其中根是主计量单位（各个系统都

如此），其他存货都遵循这个原则，能用

单计量单位的尽量用单计量单位，务必用

多计量单位的存货要与其他系统关键用

户协商

3.存货档案保护与添加由总调度室完成，

采购部门假如用到存货档案中没有的存

货，要及时通知总调度室添加，并告知

该存货的有关信息。总调度室添加档案

时要遵循对换算率的要求，另外要注意：

一种存货只能有唯一的编码，唯一的名

称，关于同种存货但不一致规格型号的

存货要给不一致的编码与名称；.存货档

案中的存货属性与计量单位应录入准

确；存货档案中的存货参考成本应该尽

量录入，以方便规划资金的使用；存货

档案中的存货提早期应该尽量准确，以

便总调度室合理规划生产与采购的日

期；关于比较重要的存货要在存货档案

中设立安全库存、最低库存与最高库存,

从而为资源的合理配置提供基础资料，

才能够实现库存预警

4.供应商档案由采购经理保护，新增供应

商时由采购关键用户录入，要注意：供

应商的档案应该尽可能完整，以方便以

后的使用；供应商的的编码、名称、简

称务必唯一，各部门要做好沟通工作，

杜绝出现多种称谓，供应商的全称务必

准确；供应商档案的其他部分要尽量填

写清晰，为往来管理提供坚实准确的平

台，达到资源共享的目的；供应商的税

号、开户银行尽量填入，为开出与收到

增值税票作准备

5.采购单据处理时应该首先明确该笔采购

行为所采购的货物是否要入库，假如要

入库则业务类型选择普通采购，假如不

需要入本公司的仓库，直接运到客户那

里，则业务类型选择直运采购

6.有可能在企业的采购业务中，由于运

输、装卸等原因采购的货物会发生短缺

毁损，应根据不一致情况，作出相应的

账务处理。属于定额内合理损耗的，应

视同提高入库货物的单位成本，不另作

账处理；运输部门或者供货单位造成的

短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，

应根据不一致情况分别进行账务处理。

因此企业应在此事先设置好本企业可能

发生的非合理损耗类型与对应的入账科

目，以便采购结算时根据具体的业务选

择相应的非合理损耗类型，并由存货核

算系统根据结算时记录的非合理损耗类

型自动生成凭证

5.3、基础档案：

基础档案填加：

供应商分类增加：原则1-2-2-2

供应商分类编码：供应商分类编码务必唯

O

供应商分类名称：能够是汉字或者英文字

母，不能为空

修改分类：只能修改分类名称。

删除分类：已经使用的不能删除、存在下

级的分类不同意删除。

操作路径：【采购管理】一【设置】一【分

类体系】一【供应商分类】

供应商档案填加：本功能完成对供应商档

案的设置与管理。

供应商档案：供应商编号原则供应商分类

+顺序号（三位）

供应商全称、供应商简称、供

应商所属分类、所属地区分类、所属行业、

开户银行、账号、联系人、地址等

供应商档案修改：除供应商档案编号外，

其他信息日常进行修改。

供应商方案删除、停用：已经使用的档案

不能删除，但能够停用，在供应商档案其

他页签录入停用日期即可，在新增单据中

参照供应商档案不再出现。

5.4、期初录入

■期初暂估入库:没有取得供货单位的采购

发票,而不能进行采购结算的入库单作为

期初入库单输入系统，以便取得发票后进

行采购的结算；

操作路径：【采购管理】一【业务】一

【入库】一【入库单】

操作说明一表头项目：

.入库单号：录入或者自动生成，必填。

用户能够设定单据生成规则，同一类型

的单据号保证唯一性。

.入库日期：录入或者参照输入货物的入

库日期，必填。默认值为进入系统时输

入的业务日期，即系统登陆日期，可修

改。参照日历；录入务必符合日期格式,

即yyyy-mm-dd”。期初单据日期务必小

于系统启用日期。

.操作说明一表体项目：

■存货编号：录入或者参照，必填，

参照的内容为存货档案，根据存货

档案进行合法性校验。参见存货档

案参照单据时，根据参照单据自动

带入。根据存货编号，系统带入存

货名称、规格型号、主计量、单位、

换算率等栏目。采购单据参照存货

时，只能参照存货档案中具有“外购”

属性的存货。采购发票能够参照“应

税劳务”的存货，用于采购发票上的

运费费用、包装费等采购费用。采

购发票能够参照设置“是否折扣”的

存货，在开票时能够没有数量，只

有金额，或者者在蓝字发票中开成

负数。同一张单据上能够有相同的

存货。停用日期不为空的存货为停

用存货：填制单据时不能再参照。

假如手工录入已停用的存货，系统

将提示“此存货已停用，请选择其他

存货。”

IJ8采购昔理（演示/数学版）［期初采购入陈单］

0。系掀5）工且①窗口钿）帮助"

用反ERP-2

打印预览衿出|增加修改删除正存放三生成|靖行引行|定位▼百张上升下张+并|刷新帮助退出

期初采购入库单

入库单号0000000001入库日期2003-04-22仓库原材料库

订单号_________________.到货单号__________._______业_务号__________________

供货单位江维供氧部门采购部门.业务员钱芳

到货日期业务类S3普逋采购采购类型材料采购

旃类别来购入库审核日期备注

序号存货编码存货名称规格型号计量单位数量单价金额

10101010103钢板1.0*1.5*2.5张10.0030.00

-期初在途存货：已取得供货单位的采购

发票，但系统上线时货物没有入库，

而不能进行采购结算的发票输入系

统，以便货物入库填制入库单后进

行采购结算

操作路径：【采购管理】一【业务】一

【发票】一【专用采购发票】

操作路径：【采购管理】一【业务】一

【发票】一【普通采购发票】

采购发票是供应商开出的销售货物的凭

证，系统将根据采购发票确认采购成本，

并据以登记应付账款。

采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红

字发票。

采购发票按发票类型分为：

增值税专用发票，增值税专用发票的单价

为无税单价。

普通发票：增值税普通发票包含普通发票、

废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、

其他收据，这些发票的单价、金额都是含

税的。普通发票的默认税率为0,可修改。

运费发票，运费要紧是指向供货单位或者

提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸

费、手续费、违约金（延期付款利息）、包

装费、包装物租金、储备费、进口关税等。

运费发票的单价、金额都是含税的。运费

发票的默认税率为7,可修改。

在收到供货单位的发票后，假如没有收到

供货单位的货物，能够对发票压单处理，

待货物到达后，再输入系统做报账结算处

理；也能够先将发票输入系统，以便实时

统计在途货物。

■录入完毕期初数据后采购期初记账，进

行本月的业务。

关于期初记账

估入库和期初在途等数据记入采购账中.期初记账后

B将不能输入，必须取消记账重新输入。

帮助II匚［微、］|取消记账I退出

有关概念：采购结算

自动结算

自动结算功能中有三种结算模式：入库单与

发票、红蓝入库单、红蓝发票。是由计算机

系统自动将相同供货单位的，存货相同且数

量相等采购入库单与采购发票进行结算。注

意：红蓝入库单对结，入库单上务必有金额,

能够不等。

1.用鼠标单击【业务】下的【采购结算】，

再选择【自动结算工屏幕显示自动结算画

面。

2.能够根据需要输入结算条件，系统将根据

企业输入的条件范围进行结算。比如，只要

对某个供货单位的采购业务进行结算，能够

输入该供货单位的名称或者编号。

3.用鼠标单击工具栏的K开始结算U按钮，

计算机自动把采购入库单与采购发票相同，

供货单位、存货相同且数量相等的单据进行

结算，产生结算结果列表。

4.用鼠标单击工具栏的K退出U按钮或者单

击窗体右上角的退出按钮，结束自动结算。

5.进入【采购结算单列表】功能，查询、打

印本次自动结算结果。

.手动结算

使用“手工结算”功能能够进行正数入库单

与负数入库单结算，正数发票与负数发票结

算，正数入库单与正数发票结算，费用发票

单独结算。

手工结算时能够结算入库单中部分货物，未

结算的货物能够在今后取得发票后再结算。

能够同时对多张入库单与多张发票进行报

账结算。

1.用鼠标单击【业务】下的【采购结算】，

选择【手工结算工屏幕显示手工结算画面。

2.按K过滤』按钮，显示出结算条件输入画

面，能够根据需要输入结算条件，系统将把

满足条件的入库单与发票过滤出来，在选择

入库单与发票时只能选择过滤出来的入库

单与发票。

3.选择要结算的入库单：用鼠标单击【入库】

按钮，出现入库单选择画面，单击想要结算

的发票左侧的选择栏，选择栏打勾，表示该

行数据选择上了，能够结算。用鼠标单击打

勾标志的入库单数据左侧的选择栏，则会取

消选择。

注意：选择入库单时在工具栏按K设置》按

钮，能够由用户自行设置入库单显示项目。

.选择要结算的发票：用鼠标单击【发票】按

钮，出现发票选择画面，单击想要结算的发

票左侧的选择栏，假如最左边选择栏打勾，

表示该行数据选择上了，能够结算。用鼠标

单击打勾标志的发票数据，则会取消选择。

5.产生结算汇总表：入库单、发票选择完毕

后，用鼠标按K确认1按钮，计算机自动将

本次选择的数据汇总，以汇总表显示出来。

用鼠标按K确认U按钮进行结算，用鼠标按

K取消I按钮，取消本次结算，能够重新选

择单据进行结算。

6.结算完成后，计算机把已结算的单据数据

从屏幕上清除，您能够继续按以上步骤进行

其它采购结算。结算的结果能够在【采购结

算列表】功能中查看到。

注意：

.入库单的金额能够与发票金额不等，入库

单金额能够为空，入库成本以结算金额为

准。

•假如没有期初记账，则不能进行采购结算。

.入库单与采购发票能够分次结算，即入库

单的一条记录可与采购发票多次结算

•假如当前操作日期在已月末结账的日期范

围，则不能进行采购结算，务必注销账套，

重新注册时调整操作日期。假如采购结算确

实应核算在当前操作日期所在会计月内，那

么能够先取消该月的月末结账后再做采购

结算。

•英斯泰克要求入库单与采购发票是多对

一的关系，另外务必采购的所有货票与运费

发票到后再一起结算

5.5普通采购流程

5.5.1采购请购

采购请购是指企业内部向采购部门提出采

购申请，采购系统的请购单由转播车、机加、

系统集成、结构设计等部门提出，请购是采

购业务处理的起点，在此描述与生成采购的

需求，如采购什么货物、采购多少、何时使

用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提

供建议内容，如建议供应商、建议订货日期

等。由总调负责审核请购单，采购部门根据

审核后的请购单进行采购，已审核或者已执

行的单据能够关闭

操作路径：【采购管理】一【业务】一【请

购】一【请购单】

【操作流程】

进入单据查询界面。

1.点击K增加X,进入单据录入状态。

2.输入单据表头的各项内容，输入单据表

体的各项内容。

3.填写完毕，发现单据有错，能够直接将

光标移到有关栏目进行修改。

4.在单据储存前，能够放弃当前单据，返

回单据查询界面；未储存单据时，如退

出当前界面，则系统提示“此单据尚未储

存，继续退出吗？"，如选择是，则不做

储存退出；如选择否，则返回录入状态。

5.储存单据，单据状态为未审核。未审核

的单据能够修改、删除。

6.审核单据：未审核的单据能够审核，单

据状态为已审核，不能修改、删除。已

审核的单据为有效单据，可被其他单据、

其他系统参照使用。

7.弃审单据：已审核的单据能够弃审，弃

审后单据状态为未审核。有下游单据生

成的，系统视为该单据已执行，不能弃

审。

8.执行：已审核的单据为有效单据，能够

执行，能够被其他单据、其他系统参照

使用；已执行的单据不能弃审。

9.关闭单据：已审核或者已执行的单据能

够关闭。已关闭的单据不能执行、弃审,

但不影响根据该单据生成的下游单据的

正常操作。

10.打开单据：已关闭的单据能够打开。

打开后的单据状态为关闭前的状态，即

已审核、已执行。

、U8-采购首理（演示/教学版）［采购谛购单］

飞系统（S）工具⑴窗口（亚）帮助⑥

用反ERP-U*

打印预览输出1增加修改删除审核1定位▼1引

采购请购单

业务类型普通采购单据号0000000001日贝月2003-05-22

部门采购部门业务员张国祯家购尖型材料来购

序号存货编码存货名称规格型号数量含税单价无税单价金额

10101010202钢板1.2*1.5*2.!10.0020.0017.09200.0011

2

3

4

5

采购请购单，从业务上可分为五种状态：录

入、未审核、已审核、已执行、关闭。.流程

如下图所示：

总调度室根据采购计划与生产经营的需要，

有权填制并审核请购单，请购单列表将符合

过滤条件的请购单记录以列表的格式显示，

便于用户快速查询与操作单据

、U8采购管理（演示/教学版）-［采购请购单列表］

飞系统⑸工具①窗口（/帮助®

用反ERPg

打印预览输出过滤定位滤透栏目全选全消批打批开批关批审批弃刷新帮助退出

采购请购单列表

记录总数：1

选择业务类型采购类型单据号日期部门业务员存货编码存货代

普通采购材料采购ODOOOOOOC2003-05-2财务部门曾静01010009

小计

合计

5.5.2采购订单（合同）

采购订单是企业与供应商之间签订的采购

合同、购销协议等，要紧内容包含采购什

么货物、采购多少、由谁供货，什么时间

到货、到货地点、运输方式、价格、运费

等。它能够是企业采购合同中关于货物的

明细内容，也能够是一种订货的口头协、。

指企业根据采购需求，与供货单位之间签

订采购合同、购销协议，采购部门根据审

核后的请购单与供应商接洽成功后，在系

统中填制采购订单（合同），假如有对应的

请购单或者采购计划或者销售订单（直运

业务）应该参照以上单据生成。由采购主

管负责审批

【操作流程】

1.采购订单能够手工录入，也能够参照请

购单、销售订单、采购计划、直运销售

订单生成。

2.采购订单能够修改、删除、审核、弃审、

变更、关闭、打开。

3.已审核未关闭的采购订单能够参照生成

采购到货单、入库单、采购发票

【操作流程】

1.进入单据查询界面。

2.点击k增加％进入单据录入状态。

3.输入单据表头的各项内容，输入单据表

体的各项内容。

4.填写完毕，发现单据有错，能够直接将

光标移到有关栏目进行修改。

5.在单据储存前，能够放弃当前单据，返

回单据查询界面；未储存单据时，如退

出当前界面，则系统提示“此单据尚未储

存，继续退出吗？"，如选择是，则不做

储存退出；如选择否，则返回录入状态。

6.储存单据，单据状态为未审核。未审核

的单据能够修改、删除。

7.审核单据：未审核的单据能够审核，单

据状态为已审核，不能修改、删除。已

审核的单据为有效单据，可被其他单据、

其他系统参照使用。

8.弃审单据：已审核的单据能够弃审，弃

审后单据状态为未审核。有下游单据生

成的，系统视为该单据已执行，不能弃

审。

9.执行：已审核的单据为有效单据，能够

执行，能够被其他单据、其他系统参照

使用；已执行的单据不能弃审。

10.关闭单据：已审核或者已执行的单据

能够关闭。已关闭的单据不能执行、弃

审，但不影响根据该单据生成的下游单

据的正常操作。

11.打开单据：已关闭的单据能够打开。

打开后的单据状态为关闭前的状态，即

已审核、已执行。

5.5.3采购请款（国内部分）

采购部门的部分采购要求需要预先付全部

或者部分款项，采购员拿审批后的采购订

单（尚没有达成采购订单的拿审批之后的

请购单）找财务人员申请预付款，财务主

管同意后，应付会计做付款单，款项类型

为预付，备注栏填写该笔请购所对应的采

购订单号，付款单打印出来后，要求领款

人员签字确认领到此笔预付款。

付款单打印模版|应付付款单打印模棱二］

单据编号0000000001日期2003-05-23供应商江维供氧

结苴方式清河支行结算科目币种人民而

汇率J_________________金额1,000.00___本币金额1,000.00_____________

崛商摘j供应商账号票据号

部门采购部门____业务员张国祯_项目_____________________

摘要

序号款项类型供应商科目金额本市金虢▲

1预付款江维供氧1,000.001,000.007(—

2

3

4

合计1,000.001,000.00▼

d|

录入人上吧________________审核人---------------------核销人

应收应付会计审核预付款单，确认该笔预

付款,预付款单制单既能够审核时进行，也

能够在制单处理菜单中进行，

做凭证时

货物收到并入库后，采购人员在采购系统

录入采购发票，采购发票操作步骤如下：

采购发票在《采购管理》不需审核，储存单

据即为有效单据，可被其他单据、其他系统

参照使用。有下游单据生成的，系统视为该

单据已执行，不可修改、删除。

【操作流程】进入单据查询界面。

1.点击K增加%进入单据录入状态。参见

新增单据

2.输入单据表头的各项内容，输入单据表

体的各项内容。

3.填写完毕，发现单据有错，能够直接将

光标移到有关栏目进行修改。

4.在单据储存前，能够放弃当前单据，返

回单据查询界面；如未储存退出，系统

提示“此单据尚未储存，确定退出吗？”

如选择是，则不储存单据退出；否则返

回录入界面。

5.储存单据，单据能够修改、删除。参见

修改单据、删除单据

【操作流程】

1.采购发票能够手工填制，也能够参照采

购订单、入库单填制；直运业务能够参

照直运销售发票；采购发票也能够拷贝

其他采购发票填制。

2.采购发票能够修改、删除。

3.采购发票能够现付、弃付。

4.采购发票与采购入库单能够进行采购结

算。

5.采购发票能够在《应付款管理》进行审

核。【注意事项】

＞新增单据为“录入”状态，能够进行修改、

删除操作。

A在未储存前能够按K放弃兀放弃当前

填制的单据。

＞在储存后能够按K删除工，删除当前未

执行的单据。

＞同一张单据上能够有相同存货、相同自

由项的记录存在。

A用户选择或者输入存货后，系统自动将

该存货的代码、名称、规格型号、

计量单位、自定义项、单价等信息

带入单据。

用反ERF!•

打印预览输出|憎加修改删除现付弃付||定位▼首张上张|刷新帮

采购普通发票

^51OS

业务类型普il来购

发票类型普通发票发票号200305033开票日期2003-笺-06

供货单位江维供氧代垫单位江维供氧采购类型材料采购税率0.00

部门名称采购部门业务员张国祯外币名称人民市汇率1

发票日期________________付款条件_________________备注5_____________________________

序号存货编码存货名称规格型号主计量数量原市单价原币金额原H

1010100091/100钢张8.00：170.941367.52

2010101钢板1.5*1250*2张10.00170.941709.40

3

4

采购人员应该持采购发票到财务消账，应

付款会计在应付系统中审核采购发票，确

认此笔应付款。

应收应付会计对采购发票制单既能够审核

时进行，也能够在制单处理菜单中进行，

做凭证时

5.5.4普通采购到货流程处理：

1.采购的货物到货，采购员有责任进行初检,

假如采购员对所采购的货物的质量有疑

义，责令供货商退回，在系统中不做处理,

假如对数量与质量没有疑义，在采购人员

在采购管理模块参照采购订单生成采购到

货单。

采购到货单（到货退回单）不需审核，

储存单据即为有效单据，可被其他单据、其

他系统参照使用。有下游单据生成的，系统

视为该单据已执行，不可修改、删除。

【操作流程】

A进入单据查询界面。

»点击K增加％进入单据录入状态。

参见新增单据

A输入单据表头的各项内容，输入单

据表体的各项内容。

A填写完毕，发现单据有错，能够直

接将光标移到有关栏目进行修改。

»在单据储存前，能够放弃当前单据,

返回单据查询界面；如未储存退出,

系统提示“此单据尚未储存，确定退

出吗？”如选择是，则不储存单据退

出；否则返回录入界面。

、U8-采购管理（演示/教学版）T采购到货单］

飞系统㈤工具⑴窗口侬智助⑻

2.质检部接到采购到货单，有责任对货物进

行复检，发现不合格的，在系统中作到货

单退回，采购人员将不合格的退回，假如

认为合格要在到货单上签字确认，并出具

质检单。

【操作流程】

A采购到货退回单能够手工录入，也

能够参照采购订单、原采购到货单

生成。

»采购到货退回单能够修改、删除。

＞采购到货退回单能够参照生成红字

入库单。

、U8-采购普理（演示/数学版）［采购到货单］

飞系统⑸工具⑴窗口制）帮助⑨

用反ERP-U*

打印预览输出|增加修改删除保不门奔|府亍引行|定位▼举「讣下少=#|用新器助退出

采购到货单

业务类型普通采购____________

单据号0000000002日期2003-05-23采购芟型材料采购税率17.00

供应商江维供氧运输方式路运外币名称人民币汇率］

部门采购部门业务员张国祯备注］

序号存货编码存货名称规格型号主计量数量R币含税单五原市单价原而金制

10101010103钢极1.0*1.5*2.!张-20.0010.008.55-r

2

3

4

5

3.仓库假如对质检部检验过的存货进行验收

入库，根据检验单参照采购到货单在库存

管理模块中生成采购入库单，目前管理要

求采购发票与采购入库单之间是一对多的

关系，即要求入库单开发票时不能拆单，

因此采购人员有责任根据开票情况提示库

房人员是否将本次入库的货物拆分成几张

入库单，采购人员拿到采购入库单中的一

联作回执，库房主管审核采购入库单

»采购入库单参照订单、到货单（到

货退回单）生成。

A采购入库单修改、删除、审核、弃

审。

A根据修改现存量时点设置，本系统

采购入库单储存后更新现存量。

采购入库单操作步骤：

A进入单据查询界面。

»点击K增加％进入单据录入状态；

能够生单的，按K生单U进行参照

生单。

»输入单据表头的各项内容，输入单

据表体的各项内容。

A填写完毕，发现单据有错，能够直

接将光标移到有关栏目进行修改。

A在单据储存前，能够放弃当前单据,

返回单据查询界面；如未储存退出,

系统提示“此单据尚未储存，确定退

出吗？”如选择是，则不储存单据退

出；否则返回录入界面。

A储存单据，单据状态为未审核。未

审核的单据能够修改、删除。

A审核单据：未审核的单据能够审核,

单据状态为已审核，不能修改、删

除。已审核的单据为有效单据，可

被其他单据、其他系统参照使用。

有下游单据生成的，系统视为该单

据已执行，不能弃审。

»弃审单据：已审核的单据能够弃审，

弃审后单据状态为未审核C

S蓝宇

r红字

入库单号0000000003入库日期2003R5-22仓库原材料库

订e号__________________到货单号_________________.业务号__________________

供货单值江维供氧部门来购部门.业务员

为贤日期__________________业务类型普通采购■采性我型材料采购

4.采购人员收到采购货物的发票后，将发票

录入系统（专用票用采购专用发票，普通

票用采购普通发票，税率为0）,然后将发

票实物交给财务的应收应付会计，由应收

应付会计审核确认该笔应付款，假如我方

要马上付款，由应收应付会计对采购发票

做现付处理

业务类北普通采购

发票类型专用发票发票号0000000001开票日期2003-05-22

供货单位江维供员代垫单位江维供班家购类型材料采购税率1700

部门名称采购部门业务员张酬！外市名称人民由汇率I

5.运费发票是记录在采购货物过程中发生的

运杂费、装卸费、入库整理费等费用的单

据。运费发票记录能够在手工结算时进行

费用分摊，也能够单独进行费用结算。本

系统中采购中发生运费、港杂费、关税等

费用应该分别在存货档案中设置应税劳务

属性的存货，收到以上费用发票后，作采

购运费发票，在摘要栏中注明对应的采购

入库单号与采购货物发票号

【业务规则】

运费发票的表体存货只能是在存货档案

中设定属性为“应税劳务”的存货。

运费发票假如与采购入库单或者直接与

存货进行结算，会产生一张结算单。

业务类型普通妥购

发票类亚运货发睾发票号0000000001于票日期2003-05-22

供货单位江给供甄代级单位江维供氧呆映型材料采购税率7.00

部门名称采购部门业务员张国侦外市名称人民而汇率1

发票日期_____________________付款条件_____________________备注口黑号0000000010_________

序号存货蜗存贷名称|数量原m单价|原币金熬原布猊额税率二

1yzf运杂费0000.00100.007.007.00—

2

3

4

5

0.00|100.00

合计7.00▼

,口

结算日即_________制单包吧_____________亩核_________________

6.手工结算：为了将运费、关税等费用都计

入该存货的成本，要求一种货物采购务必

所有的货票与运费票都到齐后再进行采购

手工结算！

菜单路径：【业务】一【采购结算】一【手

工结算】

【操作流程】

进入手工结算界面。

按K选单》按钮，显示结算选单界面。参见

手工结算选单

选单后返回结算选单界面，窗口上方带入发

票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折

扣存货发票记录、运费发票记录。

选择费用分摊方式：按金额、按数量。

费用名称、发票号、对应仓库、对应存货、

金额：根据所选择的费用折扣存货发票记

录、运费发票记录带入。

供货单位、代垫单位、发票日期、规格型号、

数量、计量单位、单价：根据所选择的费用

折扣存货发票记录、运费发票记录带入。

入库数量与发票数量不符时，可录入溢余短

缺数量、金额，将两者数量调平。参见溢余

短缺结算

费用分摊：用户能够把某些运费、选择整理

费等费用按会计制度能够摊入采购成本，按

K选单X时手工选择费用折扣存货的发票记

录，或者按（选单R时选择运费发票记录，

所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。

选择分摊方式：按金额、按数量，然后按K分

摊］］则将费用折扣分摊到入库单。

进行结算：入库单、发票选择完毕后，按K结

算1］按钮，系统自动将本次选择的数据进行

结算。

.结算完成后，系统把已结算的单据数据

从屏幕上清除，您能够继续2-7步骤进

行其它采购结算。

.按K关闭F按钮，退出手工结算界面。

.结算的结果能够在结算单列表功能中查

看。

用反EHP1■

.业务规则

.入库单与发票：存货、结算数量相等的

入库与发票记录能够结算，如选择了“相

同供应商”，则务必供应商、存货、结算

数量相同才可结算。发票记录金额作为

入库单记录的实际成本。记录结算到行。

・红蓝入库单：存货相同、结算数量之与为

0的入库单（退库单）记录可结算。如选

择了“相同供应商”，则务必供应商、存货、

结算数量相同才可结算。结算的成本即为

各入库单记录的暂估金额。记录结算到

行。

.红蓝采购发票：存货相同、结算数量之

与为0的红蓝采购发票记录对应结算，生

成结算单。如选择了“相同供应商”，则务

必供应商、存货、数量相同才可结算。金

额不一致的红蓝发票记录也可结算，如今

业务含义为实物退回，购销双方各自承担

一部分缺失。结算的金额即为各发票记录

的金额。记录结算到行。

7.暂估录入单价：关于当月货物已入库，但

是到了月底采购发票仍然未到，在存货核

算中进行存货价格的暂估处理，手工输入

该存货的暂估单价（不含税价）

盘采购入库单成本成批录入豆沟

日期

起好:[

番止：[

录入单价完毕后点击储存，暂估处理后，

采购入库单上自动回写该存货暂估的单价

•«aw|则8号j百h不赞II惮应商I戮.・狗J鱼种

20030-2808X0第叼14M盘'痢也©加入Jt-⑪83000：30,0008

8.暂估处理：单据中的单价填入后，可计入

存货明细账，此操作能够每月多次进行，

也能够月末一次记账。存货核算模块记账

时，有单价的单据都同意记账，包含已暂

估的采购入库单，不同意记账的单据在系

统中以蓝色标出，需要手工填入后或者者

对上游单据记账后才同意记账

即拉ERP-I、

打球g培出|充•领至南・舒汇自id・期嘴IM购量出

iEKMiC*口九升记***

口不再5•落

&择HM单■号2球名陟啦爱类别存货■峙存我七弟r*

产成3»率成。工人0402001K2-WI1000

COOTOCHOQZ.产ar十成注工人I7MWTW1WR500

2003-C6-15sKk

0003003003丰产区»事或＜&完工人贸名军体100

Ci^^2O0COQ4产戌目》产2完工入M0304100

720OT0200OCTXKOO5期入《01010110000033W3JW000

L1U2J

第*12’.^

关于普通已结算的采购入库单，在存货核算

中月末制凭证时

|TU8存货核苴(演示/«［学版)T生成凭证］1

航系统㈤工具⑴窗口侬帮助(11)

用反ERP-I'

打印预览输出|删除生成合成选择|摘要|帮助退出

凭证类别।博转味凭证二J

选择|单据类型单据号摘要科目类型科目编码科目名称借方金额贷方金额1僧方数量1贷方?

存货1211原材料10000010000

1采购入库单0000000004采购入库当

对方1201物资采购1000.00101

关于暂估入库的采购入库单，在存货核算中

月末填制凭证时:

用反ERP-Q'

打印预览输出|删除生成合成选择|摘要|帮助退出

凭证类别，猿转味凭证3

借方金颔|贷方金领

选择1单据类型单据号1摘要科目类型科目褊码科目名称借方数量1

存货1211原材料100000j100.00

1采购入库单0000000004采购入库金

对方2122应付哲估款1000.00

在存货核算模块中，使用单到回冲的方式,

即下个月发票已到并与采购入库单结算后，

自动生成一张红字回冲单，将暂估时的分录

冲回

用反ERP-I，

打印预览蛉出1删除生成合成选择1摘要1帮助退出

凭证类别“付付款凭证-3

单据类型单据号摘要科目类型科目编码科目名称借方金额贷方金顿借方数量贷

存货1211原材料-1000.0010000

1采购入库单0000000004采购入库金

对方2122应付哲估款-1000.00

同时系统产生一张蓝字回冲单，凭证如下:

1U8存货核尊（演示/我学版）T生成凭证］

航系统㈤IM（D窗口侬帮助（由

用反ERP-U*

打印预览输出|删除生成合成选择|摘要|帮助退出

凭证类别“付付款凭证二］

选择|单据类型单据号摘要科目类型科目编码科目名称情方金联贷方金颉1僧方数量1贷方寸

存货1211原材料1000.0010000

1采购入库单0000000004采购入库金

对方1201物资采购1000.0010

9.采购退货

■结算前全额退货

即已录入采购入库单但未进行采购结算，

同时全额退货。这时，需填制一张全额数

量的退货单（负数入库单），把这张退货单

与原入库单进行结算，冲抵原入库单数据。

方法请参照采购入库及手工结算。

■结算前部分退货

退已录入采购入库单但未进行采购结

算，同时部分退货。这时，需填制一张部分

数量的退货单（负数入库单），把这张退货

单与原入库单、采购发票（发票上的数量二

原入库单数量一退货单数量）进行结算，冲抵

原入库单数据，方法请参照采购入库及手工

结算。

■结算后退货

即已录入采购入库单、采购发票、同时已进

行采购结算。这时，需填制一张退货单（负

数入库单），再填制一张红字发票（负数发

票），把这张退货单与红字发票进行结算，

冲抵原入库单数据。方法请参照采购入库、

采购发票及手工结算。

10.换货处理：货物已经入库，后来发现不

合格，假如供应商交来合格品，在系统中

可不处理

11.发生采购的货物或者本企业的产成品

不合格，需待以后处理的，由库房人员作

调拨单，将不合格品调入废品库

5.6帐表管理

1.入库单明细列表

入库单列表是将本年度的采购入库单以

列表的格式显示出来，以便于快速查询入库

单。入库单列表的功能在工具条的按钮上，

要紧有：打印、输出、过滤、定位、单据、

设置、排序、刷新等，双击某行的入库单列

表能够将该张入库单以单据格式显示出来，

同时