公司、企业采购管理制度流程

公司、企业采购管理制度流程1.目的本采购管理制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动的高效、有序进行，保障公司生产经营所需物资的及时供应，降低采购成本，保证物资质量，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等。3.原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求进行采购，避免盲目采购和库存积压。质量优先原则：确保所采购物资符合公司质量要求和相关标准，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司与供应商的良好合作关系。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁接受供应商的贿赂和不正当利益。二、采购组织与职责1.采购部门负责公司采购管理制度的制定、修订和执行。根据公司需求，编制采购计划，组织实施采购活动。开发、评估、选择供应商，建立供应商档案和管理体系。负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪。协调与其他部门的关系，解决采购过程中出现的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。2.需求部门根据生产经营计划和实际需求，向采购部门提交物资采购申请。参与采购物资的选型、技术标准制定等工作。协助采购部门进行供应商评估和选择。负责对采购物资的验收工作，及时反馈物资质量问题。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。办理采购款项的支付手续，进行账务处理。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.质量管理部门制定采购物资的质量标准和验收规范。参与供应商评估和选择，对供应商的质量管理体系进行审核。负责对采购物资进行检验和抽检，确保物资质量符合要求。对不合格物资进行处理，跟踪整改情况。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购计划编制采购部门收到采购申请后，进行汇总和分析。结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，编制《采购计划》。《采购计划》应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间、采购预算等内容。《采购计划》经采购部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的相关资料，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量管理水平、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，分为合格供应商、优秀供应商和不合格供应商。定期对供应商进行复评，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。4.采购谈判与合同签订采购部门选择合适的供应商进行采购谈判，谈判内容包括物资价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取有利的采购条件。谈判达成一致后，起草《采购合同》，合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整。《采购合同》经采购部门、财务部门、法务部门等相关部门审核后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，由采购部门与供应商签订《采购合同》。5.采购订单下达采购部门根据签订的《采购合同》，下达《采购订单》，《采购订单》应明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等信息。将《采购订单》发送给供应商，并要求供应商签字确认。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，确保订单按时、按质、按量完成。6.物资验收物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。物资到货时，采购人员应及时通知需求部门和质量管理部门进行验收。验收人员按照质量标准和验收规范对物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格后，填写《物资验收单》，由验收人员签字确认。如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。7.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理相关单据，如采购合同、采购订单、物资验收单、发票等。将整理好的单据提交给财务部门进行审核。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。采购人员应跟踪采购款项的支付情况，确保款项及时、准确支付给供应商。四、采购预算管理1.采购预算编制采购部门根据公司年度生产经营计划和物资需求情况，编制年度采购预算。年度采购预算应明确各类物资的采购金额、采购时间、采购数量等内容。采购预算经采购部门负责人审核签字后，报公司领导审批。2.采购预算执行采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购金额控制在预算范围内。如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。采购预算调整申请经采购部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.采购预算分析财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购金额与预算金额的差异，分析差异原因。将采购预算分析结果反馈给采购部门和公司领导，为采购决策提供参考依据。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场价格波动风险、供应商违约风险、物资质量风险、法律法规风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可以通过签订长期合同、套期保值等方式进行规避。对于供应商违约风险，应加强对供应商的管理和监督，增加备用供应商，签订违约赔偿条款等。对于物资质量风险，应严格把控物资验收环节，加强对供应商的质量管理。对于法律法规风险，应加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动合法合规。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。根据风险预警信号，采取相应的风险应对措施，降低风险损失。六、采购绩效评估1.评估指标设定采购部门应建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面的指标。采购成本指标可以包括采购价格降低率、采购费用率等。采购质量指标可以包括物资合格率、退货率等。采购效率指标可以包括采购周期、订单处理及时率等。供应商管理指标可以包括供应商满意度、供应商投诉率等。2.评估方法采用定量与定性相结合的评估方法，对采购绩效进行评估。定量评估主要通过数据分析来进行，如计算各项指标的实际完成值与目标值的差异。定性评估主要通过问卷调查、访谈等方式来进行，了解相关部门对采购工作的满意度和意见建议。3.评估周期采购绩效评估周期为季度或年度。每季度或年度结束后，采购部门应进行采购绩效评估工作。4.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于采购绩效优秀的部门和人员，给