全宗管理规则 编制说明

《全宗管理规则》2一、工作简况（一）任务来源、承担单位13967—2008）进行审查，一致认为全宗理论作为我国档案工作遵循的基本理论迫切需要进一步发展，以适应机构变动中档案处置和档案馆馆藏档案资源体系建设。据此，国家档案局提出了对该标准进行修订的计划。2023年12月，国家标准委员会批准了修订计划，下达了标准修订任务。标准的具体修订工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司承担。（二）主要工作过程本标准项目立项后，随即组成了标准修订工作小组，并开展了以下工作：1.档案领域相关国家标准、行业标准研究收集目前档案领域有效的国家标准、行业标准，找出其中关于全宗管理的内容，并与GB/T13967—2008《全宗单》进行对比、分析，明确修订的方向，补齐制度空白。2.文献调研查阅公开发表的有关全宗管理的文献，分析理论和实践层面对全宗管理要求，梳理目前需要解决的问题，针对其对策建议，寻找科学、明确的管理方式方法。3.实地调研2024年6月—7月，标准起草小组根据机构改革部署和3全宗管理实践开展实地调研。与内蒙古、湖北等地档案部门的人员进行沟通，详细了解其档案全宗的日常管理和维护、机构改革中档案的处置及归属流向等工作情况，充分消化吸收了各档案馆有关全宗管理的实践经验，并就标准制定的需求与各档案馆和立档单位展开交流。4.座谈咨询2025年2月，标准起草组在调研后形成标准初稿的基础上，分两次召集有关部门座谈听取意见建议，一次与北京市档案局、北京市档案馆，一次与国家档案局政法司、经科司、中央档案馆保管部，基本认同标准的修订思路和内容框架，认为标准的修订实施，将进一步规范我国的全宗管理工作，使全宗设置、管理、处置有章可循，切实保障档案资源体系5.完成征求意见稿12025年2月，在文献研究和广泛调研咨询的基础上，标准起草小组系统分析了我国全宗管理的发展现状，在实践基础上发展全宗理论，制定了包括全宗管理基本原则、设置要求，以及日常管理维护、机构变动中档案处置等在内的标准草案，并经过不断修改完善，数易其稿，最终形成标准征求二、标准编制的原则本标准在编制过程中按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的要求进4行编写。三、标准的主要内容相比，扩大了标准适用范围，细化了全宗在日常维护、移交、处置等方面的管理要求，主要变化如下：标准正文包括“范围”“规范性引用文件”“术语和定义”“基本原则”“全宗设置”“档案馆内的全宗管理”和“立档单位的全宗管理”“机构变动中的全宗管理”等八个宗设置”，从设置条件、设置原则等方面提出了全宗设置要求；第6章“档案馆内的全宗管理”规定了全宗号分配、全宗卷、全宗指南等方面的要求；第7章“立档单位的全宗管理”规定了配套制度、全宗卷等方面的要求；第8章“机构变动中全宗管理”规定了立档单位在面临机构变动时，区分组建、重新组建、撤销建制、职能划转、合并等情形进行全宗档案处置的要求。（二）重点编制内容说明（1）标准适用范围问题基于全宗方式管理档案不仅存在于档案馆，也存在于立档单位，档案馆的全宗来源于立档单位，立档单位的全宗要流向档案馆。《全宗单》由于仅规定了一些记录描述馆藏档5案全宗数量类要求及相应单据样式，档案馆已通过其他管理记录方式替代了全宗单，导致标准在档案馆的适用性不强。同时，《全宗单》也未涉及立档单位的全宗管理，无法体现档案馆室一体化的理念。因此，标准在修订过程中，标准起草组将全宗管理与档案资源体系建设相联系，为突出全宗管理在立档单位的重要性，保障全宗管理在档案馆和立档单位之间保持一致，将适用范围由各级各类档案馆调整为基于全宗方式管理档案的各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织，清晰划定了本标准修订边界与范畴。（2）标准的可操作性问题本标准旨在指导全宗管理的规范性，提出全宗管理遵循的原则，在实践层面吸收了全宗设置的各类情况，针对档案馆和立档单位在不同阶段对全宗管理的不同提出了具体要求，并将机构变动中全宗管理视为管控档案归属流向的重要手段，保证本标准实施可行性和实施质量。（3）标准内容编排结构说明结构合理的规范内容编排能够清晰地体现规范要求，减少理解上的困惑和误解、减少重复，更易于实际操作和应用。标准结构首先满足了《标准化工作导则》（GB/T1.1对于结构和要素的要求。其次标准结构反映了从宏观到微观的基本逻辑，先是对基本原则、全宗设置两方面共性问题进行总体要求，再按照全宗管理所处的阶段，分别对档案馆内6的全宗管理、立档单位的全宗管理进行规定，最后提出机构变动中档案全宗的管理和处置，完整描述了全宗管理了各方面要求。四、标准各项内容的主要来源标准的各项内容中，在档案全宗概念方面，引用和参考了DA/T1—2000《档案工作基本术语》中的内容；在全宗设置方面，引用和参考了《机关档案工作业务建设规范》“档案的整理”章节中的内容；在档案馆的全宗管理方面，引用和参考了《各级各类档案馆接收档案范围的规定》中的内在立档单位的全宗管理方面，引用和参考了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中的内容；在机构变动中全宗处置关档案管理规定》第五十四条的内容。五、采标情况六、分歧意见的处理经过和依据研制过程中没有出现大的分歧。七、贯