办公统一管理手册

文件编号：XX-XXX-XX

办公统一管理手册

目录

1.0办公统一管理手册4

1.1制定4

1.2发放与控制4

1.3修改4

1.4范围4

2.0办公室管理4

2.1办公秩序4

2.2着装和举止5

2.3电话管理5

2.4空调管理5

2.5接待管理5

2.6办公用品管理5

2.7节约及废弃物管理5

2.85s管理6

2.9食堂管理8

2.10宿舍管理9

2.11车辆管理9

3.0培训制度9

4.0会议制度9

5.0资料管理10

5.1文件及记录10

5.2电子邮件11

5.3文书管理11

6.0印照使用与管理11

6.1印章管理11

6.2证照管理11

7.0安全管理12

7.1密级信息12

7.2保密区域12

8.0考勤制度12

9.0异动管理13

10.0辞职管理13

11.0奖惩制度13

12.0信息沟通13

13.0投诉制度13

14.0汇报及总结14

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1.0办公统一管理手册

1.1制定

本手册依据XXXXX有限公司办文、办会、办事实际情况编制而成，旨在规定本公司办公

统一管理要求，是公司办公统一管理的基本纲领性文件，公司所有员工务必遵照执行。本手

册描述rxxxxx有限公司办公所采用的管理流程,其直接的目的是：

a）规范公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化；

b）明确办公室人员索养技能的培养要求，提高工作效率和由量。

《办公统一管理手册》由管理中心负责起草，管理中心负责人审核，总经理批准发布。也殴

有限公司办公统一管理手册依据的手册各章、节及其引用的文件有较大修改时，手册应予以换

版，换版工作由管理中心负责人决定，管理中心执行。

手册的每个章节通过活页控制，其格式、文字、排版等要求按公司的【文件和记录控制流

程】实施。

1.2发放与控制

1.2.1《XXXXX有限公司办公统一管理手册》的发放与控制工作由体系办负责。

1.2.2《XXXXX有限公司办公统一管理手册》受控本发放给部门负责人,各部门负责确保

本部门职员深入理解《XXXXX有限公司办公统一管理手册》中现足的管理活动，并贯彻执行。

1.2.3《XXXXX有限公司办公统一管理手册》非受控版本的发放对象是以上规定以外的人

员，包括供应商、客户、认证机构、咨询机构等，但必须经管理中心负责人批准并由体系办作

好发放记录。

1.2.4体系办在发放《XXXXX有限公司办公统一管理手册》时，应作好发放记录。发放记

录应包括编号、发放日期、版本号等；《XXXXX有限公司办公统一管理手册》持有人姓名及职

位、持有人签名，对非受控本垃明确发行对象及领用者签名。

1.3修改

1.3.1依据的手册各章、节及其引用的文件有较大修改时，手册应予以修改。

1.3.2手册由管理中心按章进行修改，管理中心负责人审核：总经理批准后，以章、节的

活页形式发放，作好发放记录，同时收回作废的旧页。修改内容应在1.2的文件修订记录。

1.3.3手册的版本以VOn表示，n用广99表示，01表示版本序号（第一版），以此类推。

1.3.4对手册修改或换版后，收回的作废旧页销毁，原稿盖“作废”章，保存3年。

1.4范围

本手册之规定适用于公司所有部门和人员。

2.0办公室管理

2.1办公秩序

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明确公司正常的办公秩序，培养运作规范、文明高效的工作作风，创造一个严谨、整洁

舒适的办公环境，由管理中心归口管理并建立【办公区域管理规定】。

2.2着装和举止

每个员工的着装和举止代表着公司的形象，为体现每位员工的精神面貌和行为规范并提

升公司整体形象，加强企业正规化管理，由管理中心归口管理并建立对应的管理规范。

/【工装管理规定】规范公司工装管理，使其购买、发放及使用规范化。

/【着装和举止管理规范】规范公司着装、举止要求，休现每位员工的专业化，创造

良好的企业形象和规范化的职业风范。

/【个人卫生作业指导书】规范全公司的个人卫生标准.

2.3电话管理

电话是沟通中使用较多的工具，为更加经济有效的使用通讯设备，保证联络畅通，创造

高效的工作效率，由管理中心归口管理并建立【办公室电话管理规范】，明确办公电话纪律。

2.4空调管理

正确使用及安全管理空调设备，以节约能耗为原则，并改善员工的工作环境，延长空调

使用寿命，由管理中心归口管理并建立【空调管理规定】。

2.5接待管理

接待工作体现了公司的整体形象，为规范接待工作，本着''热情•、周到、规范、节约”

的原则，提高公司在外界的影响和知名度，树立良好的公司形象，由管理中心建立【门禁

管理制度】，营销中心建立【XXXXX有限公司客户接待流程】。

/【门禁管理制度】规范人员、物品、车辆进出及接待沆程，为员工创造一个安全和

谐的工作与生活环境。

/【XXXXX有限公司客户接待流程】进•步规范客户接待管理,明确客户接待要求，

增进客户满意，使日常客户接待工作有序进行。

2.6办公用品管理

针对办公用品的计划、采购、分发和保管及销毁由管理中心归口管理并建立【办公用品管

理流程】，目的在于规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。

办公用品通常包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系

列、IT耗材系列等。

2.7节约及废弃物管理

随着社会经济发展，成本是每个企业发展重点关注的焦点，节约能源是企业生存和发展中

的重要条件。为r使本公司资源得到合理管控，最大限度减少浪贽，由管理中心归口管理并建

立【节能降耗管理制度】。

废弃物的管理和控制是环境保护的重点，企业在生产过程中源源不断地产生废弃物，从

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种类上分包含可回收、不可回收及危险废弃物，形态上分为固体废弃物、液态废弃物以及气

态废弃物，废弃物的排放对环境产生一定影响，有的甚至产生严重影响，由管理中心归口管

理并建立对应的管理规范。

/【废弃物管理制度】对生产和生活过程中所产生废弃物的管理和控制，确保公司产

生的废弃物不污染环境，规范化管理，从而满足法律、法规及当地环保部门的要求。

/【废弃物分类清单】对废弃物类型及处理方式进行说明。

/【废弃物回收作业指导书】为了规范车间生产与办公过程中废弃物作业，确保废弃

物按照规定进行处理，达到法律法规的要求。

2.85s管理

5s由管理中心归口管理并建立【5S管理规范】。5s就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、

清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以"S"

开头，简称5S,其最终目的是提升人的品质：

/革除马虎之心，养成凡事认真的习惯，认认真真地对待工作中的每一件“小事”：

/遵守规定的习惯：

/自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯：

/文明礼貌的习惯。

☆整理：

◊将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的；

◊把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；

O不必要的东西要尽快处理掉。

目的；

・腾出空间,空间活用

・防止误用、误送

・塑造清爽的工作场所

注意点：正确的价值意识--「使用价值」，而不是「原购买价值」。要有决心，

不必要的物品应断然地加以处置。

实施要领：

＞自己的工作场所（范围）全面检查，包括看得到和看不到的。

＞制定「要」和「不要」的判别基准。

＞将不要物品清除出工作场所。

＞对需要的物品调杳使用频度，决定日常用量及放置位置。

＞制订废弃物处理方法。

＞每U自我检查。

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☆整顿：

◊对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。

◊明确数量，并进行有效地标识。

目的：

•工作场所一目了然•整整齐齐的工作环境

・消除找寻物品的时间•消除过多的积压物品

注意点：正确的方法---3要素、3定」+整顿的技术，这是提高效率的基础.

实施要领：

/前一步骤整理的工作要落实

/流程布置,确定放置场所

/规定放置方法、明确数量

/划线定位

/场所、物品标识

整顿的“3要素”：场所、方法、标识

/放置场所・物品的放置场所原则上要100席设定

­物品的保管要定点、定容、定量

/放置方法•易取

•不超出所规定的范围

•在放置方法上多下工夫

/标识方法•放置场所和物品原则上一对一表示

•现物的表示和放置场所的表示

•某些表示方法全公司要统一

•在表示方法上多下工夫

整顿的"3定”原则：定点、定容、定量

/定点：放在哪里合适

/定容：用什么容器、颜色

/定量：规定合适的数量

☆清扫：

◊将工作场所清扫干净。

◊保持工作场所干净、亮丽的环境。

目的：

・消除赃污，保持职场内干干净净•稳定品质•减少工业伤害

注意点：责任化--明确岗位5s责任，责任化、制度化。

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实施要领：建立清扫责任区（室内、外）。

/执行例行扫除，清理脏污

/调查污染源，予以杜绝或隔离

/建立清扫基准，作为规范

☆清洁：

◊将上面的3s实施的做法制度化、规范化，并货彻执行及维持结果。

目的：

•维持上面3s的成果

注意点：制度化及考核--5S时间：稽查、竞争、奖罚。

实施要领：

/落实前面3s工作

/制订考评方法

/制订奖惩制度，加强执行

/高阶主管经常带头巡查，以表重视

☆素养：

◊通过晨会等手段，提高全员文明礼貌水准。培养每位成员养成良好的习惯，并遵

守规则做事。开展5s容易，但长时间的维持必须靠素养的提升。

目的：

•培养具有好习惯、遵守规则的员工

•提高员工文明礼貌水准

•营造团体精神

注意点：长期化一-晨会、礼仪守则，长期坚持,才能养成良好的习惯。

实施要领：

/制订服装、仪容、识别证标准

/制订共同遵守的有关规则、规定

/制订礼仪守则

/教育训练（新进人员强化5s教育、实践）

/推动各种精神提升活动（晨会、礼貌运动等）

2.9食堂管理

规范公司食堂管理工作，共同营造一个卫生、美观、优雅、有序的用餐环境，由管理中

心归口管理并建立相应的管理规范。

/【食堂管理制度】规范食堂各岗位职责、各项工作流程、操作规范、标准。

/【员工就餐管理规定】规范员J2就餐秩序。

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2.10宿舍管理

公司员工宿舍管理由管理中心负责，内容包括且不限于员工宿舍人员出入手续情况登记

负责员工宿舍公共设施的购买、维护及统计报修，监督检查员工宿舍的各种安全、卫生情况。

管理中心建立文件如：

/【宿舍管理制度】加强员工宿舍的管理，保证宿舍的安全、文明、整洁，使员工有

一个良好的生活环境。

/【客房管理规范】规范客房的管理，为宾客提供清洁、舒适、安全的住宿环境，提

升公司的品牌形象。

2.11车辆管理

本着“方便管理、节约开支、提高效率、优质服务”的原则，生产计划部负责公司内车

辆的管理，并制定下列制度：

/【XXXXX有限公司车辆服务管理规范】规范派车流程，明确驾驶员职责和要求。

/【XXXXX有限公司车辆设备管理规范】规范车辆停放、维护保养、违章及事故处理。

3.0培训制度

为保证培训教学质量，确保从事相关工作的人员能够胜任岗位要求，不断提高员工的整

体素质以满足公司快速发展的需要，由管理中心建立如下文件：

/【培训管理规定】规范公司培训管理，加强公司员工素质的提升，充实其知识与技

能，提高工作质量及工作绩效。

/【安全教育培训作业指导书】规范安全教育培训工作，增强员工的安全意识，提高

安全素质，杜绝或减少事故的发生。

/【内部培训讲如j管理规定】规范内部讲师管理,有效传承公司相关技术和公司文化

并实现知识共享，发挥内部讲师在公司教育训练体系中的核心作用，激励内部讲师

的工作积极性。

4.0会议制度

规范公司会议管理，提高会议质量和效率，以实现会议管理的规范化、制度化，确保给公

司营造一个良好的会议文化。会议文化是企业文化的主宰，其能够成为强大有力的竞争武器:

为夯实公司会议管理，通过精心安排的主题、简单明了的讨论和沏底的准备来提高会议效果，

从而树立公司良好的会议文化，避免出现会议过多或过少或不开会议，让会议营运走向正向的

管理，由管理中心建立如下文件：

/【XXXXX有限公司会议管理规范】明确会议的“4个步骤，及3-3-7会议原则、3个会

议要求、1-2-3发言及会议十准则”等内容，以规范XXXXX有限公司的“会议提出、准

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备、召开、会后跟踪”等全过程。

/【会议室物品配置及使用管理责任表】规范会议室物品配置及管理要求。

5.0资料管理

5.1文件及记录

管理体系文件需严格控制管理，确保文件使用的有效性、保管和更改符合规定要求，并对

质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以管控，以证明产品质量满足规定要求、管理体

系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防者施提供依据。各类管理体系

(IS09001>IS01400K00080000^OHSAS1800UIS02700RSA8000等)的文件及记录管理由体

系办建立如下文件：

/【文件和记录控制流程】对与质量/环境/有害物质/职业健康/信息安全/社会责任

等管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的有效性。对记录进行

规范管理，以提供符合要求各类管理体系有效运行的证据，为采取改进、纠正和预

防措施及可追溯性提供依据。

/【产品数据类文件控制流程】为确保公司产品数据类资料的编号、制定、分发、更

改、取消、归档管理的规范化、标准化，统•管理公司的产品数据类资料，便于查

找、使用、检索，特制定本流程。木流程主要描述了XXXXX有限公司及属下公司的

产品资料类文件管理的流程运作，能确保公司产品数据类资料的编号、分发、更改、

取消、归档管理规范，适用于所有产品数据类文件的控制。

/【XXXXX有限公司流程文件模板清单&选用指导书】规范XXXXX有限公司的流程文件

模板、使用场景及相应的要求，以便更好的使用流程文件模板进行相应文件的拟定。

/【流程文件撰写规范】规范流程类文件、规范类文件的撰写说明、要求以及流程图

的绘制说明，明确公司流程类文件的撰写格式及要求，确保文件与资料的整洁性和

阅读的方便性,建立良好的文件管理系统，体现公司严谨的行文风貌。

/【产品数据类文件编码原则及版本控制规范】规范产品数据类文件格式，对其编码、

编制进行规范和控制，确保公司产品数据类文件编号具有唯一性，文件易于归档、

杳找、检索和追溯等。描述了XXXXX有限公司及属下公司的产品数据类文件的“编

码、编制、版本控制”等的具体说明，实现产品数据类文件编码的标准化，适用于

公司内外部产品数据类文件的有序管埋。

/【产品数据类文件受控作业指导书】指导幽曲限公司DCC文件操作者如何进行产

品数据文件的受控管理,并让其能掌握归档的规范作业方法，确保产品数据资料(或

文件)能及时、快速、正确的发放到生产现场，并使文件起到指导生产现场的作用，

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同时便于日常的“查阅、更新、管理”等。描述了XXXXX有限公司DCC文控人员作业

方法，包括文件的归档、分发、回收、废止、保存、稽核等作业的说明。

/【文件受控流程】规范公司文件档案管理过程，明确流程中各项工作的执行角色、

工作内容、输入输出文件。适用于公司各类文件的受控、保存、分发、废止的运作

过程。包括文件新增受控流程、文件修订受控流程、文件废止流程以及文件增补流

程。

/【外来文件对照清单.存档、管理规范】定义外来文件的分类以及外来文件的接收、

存档方面的规定，规范外来文件的管理。

/【关于PDMC平台归档文件使用权限的规范】综合文件类型、业务用户不同，所授予

的使用权限不同，以及在必要需求时，可采用相应的申请途径进行权限的增加，以

达到相应对用户控制和管理。

5.2电子邮件

规范电子邮件发送、回复、内容与格式要求、书写与表达方法等，加强电子邮件发送的

规范化管理，优化电子邮件内容，提高公司全员的电子邮件发送技巧，提高办公效率，由管

理中心制定【XXXXX有限公司技邮件发送管理规范】。

5.3文书管理

“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、合同书、专利许可证、电报和各

种账簿等各种文件和资料。为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，由

管理中心制定【文书的管理制度】。

对于客户高层信函文书的管理，由营销中心归口管理并制定【XXXXX有限公司高层信函管

理流程】，以进一步规范对客户高层信函的接收与发出管理，加强对信函的严谨性管控、促

使与客户的有效良好沟通。

6.0印照使用与管理

6.1印章管理

为保障公司的合法权益，规范印章管理，减少因印章使用不当而带来的损失，依据国家

的相关法律法规，结合公司实际情况，由管理中心制定【印章保管使用规范】。

6.2证照管理

证照是指经政府职能部门核发给公司/分公司的证明企业合法经营的有效证件。包括：

法人营业执照、行业经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、+.

地证及其它证件，由管理中心归口管理并制定【证照保管使用规范】。

针对建设项目环境影响评价及审查批复、三同时或建设项目验收报告及批复、排污许可

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证，由战略委员会归口管理并制定【环境许可证更新和管理规范】。

7.0安全管理

公司内部信息安全建设需保障的基本安全条件及环境，如信息人员安全、信息设备安全、

网络安全、电子邮件安全、网络配置安全、远程访问安全等。为规范意在规范公司员工在工作

中的行为，把公司信息安全建设标准化、正规化提供保障，使公司管理方便化、规范化，由资

讯部建立【XXXXX有限公司电子信息安全管理规范】，休系办建立【全面推广信息安全内容与

要求的函件】，管理中心建立【信息安全委员会人事任命及组织构架】。

规范项目组成员的人力控制，防止信息泄密。从项目组成员的发质筛选、人员管理管理、

离职管理及保密区域的人员管理等方面进行管控，由管理中心归口管理并建立【信息安全人力

资源控制作业指导】，【信息安全人员防泄密管理制度】。

7.1密级信息

从项目信息输入开始，在各个节点通过从项目人员构成、物理区域管理、IT管理、数据管

理、运输管理等方面的信息安全管理，确保项目运作过程的信息安全，以规范公司项目信息安

全管理过程，确保不泄密客户产品信息，满足客户信息安全需求.由研发中心归口管理并建立

【项目生命周期信息安全流程】。

针对涉密项目开发阶段的文件信息管理，为防止保密文件泄密，由研发中心归口管理并建

立【涉密项目开发信息管理规范】。

7.2保密区域

为提高XXXXX有限公司及下属公司生产保密区域信息安全管控意识,规范人员、物品的进

出，确保客户涉密信息不泄露，由管理中心归口管理并建立【生产区域信息安全管理规定】。

随着产品技术含量和服务质量的不断提升和车间生产保密项目增多,避免客户信息和公司

技术外泄，需加强对公司内部信息的保密管理，使公司所拥有的旨息在经营活动中充分利用，

为公司带来最大效益，使公司K期、稳定、高效的发展，适应激烈的市场竞争，由管理中心归

口管理并建立【人员进出涉密区域信息安全管理规范】。

8.0考勤制度

本着以人为本原则，依据《劳动法》等相关法律法规，公司为规范、健全、完善公司内部

考勤管理制度，维护公司整体工作秩序，由管理中心归口管理并建立文件如下：

/【考勤管理规定】明确作息及考勤管理要求，规范请假、加班、外出、补签卡、调

休等流程。

/【微信考勤管理规定】规范考勤管理制度，维护工作秩序，加强驻厂和长期出差人

员的考勤管理。

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/【薪酬福利管理制度】说明法定假日、婚假等各类假期的管理要求。

/【XXXXX有限公司出差管理规定】规范人员因公外出或出差流程。

9.0异动管理

明确公司范围内人事异动管理程序，促进公司管理中心工作良性发展，完善员工异动的流

程，客观公正地评价员工的实际工作能力与工作业绩，由管理中心归口管理并建立【员工异动

管理规定】。

10.0辞职管理

为规范员工的离职管理，确保公司和离职员工的合法权益，减少离职管理风险，通过对离职

的管理和描述，规范离职操作流程，面谈反馈，有效把控人员流失和关注离职率。积极留住人

才，同时通过合法合规操作，管控离职风险，降低离职纠纷，由管理中心归口管理并建立【离职

管理流程】。

11.0奖惩制度

明确界定员工违纪处理标准,规范违纪处理流程;确保违纪处理过程公平、公正、公开，体现

公司制度而前人人平等原则，维护员工和公司合法权益，由管理中心归口管理并建立【奖惩管

理规定】。

为充分调动员工的工作积极性和主动性，提高工作绩效，促进员工认真履行工作职责和部

门整体管理效能的提升。规范公司员工绩效考核管理工作，对员工工作绩效进行客观评价，为

员工职务晋升、年度调薪及奖金发放等提供重要依据，由管理中心归口管理并建立【绩效管理

规定】。

针对公司安全标准化建设和管理，考核机制的落实与评比，呆障安全生产与人员安全，由

管理中心归口管理并建立【安全标准化绩效考核作业指导书】。

12.0信息沟通

对有关公司的各管理体系运行内部和外部的资讯交流，包括周边居民、供应商、客户等各

相关方，由体系办建立【信息交流控制流程】，明确与客户之间的产品资讯及其它情报的交流

及回馈，向公司内部各单位传达的流程，以确保信息交流的顺畅及到位，取得客户的满意，从

而实现公司的各业绩的持续改善。

13.0投诉制度

员工可以通过匿名投诉的途径保护自己的合法权益，可以针对公司各方面，公司也可以通

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过员工投诉不断完善自己管理，打造良好的工作环境，建立良好的员工关系。为了维护公司与

员工的合法权益，及时发现和处理隐患问题，保障员工与公司管理层的沟通，从而建立和谐的

劳动关系，增强企业凝聚力，提高员工满意度，由管理中心归口管理并建立【投诉管理制度】。

对于客户投诉的处理流程，由品质中心归口管理并建立【客户投诉处理流程】，规范了客

户投诉的处理方法，使投诉能得到及时有效的处理，并预防客户再次投诉同类型的问题。为使

顾客投诉可以及时得到处理，改善和提高公司产品的质量和服务，确保顾客满意。

公司需采取措施消除生产、服务过程中已存的及潜在的不合珞因素，防止不合格发生和审

复发生：以及通过企业经营各类数据分析，找出相关短板或潜在问题，成立相关专案或类似有

效方式的改善来持续提高公司系统性发现问题能力、现场管理、产能、效率，降低成本等，全

面提升公司的整体竞争力，由体系办建立【纠正与预防措施控制流程】，木流程叙述XXXXX有

限公司针对已存的或潜在的不合格因素进行原因分析、纠止、预防等活动进行分场景的针对性

的管理：并理清各参与角色职货、活动内容，以达到分不同场景及问题轻重，进行分层分级的

管理，以达到此文件可真正落地实用。

14.0汇报及总结

为了更高效的解决问题，提升效率，满足客户需求，由体系办建立【问题管理与升级规范】，

规范问题出现后的解决问题的时效管理要求与问题升级路径。

当需要向上级汇报工作或事项时，其频率参考如下表：

事务性频率（事务性例行）事务性

角色备注

临时周月半年年度项目类

员工（生产）△

职员《办公室》☆☆☆☆☆

1.汇报对象为直接管理人员

组长/领班☆

2.需升级汇报时参考【问题管理与

储干☆☆☆☆☆