学校档案管理实施方案

学校档案管理实施方案一、引言学校档案是学校教育教学、行政管理等各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证，对于学校的发展、教学研究、经验传承等具有重要意义。为了加强学校档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本实施方案。

二、档案管理目标1.建立科学、规范、完善的档案管理体系，实现档案管理工作的制度化、规范化、信息化。2.确保各类档案资料的及时收集、整理、归档，保证档案的齐全完整，提高档案的质量。3.加强档案的开发利用，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力的支持和服务。4.保障档案信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

三、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组组成人员：由学校校长担任组长，分管副校长担任副组长，各部门负责人为成员。职责：全面领导学校档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和发展规划。协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。定期对档案管理工作进行检查和指导，督促各部门做好档案管理工作。2.档案管理部门设置：学校设立综合档案室，配备专职档案管理人员[X]名。职责：贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。负责档案的信息化建设，建立档案管理数据库，实现档案信息的计算机检索和利用。开展档案的开发利用工作，为学校各部门和师生提供档案查阅、借阅等服务。定期对档案进行鉴定、销毁，做好档案的统计工作。指导各部门兼职档案员的业务工作，组织档案业务培训。3.各部门兼职档案员人员配备：学校各部门确定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。职责：负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等初步整理工作。定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时反馈档案利用情况。

四、档案分类及归档范围1.党群类分类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、统战工作、纪检监察工作等方面的文件材料。归档范围：学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、决定等文件。党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、政审材料等党员管理文件。学校的宣传工作计划、总结、活动记录、宣传报道等宣传工作文件。统战工作的相关文件、会议记录、活动资料等。纪检监察工作的文件、案件材料、审计报告等。2.行政类分类：涵盖学校行政管理工作中的各类文件材料，如学校规划、制度建设、会议纪要、人事管理、财务管理等。归档范围：学校发展规划、年度工作计划、总结、规章制度等文件。学校行政会议纪要、校长办公会记录、专题会议记录等。学校机构设置、人员编制、干部任免、教职工考核、奖惩等人事管理文件。学校财务预算、决算、审计报告、经费收支凭证等财务管理文件。学校资产管理文件，包括固定资产登记、清查报告等。学校对外交流合作、接待工作等方面的文件材料。3.教学类分类：主要涉及教学管理、教学研究、课程建设、师资培训、学生学籍管理等方面的文件。归档范围：教学工作计划、总结、教学大纲、教学日历、课程表等教学管理文件。教学研究项目申报、立项、结题材料，教学改革成果材料等。课程建设文件，包括课程标准、教材、教案、课件等。教师培训计划、培训记录、教师业务档案等师资培训文件。学生学籍档案，包括新生录取名册、学生注册登记表、成绩册、毕业生名册等。教学质量监控文件，如教学检查记录、学生评教结果等。4.科研类分类：包含学校科研项目管理、科研成果管理、学术交流等方面的文件。归档范围：科研项目申报书、立项通知书、任务书、合同书等项目管理文件。科研项目研究过程中的实验数据、调研报告、论文发表、著作出版等成果材料。学术交流活动的通知、会议纪要、论文集等文件。科研奖励申报材料、获奖证书等科研奖励文件。5.学生类分类：涉及学生思想政治教育、学生管理、学生活动等方面的文件。归档范围：学生思想政治教育工作计划、总结、活动记录等文件。学生管理规定、学生奖惩材料、学生综合素质评价材料等。学生社团活动文件，包括社团成立、活动记录、获奖情况等。学生社会实践活动材料，如实践报告、活动照片等。学生心理健康教育相关文件，如咨询记录、辅导材料等。6.基建类分类：主要是学校基本建设项目从规划、设计到施工、竣工验收等全过程形成的文件。归档范围：基建项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、批复文件等。设计文件，如初步设计、施工图设计文件等。工程招投标文件，包括招标公告、投标文件、中标通知书等。施工合同、监理合同等合同文件。工程施工过程中的图纸会审记录、技术交底记录、工程变更通知、隐蔽工程验收记录、材料设备合格证等施工文件。工程竣工验收文件，如竣工验收报告、质量检验报告、竣工决算报告等。7.设备类分类：涵盖学校教学设备、办公设备、实验设备等各类设备的购置、使用、管理等方面的文件。归档范围：设备购置计划、审批文件、采购合同等设备采购文件。设备验收报告、安装调试记录、使用说明书、操作规程等设备使用文件。设备维护保养记录、维修记录、报废申请及审批文件等设备管理文件。

五、档案收集与整理1.档案收集定期收集：各部门兼职档案员应按照档案管理要求，定期（每季度末）将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。及时收集：对于学校重要活动、突发事件等形成的文件材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。主动收集：档案管理人员应主动深入各部门，了解档案形成情况，及时指导兼职档案员做好档案收集工作。2.档案整理分类标准：档案管理人员按照档案分类及归档范围，对收集到的档案进行分类整理。整理要求：遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。按照文件材料的时间顺序、重要程度等进行排列，编号清晰、准确。编制完整、准确的档号，档号应包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等。填写规范的卷内文件目录、备考表等，做到目录与卷内文件相符。装订整齐、牢固，备考表应填写齐全，案卷封面应书写规范、清晰。

六、档案编目与数字化1.档案编目档案管理人员根据整理好的档案，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应包含档号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。2.档案数字化制定档案数字化工作计划，逐步对学校重要档案进行数字化处理。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于300dpi，确保图像清晰可读。建立档案数字化数据库，将扫描后的电子档案进行存储和管理，实现档案信息的计算机检索和利用。对数字化档案进行备份，防止数据丢失。

七、档案保管与保护1.档案保管场所学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案装具配备符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。3.档案保护措施定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对受潮的档案进行晾晒，对破损的档案进行修复等。做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫、防霉药品。对电子档案进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。

八、档案利用与服务1.档案利用制度制定档案查阅、借阅制度，明确档案利用的范围、程序和要求。凡因工作需要查阅档案的人员，须填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。借阅档案须办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。查阅、借阅档案应严格遵守保密制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容，不得泄露档案机密。2.档案服务内容为学校各部门提供档案查阅、借阅服务，满足教学、科研、管理等工作的需要。根据学校工作需要，提供档案编研服务，如编写学校大事记、组织沿革、专题汇编等。开展档案信息咨询服务，为师生解答有关档案方面的问题。

九、档案鉴定与销毁1.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，对档案进行逐卷鉴定。鉴定档案应根据国家有关规定和学校实际情况，综合考虑档案的重要性、保存价值等因素，确定档案的保管期限。2.档案销毁对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核，报学校档案管理领导小组批准后进行销毁。档案销毁应编制销毁清册，注明档案的档号、题名、保管期限、销毁时间等内容。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。

十、档案管理监督与考核1.监督机制学校档案管理领导小组定期对档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时整改。档案管理部门应加强对各部门兼职档案员的业务指导和监督，确保档案管理工作规范有序进行。2.考核制度建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入学校各部门年度工作考核内容。考核内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面的工作情况。对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。

十一、档案管理信息化建设1.硬件设施建设配备必要的计算机、服务器、扫描仪、复印机、打印机等档案管理设备，满足档案管理信息化工作的需要。建立档案管理专用网络，确保档案信息传输安全、快捷。2.软件系统建设选用适合学校档案管理工作的档案管理软件，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能。对档案管理软件进行定期维护和升级，确保软件系统的稳定运行。3.人员