内控手册-181 档案管理

18.1档案管理

1.1概述

规定了XX股份自限公司集团忠部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的档案管理，旨在加强公司及各下属子公

司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。

1.2适用范围

适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。

1.3相关制度

档案管理制度

商业秘密保护规定。

1.4职责分工

部门兼职档案员：负贡文作材料的形成、积累、收集、整理、归档及有效利用工作；本部门

档案的收集、整理，按规定向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安

全、保密工作。

档案室：负责对档案进行统一编号，分类保管：负责建立维护档案登记簿：负责执行档案借

阅制度；负责履行档案销毁程序。

1.5流程图

18.1档案管理

各业务部门档案室

工作中形成的档

文件妥善保存

15/R22-

7入次月，

定期归档至档案4瑞号分级分类保

室4管

BIM7

建立档案室避

制度

R1A21

建立档案借鼐

ry

*

建立档案借签定

销毁程序

精会过期档案

结束

2

16控制目标

序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别

I18.1-CT1确保拥有明确的归档资料管理制度经营效率目标

218.1-CT2确保所彳1主要档案及时归档资产保全目标

318.1-€T3询保档案保管安全有序资产保全目标

\18.1-CT4确保公司重要秘密俺科不被泄露资产保全目标

17控制矩阵

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性।3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

«|号职务动类型度迹与义务：4估价或分项目

编号编号

摊;5表达和披露

12345

未对各部门应归档

资料予以明确，导

应当明确需要归档的文件范围以及归

致各部门未将巫婆

I8.1-18.1-C18.I-C档频率.档案管档案管

的资料归档，影响预防型

RlTlAI各部门应当指派专员在归档期限前将理制度理制度

归档的或共性和完

档案归档至公司档案室

整性，从而影响公

司经营效率目标

董那会警莫要会议

“三会全议”后应当由战略与证券管董事会

记录未及时保存、

I8.I-18.1-C18.IC理部指定5人将会议决议、会议记录档案管会议资

归档.不利于事后预防里

R2T2A2及时保存,并按年度提交档案室归档理制度将存档

归档和查阅,影响

保存力中

公司羟营效率目标

I8.I.各储门未在规定期18.1-CI8.K应当明确需要归档的文件范［0以及归档案管档窠管

UA法JH

R3限内珞资料及时进T2AI档频率”理制度理制度

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务।4估价或分项目

编号编号

监5表达和披露

12345

行归档，导致重要各部门应当指派专员在归档期限前将

资料无法及时得到档案归档至公司档案室

有效管理,影响公

司经营效率目标

没有统一的档案归

战略与证券管理椰作为公司档案归口

口管理部门,容易

管理部门，负由建立档案管理室，统

12.1造成公E怡总分U.lC19.1C档案管档案登

一对公司所有资料进行编号归档管预防型

R4散,机密信息丢失T1A3理制度记簿

理,各部门可以保存相关资料的得份

或泄液.影响公司

件,

经营效率目标

各部门未保管好资

料原件,导致归档归档档

归档文件材料必须保持成套性和完务

18.1-的资料因原件遗失18.1-C18.I-C档案管案原件

性，虫要费科应复印保管，原件交档预防&

R5而归档品印件•影T3A4理制度及复印

案室保管，复印件由部门自己保管

响资料的后期管件

理,从而影响公司

5

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

监5表达和披露

12345

经营效率口标

未对资料归类和编

码规则予以明确，

导致资料归类、编应明确归档资料解号方法，档案管理

18.1-I8.I-CI8.I-C档案管档案编

码不统一.影响资员按照统一的资料编号方法对归档资预防理

R6T3A5理制度号方法

科的归集和查阅，科进行嫡号保存

从而影嘀公E经昔

效率口标

未对所有文件进行

箱号管理，档案管

理制度中也未对档

应明确归档资料编号方法，档案甯理

18.1-案编号规则进行规18.1-C18.I-C档案管档案编

员按!!除•的费科编号方法对归档资预防型

R7定可能不利于资料T3A5理制度号方法

料进行编号保存

的查询与保管.容

易导致文件资料丢

失,影响公司经营

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

效率目标

商业秘密分类不怕

当，该保监的信息公司应当明礴商业监级的划分，保密商业秘商业秘

18.1-18.1-C18.1-C

没有保密，导致公期限以及知悉范国，并对不同密缎的预防期定保护密管理

R8T4A6

司的信息保密工作文件制定不同的保存及保密办法科.不规定

不到位

尚未有•个率头部

门对公司现行的文

件、合同、档案的

I8.b格级界定进行煌慈I8.1-CI8.I-C公司层面对所有文档格雄成立.指导文档案管各密钺

预防里

R9和统一，不利于公T4A7件，各部门拿照实施理制度的文件

司对机密文件划分

管理，影响公司处

花效率目标

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

己归将资料部分卷

内无资料明细目

档案管理员应根据各部门归档时提交

录,无法辨识卷内

18.1-I8.1-C18.IC的归档资料清单制作档案资料目录网档案管档案目

具体资料明细,影预防里

RIOT3A8在档案盒内，档案资料目录内容需与理制度录

响资料的保府和口

归档资科一一对应

期利用,从而影响

公司经营效率目标

档案标识不明显.

资料诩人员在档案盒上应清晰明确

影响档案的后期管

I8.bI8.1-CI8.I-C地记录归档资料名称、档案资料编号、档案管档案标

理和借同,从而影预防里

RIIT3A9档案资料保密级别、灯档期限等主要理制度签

响公司会营效率目

信息，姓档案首理员核对后保存

标

归档资料的资料材

归档的文件材料必须符合文件格式及

18.1-质和标识不符合基18.1-CI8.1-C档案管档案标

的写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和预防翌

RI2求,导致打档资料T3A10理制度签

批改文件

标识不明显.影响

8

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

档案资料的完整

度,从而影响公司

经营效率目标

来统一使用档案盒

存放归档资料,档

案存放形式不规应明确规定所存纸质归档资料应装订

18.1-I8J-CI8.I-C档案管

范.导效档案费科成册.装入档案余内统一归档“光盘预防型

RI3T3All理制度

容易损坏,保管期及其他电子归档资料应按规定以档

限降低.影响公司

经营效率目标

未具体明确各种归

档资料的保管期

应明确各种归档资料的保存期限，对

18.1-限,导致档案管理18.1-C18.I-C档案管档案管

于国家有相关规定的档案存档期限应预防&

R14人员不清楚档案应T3A12理制度理制度

当严格按照国家规定执行

该保存多久或何时

应俏毁哪些档案.

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

影响公司经营效率

目标

未在档案盒上注明

档案保管期限，导

致部分已失去价值在归倒应明瑜在档案盒上标注归档

18.1-I8.I-CI8.K档案管

的档案长期滞留或期限并经档案管理员核对确认后归档预防里

RI5T3AI>理制度

揖要费科坡提前销处理

毁,影响公司经营

效率口标

未定期对档案室进

行清洁整理,导致

档案行理办负由档察室的安全、保密档案室

档案室内环境阻

18.1-I8.I-CI8.K工作.做好防火、防盗、防潮、防光、档案管温度湿

fit.造成档案资料发现星

RI6T3AI4防尘、防虫、防以工作，进行温湿度理制度度记录

保管环境不符合妥

的测定与控制，做好记录表

求,影响公司经营

效率目标

10

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

监5表达和披露

12345

未制定档案库房人

员出入制度,导致

应明确档案军人员进出嫌定，公司内

无关人员随总进出出入档

18.1-I8.1-C18.IC部人员进入档案库房需持有部门负表申清/档案管

档案除阴,可能造预防里案室申

RI7T3A1S人或领导的许可或批示；外部人员进审批理制度

成档案资料丢失或请单

入档案室时需行相关领导审批单

受根，影响公司羟

管效率H标

没有根据文件密级

规定相关的借阅权

应当根据资料文件的密级程度，设定

18.1-限,不利于公司对18.I-CI8.K档案管档案借

不同层级的出的权限，只有住姓过授预防平

RI8机潸文件的管理.T4A16理制度问权限

权人员审批后方可办理文件借阅

影响公司经营效率

目标

公司会计档案借阅档案借

I8.bI8.1-CI8.I-C公司设置会计档案借阅登记簿，对于档案管

没有明缁的借阅办预防型问S记

RIOT4AI7公司员工借阅财务档案进行登记理制度

法或记录,不利于簿

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

会计档案的保管和

公司信息数据的保

密，影响公司经注

效率和信息保密目

标

档案借阅登记表信

息用写不仝.包括档案费M借同时必须在档案费忖登记

经办人等信息.导簿上.徉细记录借阅信息,包括借俄1人档案借

18.1-I8.1-CI8.I.C档案管

致档案管理人员无签字、归还时间、借阅原囚及档案管预防里问S记

R20T4AI8理制度

法有效找踪被借阅理员签字确认,借回信息未填写完整簿

的档案资料，影响的不得将档案资料外借使用

公司羟首效率目标

档案管理员没有对档案借阅人员需要对档案资料进行措档案借

18.1-档案资料借出拷18.1-CI8.1-C贝或夏印时需向档案管理员申请并出档案管何登记

预防翌

R21贝.复印等进行管T3A19示相关领导审枇单.经档案管理员确理制度簿、档档

理,今坡公司机密认后才能拷贝或复FI1案借阅

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

资料被泄露,影响审批单

公司经营效率口标

未明确电子陵料保

管制度，导致电子

电子档

18.1-资料归档缺少有效18.1-C18.I-C应当在档案管理制度中明确对电子档档案管

预防型案保管

R22分类和管珅,SMT3A20案的管理要求理制度