物流发货部工作实施细则

物流发货部工作实施细则一、工作流程1、物流部接到工程发货通知后（通知方式：营销部办公室ERP邮箱通知；业务经理电话通知；用户传真通知），首先落实该工程是否加工完成，是否已入成品库，其次与对方沟通具体卸货时间、地点，特别沟通车辆尺寸，是否限高。2、待具备发货条件后安排车辆进行运输，具体安排如下（特殊情况需单独沟通另行安排、螺栓配套塔体共同发货）：2.1角钢塔类角钢塔具备发货条件后，物流部按照铁塔理论重量核算出需要装载的车辆数量，同时结合车辆的情况搭配好每车装载铁塔的明细，打印出每车装载的发货清单，成品库按照发货清单发货。具体车辆的搭配情况详见第3.1条。2.2钢管塔类（包含钢管杆、钢管塔、架构）钢管塔类具备发货条件后，如果此工程为小批量钢管塔（一个车就能装完的），由物流部直接找车发货；如果此工程不是小批量钢管塔，由成品库核算出该工程需要的车辆类型及数量，物流部按照成品库装车明细做出相应的发货清单。具体车辆的搭配情况详见第3.2条。2.3基础类圆钢基础具备发货条件后，由物流部核算出装车类型及车辆，做出发货清单，强固车间按照发货清单装车。具体车辆的搭配情况详见第3.3条。桩基础具备发货条件后，详细参照2.2钢管塔类进行搭配发货。3、车辆的搭配3.1角钢塔类图纸重量23-27吨搭配9.6米平板车一辆（仅限山东省内），省外的搭配13米平板车；图纸重量28-40吨搭配13米平板车一辆；图纸重量22吨及以下搭配物流零担配货，若用户要求的到货时间急，可按整车包车发货。到货时间急缓需对照车间生产完毕的入库时间进行判断。3.2钢管塔类（包含钢管杆、钢管塔、架构）3.2.1钢管杆小批量钢管杆（一个车就能装完的）搭配9.6米/13米平板车一辆（仅限山东省内），省外的搭配13米/17米平板车；1基钢管杆是1或2根管，法兰直径1.3米及以下的，若长度9.6米以下搭配9.6米平板车一辆，若长度大于9.6米的搭配13米平板车一辆，一车最多可装8基或4基；1基钢管杆是2或3或4根管，法兰直径1.4-1.9米的，搭配13米平板车一辆，法兰直径1.4-1.7米的一车最多可装2基、法兰直径1.8-1.9米的一车最多可装1基；1基钢管杆是2或3或4根管，法兰直径2米及以上的，搭配17米长牌车一辆，一车装最多可2基；3.2.2钢管塔35吨及以下的四管塔搭配17.5米的长牌车一辆，若工地现场无法进入17.5的长牌车，需换成13米的高栏车（切记：此项物流部需提前与施工现场人员进行确认）3.2.3架构根据铁塔加工计划的重量，20吨以下的搭配13米的高栏车一辆；20吨以上的搭配17.5米的长牌车一辆；搭配一辆车吨位不够的，需按照包车付运费。3.3基础类圆钢基础搭配物流零担配货，若用户要求的到货时间急，可按整车包车发货。到货时间急缓需对照车间生产完毕的入库时间进行判断。桩基础（都在9米以下）单独发货的搭配9.6米高栏车，若搭配一辆车吨位不够的，需按照包车付运费。桩基础随同钢管杆塔体一同发货的，参照3.2.1进行搭配。4、成品、螺栓出库4.1成品出库：在ERP系统的成品发运通知单板块中做具体出库明细；4.2螺栓出库：由物流部开出纸质发货清单给螺栓仓库，螺栓仓库人员根据螺栓清单按基配备好螺栓并随塔体发货，螺栓仓库保管员在用友U8系统中进行螺栓出库，由物流部审核（重点审核发货日期、规格型号、数量等）。5、发货记录台账4.1发货当天，根据发货清单登记发货记录台账，包含发货日期、合同编号、计划号、客户名称、工程名称、塔型（呼高）、基数；4.2发货次日，过磅处把每车过磅重量、车号、物流公司名称汇总后交到物流部，物流部把此内容登记到发货记录台账中；4.3汇总运费金额登记到发货记录台账中；4.4到货后若付卸车费或其他费用（需提前跟所属业务经理沟通确认），办理付款并登记到发货记录台账中。6、发货清单的回收5.1省内发货清单自发货之日起5天内送交物流部、省外发货清单自发货之日起10天内送交物流部、偏远地区（如新疆、西藏等）自发货之日起20天内送交物流部；5.2物流部收到发货清单后，需当面与物流公司交接，并签字确认，确认是否签字、盖章、数量是否正确；5.3确认发货清单后，在发货记录台账中涂红色，表示发货清单已收到；5.4发货清单要清晰、完整的进行扫描，并按照计划号进行电子版存档，发货清单原件共三份，一份交到财务部，一份给所属业务经理，一份自部门留存，按计划号进行存档。前两份交接需与对接部门、人员进行签字交接。7、物流信息发布、运输合同、对账、运费支付详见《货物运输管理制度》。8、工程补件7.1收到工程补件的方式：用户传真/短信/电话、售后服务部ERP通知、业务经理短信/电话。之前由销售部把补件明细发到物流部改为发到售后服务部；7.2物流部有责任再次确认各种方式提供的补件明细是否真实，确认是否公司正常范围内承担的补件，若不是者，需用户确认补件费用，并由物流部把补件费用登记在电子版发货记录台账中。正常补件范围：塔型、塔位号要正确（属于我公司所属工程）、非主材及电焊件、发货总量的千分之三之内；7.3物流部把需补件的明细提供给技术部样板室，样板室提供工艺卡，由物流部送往角钢车间加工补件，同时附带加工完成时间表、补件发货清单；7.4车间加工完成、包装库电话通知物流部具备补件发货条件；7.5补件所属的工程正在发货中，补件同塔体一起发货；工程已结束，补件需物流零担配货，若用户要求的到货时间急，可单独发货，例如发航空件。到货时间急缓需对照车间生产完毕的入库时间进行判断。7.6补件发出后跟单落实，并把到货日期填写到补件台账中。省内要求3天内到货，省外5天内到货，偏远地区可根据实际情况具体安排，但不得耽误用户的到货时间，需提前与用户沟通好到货时间。7.7补件台账的内容：发补件日期、合同编号、计划号、工程名称、补件货物名称、补件理重、补件运费、发货方式、补件到货时间。补件台账要求当天的信息最晚不得超过2天进行更新登记，次月1-3日需把上月的补件台账汇总整理完毕发到相关领导ERP邮箱。8、以上工作流程中涉及到的纸质原件管理详见《物流部档案管理制度》。二、工作职责分属刘雪香：整体负责物流部的各项工作，具体负责前期沟通、车辆搭配、物流信息发布；杜梅：前期沟通、货物运输合同签订及存档、成品及螺栓在ERP及用友U8系统中进行出库录入及审核工作、发货记录台账（仅登记运费及后期费用、公里数）、对账、运费支付；迟素萍：发货记录台账（仅负责登记发货清单内容、过磅重量）、打印发货清单、发货清单的回收及整理存档；迟铭见：工程补件相关工作及台账登记。三、装车注意事项1、在装车前，成品库应向司机说明要装货物的产品类型，以便合理搭配装车，保证货物安全、准确无误的到达卸货地点，不得与司机争执、谩骂、打架等。2、在装车过程中，需与司机共同清点货物数量，司机在装车清单签字确认，以便到达卸货地点后司机与收货人进行货物清点。3、装车结束后，成品库与司机再次核实封车情况，若在公司内司机发现有安全隐患的，成品库需采取相应措施进行调整、加固，保证货物安全无误后车辆方可离开。4、成品库接到有一辆车装有两个地点卸货（一车配有两份发货清单）的情况，成品库应先询问好司机两个卸货地点铁塔的装车顺序，装车时把两个卸货地点的铁塔用包装袋、铁丝或其他隔离物隔开，保证卸货时不会把两个卸货地点的铁塔卸混。5.如有业务经理、用户具体要求的，比如装车数量、不能套管等特殊要求的，经物流部落实此要求合理的，要遵循业务经理、用户的要求。6.超高、超宽的合理范围：高度在4.1米及以下、宽度在2.5米及以内的属于装车合理范围，若超出以上范围，物流公司拒绝发货的，物流部可变更车辆；也可通过增加运费的方式与原物流公司沟通好发货。四、考核管理A、考核原则1、公开、公平、公正，坚持考核管理办法面前人人平等，事事公开的原则。2、以岗位职责为考核基础，重点在考核岗位职责落实执行情况。B、考核明细及分值1、坚持原则及工作态度方面序号考核内容扣分分值1是否不履行物流部制度，不服从工作安排的52是否违背职业道德，对外泄露公司秘密的52、工作质量、完成及时性方面序号考核内容扣分分值1接到发货通知后是否因未安排车辆耽误发货22打印发货清单塔型、基数、捆数、联系电话是否错误，按每张进行处罚13是否把同一工程的铁塔无遗漏的搭配车辆24发货当天是否及时登记完毕发货日期、合同号、计划号、客户名称、工程名称、塔型、基数，按每项进行处罚1序号考核内容扣分分值5发货次日是否登记完毕过磅重量、车号、物流公司名称，按每项进行处罚16运费、卸车费及其他相关费用是否按周进行登记17发货清单是否按照规定日期回收，除扣内勤员分值，还需扣物流公司100元/张的延期费28发货清单是否与物流公司签字交接，并确认收货人签字、物流公司盖章、清单分数正确19收到发货清单扫描后是否按照合同号进行电子存档210发货清单原件是否丢失，按张处罚511运输合同是否编号后统一完整存档112确认发货清单后是否在发货记录台账作出红色标识113运费数据、账务是否每月核对114接到补件通知后是否因未安排补件耽误发货214非正常范围内的补件是否落实好由用户承担补件相关费用215是否再次确认补件明细真实性216补件发出后是否落实跟单，及时通知对方接货人517补件台账是否2日内登记完整118发货清单原件交给业务经理和财务部各一份，若业务经理或财务部丢失，物流