文书拟写与档案管理 模块二 项目三 文书的清退与销毁 巩固训练参考答案 学习资料

项目三文书的清退与销毁巩固训练参考答案一、思考并回答（1）什么样的公文可以销毁？销毁公文应当遵守哪些制度要求？答：所有办理完毕、经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料均在销毁范围。具体包括：1.重份公文、多余副本；临时性、事务性公文；2.外出参加会议带回的无留存价值的公文；3.一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等；4.失去留存价值的统计报表、登记簿册等；5.特别是不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料。销毁公文需要遵守必须遵守销毁程序，并挑选适当的销毁方式。凡需销毁的公文，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。销毁重要公文或者标有国家秘密等级的公文，必须填写《公文销毁清单》，有本单位文秘部门负责人审核。保密部门与分管领导审查批准。对于纸质公文可以采用粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆等方法销毁；对于确认需销毁的电子公文，直接永久删除。（2）公文清退工作的意义是什么？公文清退的范围有哪些？答：公文清退工作就是按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发文机关或指定机关。公文清退工作的意义在于保证机密公文、重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或失密、泄密现象的发生；保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散；通过定期或不定期地清退办毕公文，提高工作效率。公文清退的范围包括：1.上级组织下发的绝密文件(下级组织报送的绝密文件一般不予退还，由上级组织清退或暂存备查）。2.限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿。3.未经本人审阅的领导人的内部讲话稿。4.上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要情况通报、有关统计资料、重要简报和信息等。5.发文机关明确要求退还的公文材料。6.规定回收的会议文件。7.有重大错误的公文或被明令撤销的公文。（3）文书工作人员的职责有哪些内容？答：第一，做好收发文工作，充分发挥文书工作机关、企事业单位工作纽带的作用；第二，当好机关单位领导工作的助手；第三，保守党和政府以及机关单位的秘密；第四，做好文书管理，打牢档案工作基础。二、案例分析，思考：（1）发生将“旧资料”送到废品回收站这样的事情，其原因是什么？答：主要原因有：第一，工作人员缺乏事业心和责任感；第二，工作人员缺少应有的职业素养；第三，工作人员缺乏档案意识，法制观念淡漠；第四，销毁文书、档案的制度不健全。（2）是否应该追究有关负责人的法律责任？依据《中华人民共和国档案法》，谁是执法主体？答：（依照教材意图）应当追究有关负责人和工作人员的法律责任。依据《中华人民共和国档案法》，县级以上人民政府档案行政管理部门是执法主体。另答：是否应该追究相关人员的法律责任，首先应对这批违规送到废品收购站的文件、资料进行鉴定。如果其中包括了未解密的文件，则违犯了《中华人民共和国保密法》，当依法处置；如果其中包含了应当归档、转化成为档案的文件资料的，则违犯了《中华人民共和国档案法》，应依法处置，县级以上人民政府档案行政管理部门是执法主体；如果仅仅包含了案例所述的两种档案编纂材料，则属于违犯单位的文件、资料销毁制度和流程，属于违纪、违规行为，当受纪律处分。（3）正确的文书档案销毁程序是什么？答：文书销毁的程序：1.组织专门人员对所有办毕文书进行清理、鉴定，确认不具备留存价值或留存条件的公文材料均在销毁范围；2.对拟销毁的文书登记造册，报主管领导审查签字、监销人核对无误后实施销毁；3.销毁重要公文或者标有国家秘密等级的公文，必须填写《公文销毁清单》，有本单位文秘部门负责人审核、保密部门与分管领导审查批准。4.选择适当的方式销毁文书，禁止私自销毁。对于纸质公文可以采用粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆等方法销毁；对于确认需销毁的电子公文，直接永久删除。档案的销毁程序是：1.编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，供领导人审查。2.拟订鉴定报告，提出销毁意见。报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍，并提出销毁意见、陈述销毁原因。3.机关分管负责人审批。4.未批准销毁的档案，要拿出继续保存。5.情况特殊的专门档案，销毁时还要遵照有关规定执行。如会计档案的销毁工作，就要按照财政部和国家档案局于联合下发的《会计档案管理办法》执行。三、以上面项目情景中小刘秘书的身份完成下列具体任务1.销毁办毕公文（1）设计一份销毁文件目录答：××公司文件销毁清单序号文件名称编号份数密级审批人销毁监督人销毁实施人销毁方式销毁日期1②粉碎2③粉碎3⑤粉碎4⑥永久删除5若干无保存价值的文件粉碎6（2）说明销毁办毕公文的方法，演示用碎纸机销毁纸质公文。答：销毁办毕公文，对于纸质公文可以采用粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆等方法销毁；对于需销毁的电子公文，直接永久删除。演示（略）（3）模拟演示电子公文永久删除的方法。演示（略）2.清退办毕公文（1）设计一份清退文件目录，并填写需要清退的文件。答：××公司文件清退单序号文件标题发文字号发文日期发文单位上交份数上交时间上交人1①2④3⑦4⑧5（2）演示清退的过程演示（略）3.暂存办毕公文（1）设计一份暂存文件目