《会议策划与组织（第4版）》课件 任务五 会中突发事件的处理

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会议后勤服务模块4目录Contents会议住宿服务任务1任务2会议餐饮服务任务3会议交通服务任务4会议的其他后勤服务任务5会中突发事件的处理Part01项目描述会议后勤服务包括住宿服务、餐饮服务、参观旅游服务等。虽然后勤服务不属于会议进程的一部分，但它能为参会者解决后顾之忧，使参会者安心于会议之中，所以也是会议质量和效率的重要保证。Part02

学习目标了解会中可能发生的突发事件1掌握预防和应对各种会中突发事件的策略2任务五会中突发事件的处理Part03任务导入无论在生活中还是工作上，总会有突发事件发生。面对突发事件，你是措手不及还是沉着冷静、胸有成竹呢?思考如果会中突然停电，你会如何处理？如果在会议过程中参会人员突然晕倒，又不知是何原因，你会怎么做？Part04项目驱动专门负责会议期间各种安全隐患的预防预测和紧急处理。保证在危机状况发生时，每一位参会人员都能迅速找到相应的责任人。会议应急管理小组成员的名单、各自的分工、联系方式应该在会议通知及会场布告栏内显示。一、会议安全策划（一）成立会议应急管理小组Part04项目驱动01会务组最高负责人02负责具体工作的各组组长04其他相关人员03会议中心/酒店的相关负责人会议应急管理小组的组织构成1一、会议安全策划（一）成立会议应急管理小组Part04项目驱动负责组织编制会议突发事件总体应急预案和审核各职能小组的专项应急预案。负责协调和督促检查各职能小组的应急管理工作。及时知悉会议的突发事件及其动态，办理会务组各职能小组上报的紧急重要事项，保证各职能小组的联络畅通。123会议应急管理小组的职责2一、会议安全策划（一）成立会议应急管理小组Part04项目驱动协调指挥会议突发事件的预防预警、人员培训、应急演练、应急处置、调查评估、应急保障和救援等工作。积极与新闻媒体沟通，开通信息渠道，做到不隐瞒、不漏报，但在实事求是的基础上正确引导，利用新闻发言人制度，统一口径。45一、会议安全策划（一）成立会议应急管理小组会议应急管理小组的职责2Part04项目驱动01【总则】编制目的、工作原则、编制依据、适用范围02组织指挥体系及职责03预警和预防机制04应急响应05后期处置06保障措施07附则一、会议安全策划（二）制定会议突发事件应急预案Part04项目驱动所谓不可抗力是指“不能预见、不能避免和不能克服的客观情况”。不可抗力可以是自然原因酿成的，也可以是人为的、社会因素引起的。前者如地震、水灾、旱灾等，后者如战争、政府禁令、罢工等。二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略Part04项目驱动飓风、水灾、雪灾、地震、森林大火都是典型的自然灾害。会务人员要学习应对各种自然灾害的自救知识，坚持定期的紧急疏散演习，制定恢复计划以及考虑如何弥补损失。此外，会议组织方还可以“转嫁”危机，进行投保，如：自然灾害险，以便降低风险成本。自然灾害1二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略Part04项目驱动恐怖袭击2二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略Part04项目驱动木门、玻璃门、垃圾捅、灌水丛、花篮、柜台、座椅、汽车门和尾部等遇到枪战怎么办快速趴下，寻找掩体，降低身体姿势，利用一切可利用物体进行掩护墙体立柱大树干汽车前部发动机及轮胎等掩体挡子弹不挡子弹恐怖袭击2二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略枪械暴力事件Part04项目驱动逃离01反抗03躲避02恐怖袭击2二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略非枪械暴力事件，三原则：1）对于食品安全，要严格把关，保证食品新鲜、卫生，严防破坏分子投毒。Part04项目驱动

突发公共卫生事件，是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。突发公共卫生事件3二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略Part04项目驱动2）对于重大传染病疫情，要注意以下两点：疫情高发地区不宜举办大型集会。在疫情高发期举行大型会议，应对工作人员进行体检，准备并安装体温检测等相关设备，在参会人员注册报到、进入会场时实施检测，一旦发现异常情况，立即对该参会人员以及与其接触较多的参会人员、工作人员实施隔离，同时通知当地的疾控中心，由他们统一安排后续事宜。突发公共卫生事件3二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略Part04项目驱动面对示威抗议，要尽快地通知酒店或者会议中心。1通报当地警方，要求警察到达现场，在酒店内外分别穿制服及便衣巡查。2在召开会议当天，安排工作人员在会场的各个入口，检查来宾的相关证件，无证禁止入场。3示威抗议4二、各种会议突发事件的应对策略（一）不可抗力危机的应对策略Part04项目驱动1）认真检查消防工具是否齐全，消防通道是否通畅；是否有易燃易爆物品，尤其是容易发热的灯具；认真检查客房、会场、餐厅等所有会议涉及到的室内场所，周围是否有可燃物。2）在消防部门的指导下，对会议安保工作人员进行消防训练。3）在酒店的客房、会场、餐厅等人员比较集中的地方，选择醒目位置，张贴火灾逃离须知。火灾1二、各种会议突发事件的应对策略（二）其他突发事件的应对策略Part04项目驱动1）立刻拨打120，最快的速度找到酒店内部的护理人员。2）情况危机时，应立即询问现场人员，是否有专业的医护工作者可以实施心肺复活术（CPR）。3）指挥在场工作人员封锁主要入口，让发病人通过另外一条通道离开签到大厅，及时疏散闲散人员；如果只有一个入口，应尽量延迟会议的召开，直到现场没有闲散人员妨碍发病人的救治。解决办法：医务紧急情况2二、各种会议突发事件的应对策略（二）其他突发事件的应对策略Part04项目驱动1）设置医疗保障环节，按照一定的比例准备医护人员和急救箱、氧气瓶、担架等设备。2）对会务人员进行相关培训，如心肺复活术等。3）将医护调度负责人的联系方式发给每一位现场会务工作人员。预防措施：医务紧急情况2二、各种会议突发事件的应对策略（二）其他突发事件的应对策略Part05技能训练

2013年9月28日上午，河北省企业融资研讨会正在曹妃甸渤海国际会议中心举行，上海证券交易所的专家正利用多媒体为企业老总们讲解在上交所上市的程序和审核流程。专家正讲到兴头上，企业家们也正听得津津有味时，突然断电，会议室漆黑一片。上海专家非常愤怒，企业家们也都纷纷站起来发问：“怎么啦？”10分钟过后，会议室来电，讲解重新开始。下午，会议继续进行，深圳证券交易所专家讲解企业上市情况及中小企业在深交所上市的政策、程序及审核流程。讲解即将结束时，坐在后排的一位老企业家突然脸色苍白，慢慢滑倒在地。第二天，会议继续召开，即将中午时，与会者突然感到地往上拱，接着天花板上的灯都晃动起来，与会者马上意识到：地震了！气氛非常紧张，大家纷纷往外跑！会务组人员赶紧过来稳住大家的情绪，宣布休会，把与会者紧急疏散到小广场上。

案例分析Part05技能训练成立会议应急管理小组，由班长任最高负责人，其他人分成后勤组、安保组、会场服务组等，每组任命一位组长，责任到人。班长和各组长首先讨论制定出会议应急预案并分清各组的职责。全班找一个有前后门的教室模拟会场情况。第一组：首先上场用一些轻松幽默的话题调整好讲课专家的情绪，稳住与会者的情绪，同时派人启动应急预案，解决“电”的问题。第二组：在不影响会议进程的情况下处理好病人的情况。第三组：