幼儿园档案管理制度

幼儿园档案管理制度一、总则1.目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤服务等方面的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理。3.档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。全面负责幼儿园档案管理工作的领导、决策和协调，制定档案工作规划和规章制度，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。2.档案室设立专门的档案室，配备专（兼）职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等具体工作。档案室应具备必要的设施设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全存放。3.各部门职责园长办公室：负责收集、整理、归档幼儿园行政管理工作中形成的文件材料，包括园务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、外事活动等方面的档案资料。教育教学部门：负责收集、整理、归档幼儿园教育教学工作中形成的文件材料，如教学计划、教案、教学活动记录、幼儿学籍档案、教师业务档案等。后勤保障部门：负责收集、整理、归档幼儿园后勤管理工作中形成的文件材料，如物资采购、设备维修、食品安全、环境卫生等方面的档案资料。财务部门：负责收集、整理、归档幼儿园财务管理工作中形成的文件材料，如财务预算、决算、会计凭证、报表等。各班级教师：负责收集、整理、归档本班级幼儿的各类档案资料，如幼儿成长档案、家园联系手册、幼儿作品等，并定期移交档案室。

三、档案收集1.收集范围上级主管部门下发的各类文件、通知、指示等。幼儿园制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。园务会议、行政会议、教职工大会等会议记录。教师的教学计划、教案、教学反思、听课记录、教学成果等。幼儿的学籍档案、体检记录、疫苗接种记录、成长档案等。幼儿园的招生、招聘、培训、考核等人事管理档案。幼儿园的财务预算、决算、会计凭证、报表等财务管理档案。幼儿园的物资采购、设备维修、食品安全、环境卫生等后勤管理档案。幼儿园组织的各类活动的方案、总结、照片、视频等资料。幼儿园与家长、社区等相关单位的往来文件、协议、合作项目等资料。2.收集要求各部门和教职工应按照档案管理的要求，及时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整。收集的文件材料应真实、准确、规范，字迹清晰，签字盖章齐全，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。对收集到的文件材料要进行分类整理，初步确定保管期限，填写《档案收集登记表》，并及时移交档案室。

四、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法行政管理类：按照文件的性质、内容和来源，分为综合管理、组织建设、人事管理、行政管理、安全管理等类别。教育教学类：按照教育教学活动的不同环节和内容，分为教学管理、课程建设、教学研究、幼儿发展等类别。后勤保障类：按照后勤管理工作的不同领域和内容，分为物资管理、设备管理、食品安全、环境卫生等类别。财务管理类：按照财务管理工作的不同业务和内容，分为预算管理、会计核算、财务报表、资产管理等类别。声像档案类：按照声像资料的内容和形式，分为照片档案、视频档案、音频档案等类别。3.整理步骤装订：对纸质文件材料进行整理，去除金属物，按照一定顺序排列，采用线装或胶装的方式进行装订。分类：根据分类方法，将文件材料分别归入相应的类别中。编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于查阅和统计。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。

五、档案保管1.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映幼儿园短期工作活动，在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为1年至15年。2.保管要求档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。档案柜应定期进行检查和维护，确保档案的安全存放。对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行检查和更新，防止数据丢失。严格执行档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案室查阅、借阅档案。定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和保管状况完好。对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。

六、档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人和相关专业人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面、客观的鉴定。对已失去保存价值的档案，应填写《档案鉴定销毁登记表》，报档案管理领导小组审批后予以销毁。3.销毁程序档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁前应核对档案的数量、内容和鉴定意见，确保销毁的档案准确无误。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。

七、档案统计1.统计内容建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。2.统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，填写《档案统计报表》，并及时上报档案管理领导小组。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.统计分析定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。根据统计分析结果，及时调整档案管理工作的策略和方法，提高档案管理水平。

八、档案利用1.利用原则遵循保密、安全、方便利用的原则，在确保档案安全的前提下，为幼儿园各项工作提供及时、有效的档案信息服务。2.利用范围幼儿园内部人员因工作需要查阅、借阅档案。上级主管部门、有关单位因工作需要查阅幼儿园档案。司法机关、律师因办案需要查阅幼儿园档案。3.利用程序查阅：查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。经档案管理人员审核同意后，在档案室查阅档案。查阅档案时应遵守档案室的各项规章制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。借阅：借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限等信息。经档案管理领导小组审批同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制日期、复制人姓名、复制内容、复制目的等信息。经档案管理人员审核同意后，按照规定的程序进行复制。复制档案应使用复印机、扫描仪等设备进行，不得使用翻拍、复印等手段进行非法复制。复制后的档案应加盖档案室印章，并注明复制日期、复制份数等信息。4.利用反馈档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用效果和存在的问题。对利用档案的部门和人员进行回访，收集他们对档案管理工作的意见和建议，及时改进档案管理工作，提高档案服务质量。

九、档案保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和利用人员的保密职责，加强对档案的保密管理。对涉及幼儿园机密、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。2.保密措施档案室应安装防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全存放。对档案管理人员进行保密教育，提高他们的保密意识和业务水平。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案