钥匙管理制度17354

钥匙管理制度17354一、总则1.目的为了加强公司钥匙的管理，确保钥匙的安全使用、规范保管和有效流转，保障公司办公区域、设施设备以及各类场所的安全与正常使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、生产车间、仓库、机房、配电室、档案室等场所的钥匙管理，包括但不限于房门钥匙、柜门钥匙、设备操作钥匙等各类钥匙。3.职责分工行政部门：负责制定和完善钥匙管理制度，并监督制度的执行情况；统一管理公司的备用钥匙；负责钥匙的登记、发放、回收和保管等工作。使用部门：负责本部门使用钥匙的日常管理，指定专人负责钥匙的领取、使用和归还，并确保钥匙的安全与完好；协助行政部门进行钥匙的盘点和清查工作。安全管理部门：负责对钥匙管理情况进行监督检查，提出改进意见和建议；参与涉及安全的重要钥匙的交接和管理工作，确保公司安全设施设备的正常运行。

二、钥匙的分类与标识1.钥匙分类房门钥匙：包括办公室门、会议室门、仓库门、机房门等各类房间门的钥匙。柜门钥匙：如文件柜、保险柜、工具柜等柜门钥匙。设备操作钥匙：用于启动、停止或操作各类设备的专用钥匙，如电梯机房钥匙、配电室开关钥匙等。其他钥匙：如门禁卡、应急通道门钥匙等。2.钥匙标识所有钥匙应进行明确标识，标识内容包括钥匙所对应的门、柜或设备名称、使用部门等信息。标识应清晰、牢固，不易磨损。对于相似或易混淆的钥匙，应采用不同颜色、形状或编号等方式进行区分，以便快速准确识别。

三、钥匙的登记与备案1.新钥匙登记当新的钥匙制作完成或领取后，使用部门应及时填写《钥匙登记表》，详细记录钥匙的名称、规格、数量、领取日期、领取人等信息，并提交给行政部门进行登记备案。行政部门在收到《钥匙登记表》后，应认真核对信息，确保准确无误，并将钥匙登记在专门的钥匙管理台账中。台账应包括钥匙编号、名称、使用部门、领取人、领取时间、归还时间等内容。2.钥匙备案对于重要场所（如档案室、配电室、机房等）的钥匙，行政部门应进行备份，并将备份钥匙妥善保管在公司的备用钥匙库中。同时，应建立备份钥匙的使用记录，记录每次使用备份钥匙的原因、时间、使用人等信息。涉及安全设施设备的钥匙，如消防设备箱钥匙、应急照明配电箱钥匙等，应按照相关安全规定进行备案，并确保备案信息与安全管理档案一致。

四、钥匙的发放与领取1.发放原则钥匙的发放应遵循"谁使用、谁领取"的原则，确保钥匙发放给实际使用部门或个人。对于重要场所或设备的钥匙，应严格按照审批流程进行发放，确保领取人具备相应的权限和资质。2.领取流程使用部门如需领取钥匙，应填写《钥匙领取申请表》，注明领取钥匙的名称、数量、用途及领取人信息，并提交给部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将《钥匙领取申请表》交至行政部门。行政部门根据申请表内容，核实库存情况，如库存有相应钥匙，则办理发放手续，由领取人签字确认后领取钥匙。对于新入职员工领取办公区域房门钥匙，行政部门应在员工入职手续办理完毕后，根据员工所在部门和岗位安排，及时发放钥匙，并在《钥匙登记表》上记录员工入职时间和领取信息。

五、钥匙的使用与保管1.使用要求领取钥匙的人员应妥善使用钥匙，不得随意转借他人。如因工作需要临时转借，须经钥匙所属部门负责人批准，并办理相关转借手续。转借期限届满后，转借人应及时归还钥匙。钥匙使用人员应熟悉钥匙所对应的门、柜或设备的操作方法，确保正确使用钥匙，避免因误操作导致安全事故或设备损坏。在使用钥匙开启房门、柜门或操作设备后，应及时将钥匙拔下并妥善保管，不得将钥匙留在锁孔内或随意放置，以防他人擅自使用。2.保管责任钥匙使用人员负责本部门钥匙的日常保管工作，应确保钥匙的安全与完好。如发现钥匙丢失、损坏或被盗，应立即向部门负责人报告，并及时采取相应措施。对于重要场所或设备的钥匙，使用部门应指定专人负责保管，并将保管人员名单报行政部门备案。保管人员应严格遵守钥匙保管规定，不得擅自离岗或将钥匙交予他人代管。行政部门应定期对钥匙保管情况进行检查，确保钥匙保管符合要求。对于保管不善导致钥匙丢失或损坏的情况，应追究相关责任人的责任。

六、钥匙的归还与交接1.归还规定员工离职、调岗或不再使用钥匙时，应将所领取的钥匙及时归还给行政部门。归还钥匙时，应填写《钥匙归还登记表》，注明归还钥匙的名称、数量、领取时间等信息，并确保钥匙完好无损。行政部门在收到归还的钥匙后，应进行认真核对，确认无误后在《钥匙归还登记表》上签字，并将钥匙妥善保管。2.交接流程在部门内部人员调动时，原钥匙使用人员应与新接手人员进行钥匙交接。交接双方应填写《钥匙交接清单》，详细记录交接钥匙的名称、数量、编号及交接时间等信息，并签字确认。交接清单一式两份，交接双方各执一份，同时报行政部门备案。对于因工作变动涉及到重要场所或设备钥匙交接的，行政部门应派人监督交接过程，确保交接工作的规范和安全。交接完成后，行政部门应及时更新钥匙管理台账中的相关信息。

七、钥匙的盘点与清查1.盘点计划行政部门应定期组织钥匙盘点工作，原则上每季度进行一次全面盘点，特殊情况可根据需要临时安排盘点。在每次盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等事项，并提前通知各使用部门做好准备工作。2.盘点方法盘点人员应根据钥匙管理台账，对库存钥匙进行逐一核对，确保账实相符。核对内容包括钥匙的名称、规格、数量、编号等信息。在盘点过程中，如发现钥匙丢失、损坏或账实不符等情况，应及时查明原因，并填写《钥匙盘点差异表》，详细记录差异情况及处理建议。3.清查处理对于盘点中发现的问题，行政部门应及时进行调查处理。如因保管不善导致钥匙丢失或损坏的，应追究相关责任人的责任，并责令其限期补办或赔偿；如因管理疏忽导致账实不符的，应及时调整钥匙管理台账，并查明原因，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。每次盘点结束后，行政部门应撰写盘点报告，总结盘点工作情况，分析存在的问题及原因，提出改进措施和建议，并将盘点报告提交给公司领导审阅。

八、钥匙的报废与销毁1.报废条件钥匙出现严重损坏、无法修复或因设施设备改造、更换等原因不再使用时，可申请报废。报废钥匙的申请应由使用部门填写《钥匙报废申请表》，详细说明报废原因，并提交给行政部门审核。2.报废审批行政部门收到《钥匙报废申请表》后，应组织相关人员进行审核。对于价值较高或涉及重要场所、设备的钥匙报废申请，还应报公司领导审批。经审批同意报废的钥匙，行政部门应在钥匙管理台账中进行标注，并注明报废日期和报废原因。3.销毁处理对于已报废的钥匙，行政部门应统一进行销毁处理，以确保钥匙信息的安全。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方法，确保钥匙无法恢复使用。在销毁钥匙时，应安排专人负责监督，并填写《钥匙销毁记录》，记录销毁钥匙的名称、数量、销毁时间、销毁方式及监督人员等信息。销毁记录应妥善保存，以备查阅。

九、钥匙的安全与保密管理1.安全管理钥匙管理过程中应严格遵守公司的安全管理制度，确保钥匙的存放安全。备用钥匙库应具备防火、防盗、防潮等安全措施，钥匙应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对于涉及公司机密信息的场所钥匙，如档案室、财务室等，应采取更加严格的安全管理措施，限制接触人员范围，并加强对钥匙使用情况的监控和记录。2.保密管理钥匙管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露钥匙所涉及的场所、设备或信息等相关秘密。在钥匙的登记、发放、使用、归还等过程中，应注意保护相关信息的安全，防止信息被不当获取或泄露。对于因工作需要知悉钥匙相关保密信息的人员，应与其签订保密协议，明确保密责任和义务。

十、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行