机关事务标准化工作规范

ICS01.120CCSA0013在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。IDB13/TXXXX—XXXX前言 2规范性引用文件 3术语和定义 4基本原则 5主要任务 26机构与人员 27信息管理 38标准体系构建 39标准制（修）订 10标准实施与监督检查 11评价与改进 附录A（资料性）标准编号规则 15附录B（资料性）标准明细表样式 16附录C（资料性）标准统计表样式 17附录D（资料性）标准修改、作废申请单样式 18DB13/TXXXX—XXXX本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由河北省机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：河北省机关事务管理局、河北省标准化研究院。本文件主要起草人：王军锋、郭要华、卢艳芳。本文件为首次发布。DB13/TXXXX—XXXX1机关事务标准化工作规范本文件提出了机关事务标准化工作的术语和定义、基本原则、主要任务、机构与人员、信息管理、标准体系构建、标准制（修）订、标准实施与监督检查、评价及改进的意见。本文件适用于河北省机关事务管理部门标准化工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T1.1标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则GB/T13016—2018标准体系构建原则和要求GB/T24421.2服务业组织标准化工作指南第2部分：标准体系构建GB/T24421.4服务业组织标准化工作指南第4部分：标准实施及评价GB/T41568机关事务管理术语3术语和定义GB/T41568界定的术语和定义适用于本文件。4基本原则4.1依法依规、科学严谨应结合机关事务实际，完整、准确地贯彻国家有关法律、法规和方针政策，体现科学严谨原则。4.2总体规划、有效实施制定标准化总体规划，覆盖管理、服务和保障各方面，协调开展工作。4.3突出特色、注重实效突出机关事务特色，以规范行为、保障公务、厉行节约、务实高效、公开透明为宗旨，注重可操作性和实用性，满足实际需求。4.4广泛参与、持续完善围绕提高服务满意度，坚持全员参与，广泛征求意见，吸纳公众参与监督，持续改进和完善标准化工作。DB13/TXXXX—XXXX25主要任务5.1贯彻执行国家和地方有关标准化法律、法规和方针政策。5.2制定机关事务标准化工作规划、年度计划。5.3建立并完善机关事务标准体系。5.4有效运行机关事务标准体系。5.5对机关事务管理标准体系进行监督评价并持续改进。5.6制定和实施机关事务标准。5.7开展标准宣贯与培训。6机构与人员6.1机构机关事务管理机构可在机构内部设立标准化管理部门，也可由相关部门兼职。设立专（兼）职标准化管理部门（以下称标准化管理部门）可根据机构规模、战略需求等实际情况确定。标准化管理部门负责人应由机关事务管理机构领导班子成员担任。标准化管理部门的职责至少应包括：——贯彻实施标准化法律法规、方针政策、强制性标准中与本机构相关的要求；——组织制定并落实机关事务标准化方针、目标、任务、编制机关事务标准化规划和计划；——组织制定机关事务标准化管理的有关制度；——组织构建机关事务标准体系，编制机关事务标准体系表；——组织机关事务标准的制（修）订；——组织标准化知识培训与标准宣贯；——组织有关标准实施和机关事务标准体系运行；——组织机关事务标准化审查；——组织机关事务标准化工作监督检查与评价；——建立各类标准及其他标准化文件档案；——跟踪、搜集、整理省内外标准化信息，并及时提供给使用者；——参加国内外标准化活动。6.2部门及下属单位机关事务管理机构各部门及下属单位可设立标准化专（兼）职人员，具体人数可根据部门及下属单位的规模和需求确定。机关事务机构各部门及下属单位标准化工作职责至少包括：——组织实施标准化管理部门下达的标准化工作任务；——对机关事务管理、服务、保障过程中的新要求、新方法提出标准化需求；——按要求做好标准实施的原始记录并汇总、归档；——对发现的问题进行分析，向标准化管理部门提出意见或建议；——按标准考核员工，提出奖惩建议。6.3人员机关事务标准化工作人员的能力，至少应具备：DB13/TXXXX—XXXX3——熟悉并执行标准化法律法规、方针政策；——掌握与业务工作相关的管理、服务及保障状况，具有一定的实践经验；——具备相应的标准化知识与所从事工作的专业技能；——具有相应的语言、文字、口头表达等能力；——具有一定的组织协调能力。7信息管理7.1应及时收集、更新相关省内外标准化信息，进行分析加工，并结合机关事务管理、服务、保障的需求转化为标准，更新机关事务标准体系。标准化信息至少包括：——国家和地方有关机关事务法律、法规、规章、规范性文件和政策；——国家和地方有关标准化法律、法规、规章、规范性文件和政策；——与机关事务服务、保障、管理等方面有关的现行有效的标准文本；——与机关事务有关的标准化刊物、专著、论坛等；——其他标准化信息资料。7.2应建立标准化信息反馈机制，及时搜集、整理、评审、处置有关标准体系和标准实施过程中各种标准化信息。7.3定期整理、清理机关事务标准化文件，确保其有效适用，标准化文件至少包括：——机关事务标准体系表及其所包含的标准；——标准实施、监督检查过程中形成的文件及记录；——机关事务标准化工作评价与改进形成的文件及记录。7.4应建立标准化信息管理系统或标准化信息库，对标准体系构建、标准制（修）订、标准实施与检查、评价与改进、奖惩等活动信息进行专项管理。8标准体系构建8.1构建标准体系的方法应按GB/T13016—2018中第4章内容和GB/T24421.2的方法。8.2编制标准体系表8.2.1概述编制标准体系表，通常包括：——构建标准体系结构图；——编制标准明细表；——编制标准统计表；——编写标准体系编制说明。8.2.2标准体系结构图8.2.2.1总体结构机关事务标准体系结构见图1。DB13/TXXXX—XXXX4图1机关事务标准体系总体结构8.2.2.2总体要求8.2.2.2.1标准体系内的标准应符合国家有关法律、法规、规章，围绕机关事务的方针、目标而制定。8.2.2.2.2标准体系应系统全面、层次恰当、划分明确、相互协调。8.2.2.2.3应定期对标准体系进行评价，持续改进完善体系，确保其有效性和适宜性。8.2.2.3通用基础标准分体系8.2.2.3.1概述应结合机关事务工作需要，收集和制定适用于机关事务范围内的通用基础标准。可直接采用相关国家标准、行业标准和地方标准，或结合实际转化为适用的机关事务基础通用标准。8.2.2.3.2体系结构通用基础标准分体系结构见图2。5图2通用基础标准分体系结构8.2.2.3.3体系内容通用基础标准分体系应收集、制定标准化工作、术语与缩略语、符号与标志等方面标准，包括但不限于机关事务标准化工作规范。机关事务标准化工作规范规定了机关事务标准化工作的术语和定义、基本原则、主要任务、机构与人员、信息管理、标准体系构建、标准制（修）订、标准实施与监督检查、评价及改进的要求。8.2.2.4事务管理标准分体系8.2.2.4.1概述事务管理标准分体系应收集和制定机关事务范围、内容以及管理的方法、程序、要求等方面的标准。8.2.2.4.2体系结构事务管理标准分体系结构见图3。DB13/TXXXX—XXXX6图3事务管理标准分体系结构8.2.2.4.2体系内容8.2.2.4.2.1办公用房管理应收集、制定办公用房的建设用地规划、权属、配置、使用、处置、维修、监督管理标准，包括但不限于：——办公用房建设用地规划管理标准，包括建设项目立项初审等规范；——办公用房权属管理标准，包括权属登记管理等规范；——办公用房配置管理标准，包括办公用房配置管理等规范；——办公用房使用管理标准，包括办公用房使用管理等规范；——办公用房处置管理标准，包括办公用房处置工作规范、租用办公用房审核工作规范、办公用房跨层级调剂使用管理等规范；——办公用房维修管理标准，包括办公用房维修（大中修）管理等规范；——办公用房监督管理标准，包括巡检考核、信息公开、责任追究等标准。8.2.2.4.2.2公务用车管理应收集、制定公务用车编制、配备更新、交通补贴、使用、处置、信息化等标准，包括但不限于：——公务用车编制管理标准，包括公务用车编制管理等标准；——公务用车配备更新标准，包括公务用车采购配备（更新）工作等规范；——公务用车交通补贴标准，包括公务用车交通补贴等规范；——公务用车使用管理标准，包括使用管理规范和标识化管理等规范；——公务用车处置管理标准，包括公务用车处置管理等规范；——公务用车信息化管理标准，包括公务用车信息化管理等规范。DB13/TXXXX—XXXX78.2.2.4.2.3国有资产管理应收集、制定国有资产的配置、处置管理标准，包括但不限于：——通用资产配置管理标准，包括通用办公家具配置等标准；——国有资产处置管理标准，包括省级行政单位国有资产管理规范、国有资产处置管理等规范。8.2.2.4.2.4公共机构节能管理应收集、制定公共机构节能资源统计、节能管理等标准，包括但不限于：——节能资源统计标准，包括能源资源消费统计、统计分析报告、统计数据会审等工作规范；——节能管理标准，包括节能考评工作、能源审计规程、项目管理及节约型公共机构示范单位创建工作等规范。8.2.2.5机关服务标准分体系8.2.2.5.1概述机关服务标准分体系应收集和制定机关服务范围、内容以及管理的方法、程序、要求等方面的标准。8.2.2.5.2体系结构机关服务标准分体系结构见图4。图4机关服务标准分体系结构8.2.2.5.3体系内容8.2.2.5.3.1省直机关通信管理和保障DB13/TXXXX—XXXX8应收集、制定省直机关通信总机维护管理、党政专用普网维护管理等标准，包括但不限于：——总机维护管理标准，包括114查号台管理等规范；——党政专用普网维护管理标准，包括装移机和故障维修、通信管道线路维护管理及党政普网机房业务管理等规范。8.2.2.5.3.2信息化管理应收集、制定信息化设施设备管理、无纸化办公管理、外包运维管理等标准，包括但不限于：——设施设备管理标准，包括电子显示屏管、机房管理等规范；——无纸化办公管理标准，包括门户网站管理、OA系统管理等规范；——外包运维管理标准，包括外包运维管理规范等。8.2.2.5.3.3公积金管理服务应收集、制定公积金贷款、缴存、提取服务等标准，包括但不限于：——贷款管理标准，包括住房公积金个人住房贷款业务等规范；——缴存管理标准，包括住房公积金归集业务规范等标准；——提取管理标准，包括住房公积金提取业务规范等标准。8.2.2.5.3.4省直幼教服务应收集、制定幼教服务幼儿园安全管理、幼儿园教学管理、人事管理及后勤管理等标准，包括但不——幼儿园安全管理标准，包括省直幼教管理中心卫生消毒管理、安全工作管理等规范；——幼儿园教学管理标准，包括省直幼教管理中心教育教学管理、教育科研管理、招生工作管理等规范；——人事管理标准，包括培训工作管理、工作考核管理等规范；——幼儿园后勤管理标准，包括幼儿保健管理、膳食营养管理、基建维修管理规范等标准。8.2.2.5.3.5机关食堂管理服务应收集、制定机关食堂就餐管理服务标准，包括但不限于机关食堂服务指南等标准。8.2.2.5.3.6保障性住房管理应收集、制定厅级周转住房管理标准，包括但不限于：厅级周转住房管理服务、周转住房装修、筹集、调配、租金管理、修缮管理及腾退管理等规范。8.2.2.5.3.7统管小区物业服务应收集、制定统管小区设施设备维护、保洁服务、绿化服务、秩序维护、质量控制、人力资源、安全应急、办公管理等标准，包括但不限于：——设施设备维护标准，包括房屋共用部位维护、公共生活设施维护、中小修、零修服务及消防安全管理规范等标准；——公共保洁服务标准，包括公共区域保洁服务规范等标准；——公共绿化服务标准，包括绿化区域植物栽种管理及公共区域绿化管理服务规范等标准；——公共秩序维护标准，包括公共秩序管理规范、安防系统运行维护规范等标准；——服务质量控制标准，包括物业服务回访、服务质量监督检查管理及满意度调查及整改规范等标准；DB13/TXXXX—XXXX9——人力资源管理标准，包括物业服务人员管理规范等标准；——安全应急管理标准，包括突发事件应急处置规范等标准；——办公管理标准，包括合同管理规范及档案管理规范等标准。8.2.2.6运行保障标准分体系8.2.2.6.1概述运行保障标准分体系应收集和制定管理和服务提供保障措施方面的标准，包括但不限于：机关办公管理标准子体系、干部人事管理标准子体系、机关党建标准子体系、机关运行经费管理标准子体系、离退休干部服务管理标准子体系等。8.2.2.6.2体系结构运行保障标准分体系结构见图5。图5运行保障标准分体系结构8.2.2.6.3体系内容8.2.2.6.3.1机关办公管理标准子体系应收集、制定机关设施设备用品、文档管理、会务管理、安全应急管理、机构运行与管理等标准，包括但不限于：——机关设施设备用品标准，包括通用办公设施设备及用品管理规范等标准；——文档管理标准，包括公文处理、档案管理、公文运转和机关要件管理等标准；DB13/TXXXX—XXXX——会务管理标准，包括局务会议规范、党组会议规范、局长办公会议规范及专题调度会议规范等标准；——安全应急管理标准，包括局机关突发事件应急处置规程等标准；——机构运行与管理标准，包括保密工作管理规范、信访工作规程、督查工作管理、政务公开管理、政务接待管理、公务用车及驾驶员管理、值班管理及建议提案承办规程等标准。8.2.2.6.3.2机关运行经费标准子体系应收集、整理机关经费预决算管理标准，包括但不限于预决算公开管理规范等标准。8.2.2.6.3.3干部人事管理标准子体系应收集、制定机构编制、干部选拔、公务员招录、监督管理、日常管理、教育培训、考核、档案管理、事业单位管理、干部工资、休假、以及退休审核及社保管理等标准，包括但不限于：——机构编制管理标准，包括机构编制工作管理规范等标准；——干部选拔任用标准，包括处级及以下干部选拔任用规范等标准；——公务员招录标准，包括公务员招录规范及军队转业干部接收、退役士兵安置及退役军人事务管理工作规范等标准；——干部监督管理标准，包括出国（境）管理规范及领导干部个人事项申报、审查规范等标准；——干部日常管理标准，包括机关干部交流任职工作规程、干部职工健康体检管理规范、事业单位人员调配规范等标准；——干部教育培训标准，包括干部教育培训工作规范等标准；——干部考核标准，包括工人技术等级考评管理规范、干部考核工作规范等标准；——干部档案管理标准，包括干部档案管理工作规范等标准；——事业单位管理标准，包括事业单位岗位管理、专业技术人员职称评聘工作管理、单位招聘管理工作规范等标准；——干部工资管理标准，包括工资福利管理规范等标准；——休假管理标准，包括年度休假管理规范等标准；——退休审核及社保管理标准，包括退休审核规范、机关养老保险核心业务办理规范等标准。8.2.2.6.3.4机关党建标准子体系应收集、制定机关党委、机关纪委、机关党支部、机关党员、群团组织管理和机关党建考核等标准，包括但不限于：——机关党委工作标准，包括机关党委工作规范、党委（纪委）换届选举程序、会议规范、主题教育工作规范、党建宣传、党务公开及工会工作规范等标准；——机关纪委工作标准，包括运用监督执纪“四种形态”规范、纪委会议规程、落实全面从严治党监督责任规范、机关纪委约谈程序及廉政风险防控体系建设规范等标准；——机关党支部工作标准，包括党支部工作规范、设置与换届规程、会议规程、党组织关系转移接收规范、党费收缴、使用和管理、发展党员工作规范等标准；——党员管理标准，包括党员干部学习教育规范、党员管理规范、党员大会会议规程、党员“三会一课”管理规范等标准；——群团组织管理标准，包括工会福利发放、困难职工帮扶、团费管理、共青团支部活动、妇委会换届选举、妇委会工作规范等标准；——党建考核标准，包括党建工作述职评议考核、工作责任制考核与评价、持续改进规范等标准。DB13/TXXXX—XXXX8.2.2.6.3.5离退休干部服务管理标准子体系应收集、整理离退休干部联系走访、节日慰问、参观学习、报刊订阅、通报情况、敬老优待证办理、文体活动、特困离退休干部帮扶、医疗保健、丧事办理等标准，包括但不限于：——联系走访标准，包括离退休干部联系走访规范等标准；——节日慰问标准，包括离退休干部节日慰问规范等标准；——参观学习标准，包括离退休干部参观学习规范等标准；——报刊订阅标准，包括离退休干部报刊订阅规范等标准；——通报情况标准，包括离退休干部通报情况规范等标准；——敬老优待证办理标准，包括敬老优待证办理规范等标准；——文体活动组织标准，包括离退休干部文体活动组织规范等标准；——特困离退休干部帮扶标准，包括特困离退休干部帮扶规范等标准；——医疗保健服务标准，包括住院慰问、医疗保险工作规范等标准；——丧事办理服务标准，包括离退休干部丧事办理服务规范等标准。8.2.3标准明细表标准明细表的表头，是描述标注明细的不同属性，应根据机关事务标准化管理的需要而设定，通常包括序号、标准号（编号规则参见附录A）、标准名称、归口部门等，标准明细表样式参见附录B。标准明细表根据使用需要，通常依据标准体系结构图进行展示。8.2.4标准统计表标准统计表格式依据统计目的，可设置不同的统计项，可按照标准类别（如基础通用标准、机关事务标准、机关服务标准、保障标准等）设计统计项，也可按照各处室、中心标准数量设立统计项，也可二者兼有，机关事务标准统计表样式参见附录C。8.2.5标准体系编制说明标准体系编制说明包括但不限于：——编制标准体系表的依据和目标；——结构层次和类别划分情况；——明确近期及将来的标准化重点方向；——与其他体系的关系及需要其他体系协调配套的意见；——编制过程中的问题总结和实施建议等。9标准制（修）订9.1基本要求9.1.1应按照标准立项、标准起草、标准征求意见、标准审查、标准批准发布、标准复审既定程序进9.1.2制定标准时应与国内现行的其他相关标准协调一致。9.1.3适时对发布实施的标准进行复审和修订，以确保标准的适用性。9.1.4标准应结构合理、层次分明、内容具体、具有可操作性和可检查性。9.2标准立项DB13/TXXXX—XXXX9.2.1国家标准、行业标准、地方标准和团体标准应按照相关规定立项。9.2.2内部标准由标准编写单位向机关事务管理部门提出立项建议，递交立项建议书、标准草案，经机关事务管理部门标准化工作机构或协调机构审核，报机关事务管理部门负责人审批后予以立项。9.2.3由机关事务管理部门按照标准体系、标准化发展规划和业务发展需求等直接下达立项计划，按照标准归口部门进行任务分配，归口部门按照下达任务编制标准。9.3标准起草9.3.1应收集、分析与标准相关的法律法规、规章、方针政策文件，国内外先进标准，提取与标准相关的内容。9.3.2广泛调研标准化需求，识别标准关键技术要素和内容。9.3.3在广泛调研和深入研究基础上，完成标准征求意见稿和编制说明。9.3.4标准的编写应符合GB/T1.1的规定。9.4标准征求意见9.4.1应保证标准执行部门、监督部门和服务对象代表等多方参与，重点关注服务对象意见的收集。9.4.2征求意见期限一般不少于三十日。9.4.3可采用网上公开、信函、会议的形式进行征求意见。9.4.4应广泛协商并达成一致。9.4.5对征求意见稿进行修改，形成标准送审稿。9.5标准审查9.5.1标准审查可采用会议或函件形式进行。9.5.2审查的重点包括：——与有关法律法规、规章、方针政策要求是否保持一致；——是否符合实际工作需求，达到预期的目标和要求；——是否与标准体系内的其他标准相协调；——标准格式及编辑性审查；——标准的内容是否合理、完整，标准涉及的各方是否协调一致；——根据审查意见形成报批稿。9.6标准批准发布提交标准报批稿、编制说明、标准审查会议纪要、意见汇总表，经机关事务管理部门负责人审批后编号、发布。9.7标准复审标准应定期复审，复审周期一般不超过三年；当外部或系统内部运行条件发生变化时，应及时对标准进行复审。复审的结论包括继续有效、修订、废止三种：——继续有效：标准内容不作修改仍能适应当前需要，确认继续有效；注：对标准只作少量修改时，可采用修改单，确认标准继续有效。提单》，样式见附录D中的表D.1。《标准修改申请单》应附于原标准文——修订：标准内容需要改动才能适应当前使用的需求和时代的发展，予以修订，提出标准修订要求的部门应填写《标准修改申请单》；DB13/TXXXX—XXXX——废止：标准已完全不适应当前需要，予以废止。提出标准废止要求的部门应填写《标准作废申请单》，样式参见附录D中的表D.2。10标准实施与监督检查10.1标准实施10.1.1标准发布后，确保实施标准化相关部门、单位和人员得到相应标准，并在有关范围内严格实施。10.1.2标准实施前，应制定实施计划，确定标准实施的方式、内容、步骤、负责人员、起止时间、应达到的要求等。10.1.3组织人员对实施标准的目的、意义、作用及标准条款内容进行宣贯和解读。10.1.4标准实施过程中，按标准要求记录和保存实施证据，包括记录表/卡、音视频、照片等记录信息和通知、报告、计划等工作文件。记录表/卡按标准要求进行设计，能反应记录时间、内容和记录人等相关信息。10.1.5各部门、单位和人员在实施标准过程中，应及时反馈标准实施效果信息，对实施效果不佳的标准说明问题并提出改进措施。10.2监督检查10.2.1监督检查可成立专门的组织，也可由标准化管理部门根据计划组织安排，监督检查内容至少包括：——标准内容与实际工作的符合情况；——人员对标准的掌握程度；——管理、服务和保障岗位工作过程中与标准要求的符合情况；——业务活动的结果与标准的符合情况。10.2.2可采取定期检查或不定期检查、重点检查或普遍检查等形式开展监督检查，各类检查宜在计划中予以确定。10.2.3监督检查可采用现场查看与问询、对记录数据进行核实与分析等手段。10.2.4监督检查结果应形成记录或文件，作为考核、改进的输入数据并进行处置，处置方式为：——标准内容不符合实际情况时及时修订或废止；——标准内容符合实际情况需要，但相关部门、单位执行不力时，应采取有效措施加强其对标准的执行力。11评价与改进11.1评价11.1.1自我评价机关事务内部应建立标准化自我评价机制和评价体系，每年对建立的标准体系以及实施相关标准和开展标准化工作的全过程，进行不少于一次的完整的内部评价，以确保标准体系持续有效实施。11.1.2服务对象评价通过服务对象现场评价、网络测评、电话回访、满意度调查等多种方式，开展对服务质量、服务方式和服务效果的评价，确认标准实施效果达到的程度。DB13/TXXXX—XXXX11.1.3第三方评价第三方评价一般由标准化管理部门委托专业评价机构组织进行评价，对机关事务标准化工作开展第三方测评。11.