样品样板管理制度

样品样板管理制度一、总则1.目的为加强公司样品样板的管理，规范样品样板的制作、使用、保存、流转及销毁等流程，确保样品样板的完整性、准确性和可追溯性，有效支持公司产品研发、生产、销售及质量控制等工作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有与样品样板相关的活动，包括但不限于新产品研发样品、生产过程中的首件样板、客户提供的样品、用于展示和销售的样板等。3.职责分工研发部门负责新产品研发样品的设计、制作及相关技术文件的编制。对研发过程中涉及的样品进行分类、标识和管理，确保样品的准确性和完整性。配合其他部门对样品进行评估和验证，提供技术支持。生产部门根据研发部门提供的样品和技术文件，负责生产过程中的首件样板制作。对生产过程中使用的样品进行妥善保管，确保其质量不受影响。协助相关部门进行样品的流转和使用，按照要求进行生产调整。质量部门负责对样品样板进行检验和测试，确保其符合相关标准和要求。对样品的质量问题进行分析和反馈，提出改进建议。参与样品的验收和评审工作，确保进入下一环节的样品质量合格。销售部门负责客户样品的接收、登记和传递给相关部门。利用样品样板进行产品展示和销售推广活动，确保客户对产品有直观的了解。收集客户对样品的反馈信息，及时传递给研发和生产部门。仓库管理部门负责样品样板的入库、存储、保管和出库管理。按照规定的存储条件和要求，确保样品样板的质量不受损坏。建立样品样板库存台账，定期进行盘点，保证账物相符。

二、样品样板的制作1.研发样品制作需求提出研发项目启动时，项目负责人根据项目计划和客户需求，提出样品制作需求，明确样品的功能、性能、尺寸、外观等技术要求。设计与规划研发人员依据需求进行样品的设计，绘制详细的设计图纸、编制技术文件，包括工艺流程、材料清单、检验标准等。设计完成后，组织相关人员进行评审，确保设计方案的合理性和可行性。样品制作根据设计图纸和技术文件，安排专业的制作人员进行样品制作。制作过程中，严格按照工艺流程和操作规范进行操作，确保样品的质量符合设计要求。对于关键工序和特殊工艺，应进行重点监控和记录。检验与测试样品制作完成后，首先由制作人员进行自检，检查样品的外观、尺寸等是否符合要求。自检合格后，提交给质量部门进行检验和测试。质量部门依据检验标准对样品进行全面的检验和测试，包括性能测试、功能验证、可靠性试验等。对于检验和测试中发现的问题，及时反馈给研发人员进行整改。整改与完善研发人员根据质量部门反馈的问题，对样品进行整改和完善。整改完成后，再次提交质量部门进行检验和测试，直至样品完全符合要求为止。2.首件样板制作生产前准备生产部门在接到生产任务后，根据产品的工艺要求和生产计划，准备好所需的原材料、设备、工装夹具等生产条件。同时，获取研发部门提供的样品和技术文件，熟悉产品的技术要求和工艺流程。首件制作生产操作人员按照工艺要求和操作规范，制作首件样板。在制作过程中，要注意观察设备运行情况、工艺参数的执行情况以及产品的质量状况，及时发现并解决问题。首件制作完成后，操作人员进行自检，确保首件样板的质量符合要求。首件检验首件样板制作完成后，由质量检验人员按照首件检验标准进行检验。检验内容包括产品的外观、尺寸、性能、装配等方面。对于首件检验中发现的问题，及时反馈给生产部门进行整改，直至首件样板完全符合要求。首件确认首件样板经检验合格后，由生产部门、质量部门、研发部门等相关人员进行首件确认。首件确认通过后，方可进行批量生产。首件样板作为后续批量生产的标准样板，应妥善保存。

三、样品样板的标识与编号1.标识原则样品样板的标识应清晰、准确、易于识别，能够反映样品的名称、规格、型号、批次、来源等信息。标识应采用耐久性好的材料制作，确保在样品的流转和保存过程中不褪色、不脱落。2.标识内容样品名称：明确样品所代表的产品名称。规格型号：标注样品的具体规格和型号。批次：对于有批次要求的样品，标注其生产批次。来源：注明样品是研发样品、首件样板、客户样品等。状态标识：如合格、不合格、待检验、已检验等。3.编号规则编号组成样品样板编号由公司代码、年份、月份、流水号等部分组成。例如：[公司代码][YY][MM][XXXX]，其中[YY]代表年份后两位，[MM]代表月份，[XXXX]代表流水号。编号分配研发样品由研发部门按照编号规则进行统一编号；首件样板由生产部门在首件确认合格后，按照编号规则进行编号；客户样品由销售部门在接收后，按照编号规则进行编号。编号应确保唯一性，避免重复编号。4.标识与编号的实施样品样板制作完成后，制作人员应立即按照标识原则和编号规则进行标识和编号。标识应标注在样品的明显位置，编号应记录在相关的文件和记录中。在样品样板的流转过程中，各环节的操作人员应确保标识和编号的完整性和准确性。如发现标识损坏或编号不清，应及时进行修复和补充。

四、样品样板的保存1.保存场所与条件设立专门的样品样板仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保样品样板的质量不受环境因素的影响。根据样品样板的特性和要求，设置不同的存储区域，如常温区、冷藏区、冷冻区等。对于有特殊存储条件要求的样品，应严格按照要求进行保存。2.库存管理仓库管理部门应建立样品样板库存台账，详细记录样品的编号、名称、规格型号、批次、来源、入库时间、出库时间、存放位置等信息。库存台账应定期进行核对和更新，保证账物相符。按照样品样板的类别和特性，进行分类存放。同类样品应集中存放，并在存放区域设置明显的标识牌，注明样品的名称、规格型号等信息，便于查找和管理。定期对样品样板进行盘点，确保库存数量的准确性。对于盘盈、盘亏、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。3.保存期限根据样品样板的用途和重要性，确定其保存期限。一般情况下，研发样品保存至产品研发结束后[X]年；首件样板保存至该批次产品生产结束后[X]年；客户样品按照与客户约定的保存期限进行保存。在保存期限届满前，由相关部门对样品样板进行评估，根据评估结果决定是否继续保存或销毁。对于需要继续保存的样品，应办理延期保存手续；对于无需保存的样品，应按照规定进行销毁。

五、样品样板的流转1.流转流程内部流转研发部门如需将样品流转至其他部门进行评估、验证或测试等活动，应填写《样品流转单》，详细注明样品的编号、名称、规格型号、流转原因、接收部门等信息，并经部门负责人签字确认后，交仓库管理部门办理出库手续。仓库管理部门根据《样品流转单》进行样品样板的出库操作，将样品交付给接收部门。接收部门在收到样品后，应在《样品流转单》上签字确认，并按照要求进行使用和管理。样品使用完毕后，接收部门应及时将样品返还给仓库管理部门，并在《样品流转单》上注明返还时间。仓库管理部门对返还的样品进行验收，确认无误后办理入库手续。外部流转销售部门收到客户样品需求后，应填写《客户样品流转单》，详细注明客户名称、样品名称、规格型号、数量、接收时间等信息，并经部门负责人签字确认后，交仓库管理部门办理出库手续。仓库管理部门根据《客户样品流转单》进行客户样品的出库操作，将样品交付给销售部门。销售部门在收到样品后，应及时将样品寄送给客户，并将客户签收的快递单或其他相关证明文件交仓库管理部门备案。如客户需要退还样品，销售部门应填写《客户样品退还流转单》，注明客户名称、样品名称、规格型号、退还原因、退还时间等信息，并经部门负责人签字确认后，交仓库管理部门办理入库手续。仓库管理部门对退还的样品进行验收，确认无误后办理入库手续。2.流转记录在样品样板的流转过程中，各环节的操作人员应及时填写相关的流转记录，包括《样品流转单》、《客户样品流转单》、《客户样品退还流转单》等。流转记录应详细记录样品的流转时间、流转原因、接收部门、使用情况、返还情况等信息，确保样品流转过程的可追溯性。仓库管理部门应定期对样品样板的流转记录进行整理和归档，保存期限不少于[X]年。流转记录作为样品样板管理的重要文件，应妥善保管，以备查询和追溯。

六、样品样板的使用1.使用范围样品样板主要用于产品研发、生产过程控制、质量检验、客户展示、销售推广等活动。未经相关部门批准，不得擅自将样品样板用于其他用途。2.使用申请各部门如需使用样品样板，应填写《样品样板使用申请表》，详细注明样品的编号、名称、规格型号、使用目的、使用时间、使用数量等信息，并经部门负责人签字确认后，提交给样品样板的管理部门进行审批。样品样板的管理部门应根据申请部门的使用目的和实际需求，对申请进行审核。对于符合使用规定的申请，予以批准；对于不符合使用规定的申请，应及时反馈给申请部门，并说明原因。3.使用规范申请部门在使用样品样板时，应严格按照批准的使用目的和使用时间进行使用，不得擅自更改使用用途和延长使用时间。使用过程中，应妥善保管样品样板，避免样品样板受到损坏、污染或丢失。如发现样品样板有损坏或丢失情况，应及时向样品样板的管理部门报告，并按照规定进行处理。使用完毕后，申请部门应及时将样品样板返还给样品样板的管理部门，并清理使用现场。样品样板的管理部门应对返还的样品样板进行验收，确认无误后办理入库手续。

七、样品样板的销毁1.销毁原因样品样板保存期限届满，且经相关部门评估无需继续保存的。样品样板因质量问题或其他原因无法满足使用要求，且已无保留价值的。客户明确要求退还或销毁样品样板的。2.销毁流程提出申请由样品样板的管理部门或使用部门填写《样品样板销毁申请表》，详细注明样品的编号、名称、规格型号、销毁原因、销毁数量等信息，并经部门负责人签字确认后，提交给公司主管领导进行审批。审批公司主管领导对《样品样板销毁申请表》进行审批，批准后在申请表上签字确认。销毁实施样品样板的管理部门根据批准的《样品样板销毁申请表》，组织相关人员对样品样板进行销毁。销毁方式可根据样品样板的特性和实际情况选择，如粉碎、焚烧、熔化等。在销毁过程中，应确保样品样板的销毁彻底，防止样品样板被非法利用。销毁记录销毁实施完成后，样品样板的管理部门应填写《样品样板销毁记录》，详细记录样品的编号、名称、规格型号、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。销毁记录应作为样品样板管理的重要文件，妥善保存，以备查询和追溯。

八、监督与检查1.定期检查质量部门应定期对样品样板的管理情况进行检查，检查内容包括样品的标识、编号、保存、流转、使用等方面。检查周期为每[X]月一次，检查结果应记录在《样品样板管理检查记录》中。仓库管理部门应定期对样品样板的库存情况进行盘点，确保账物相符。盘点周期为每[X]季度一次，盘点结果应记录在《样品样板库存盘点记录》中。2.不定期抽查公司管理层可根据实际情况，不定期对样品样板的管理情况进行抽查。抽查内容包括样品样板的管理流程执行情况、样品的质量状况、相关记录的完整性等方面。对于抽查中发现的问题，应及时责令相关部门进行整改。3.问题整改对于检查和抽查中发现的问