2025厦门亚翰房地产合同管理制度

2025厦门亚翰房地产合同管理制度第一章总则第一条为规范厦门亚翰房地产有限公司（以下简称“本公司”）及其下属子公司、分支机构的合同管理工作，提高合同管理的标准化、规范化水平，增强防范合同风险的能力，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及本公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于本公司及下属子公司、分支机构在房地产开发、销售、租赁、竣备及其他相关业务中涉及的所有合同（包括但不限于销售合同、采购合同、施工合同、监理合同、租赁合同等）的签订、履行、变更、解除及档案管理等工作。第三条合同管理应当遵循合法合规、规范管理、防范风险、促进业务发展的原则。第二章合同管理范围及职责第四条合同管理范围房地产开发及销售相关合同：包括商品房买卖合同、认购协议、预定协议等。施工及工程相关合同：包括施工总承包合同、专业分包合同、监理合同、勘察设计合同等。物业管理及服务相关合同：包括前期物业服务合同、物业移交协议、专项服务合同等。采购相关合同：包括建筑材料采购合同、设备采购合同、广告宣传合同等。其他与公司经营相关的合同：包括战略合作协议、咨询服务协议、融资协议等。第五条合同管理职责法务部负责合同管理制度的制定、修订及监督执行，提供法律咨询和法律审查服务。合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订及履行工作，并承担合同履行过程中的相关责任。财务部负责合同款项的审核、支付及结算工作，确保资金使用安全。档案管理中心负责合同档案的保管、归档及查阅工作。第三章合同的签订与审查第六条合同的签订流程合同承办部门根据业务需要提出合同需求，填写《合同立项申请表》，经部门负责人审核后提交法务部。法务部对合同的合法性、合规性及风险进行审查，并提出审查意见。合同承办部门根据法务部的审查意见进行修改，修改后的合同需提交法务部确认。合同经法务部确认后，由公司授权代表人签字并加盖合同专用章。第七条合同条款审查要点合同主体资格：确保合同相对方具有合法的经营资质和履约能力。合同内容合法性：合同条款不得违反国家法律法规及公司利益。权利义务约定：明确双方的权利义务、履行期限、方式及违约责任。风险防范措施：明确争议解决方式、担保措施及不可抗力条款。第八条合同签订授权公司法定代表人或授权代表人签署合同。授权代表人的授权范围及权限由公司总经理办公会审定并通过正式文件明确。第九条签订合同的注意事项合同文本必须使用公司统一制定的合同模板，不得随意修改。合同内容不得遗漏重要条款，尤其是支付方式、违约责任及争议解决方式。合同签署前需确保对方已提供有效的营业执照、资质证书等相关证明文件。第四章合同的履行与变更第十条合同履行合同承办部门负责合同的具体履行，定期跟踪合同履行情况并形成书面报告。在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为，合同承办部门应立即向公司报告，并采取相应的法律措施维护公司权益。第十一条合同变更合同履行过程中如需变更合同内容，应由双方协商一致并签订书面补充协议。变更后的补充协议需按照本制度规定的审批流程进行审查和签署。补充协议与原合同具有同等法律效力。第十二条合同解除合同履行过程中如需解除合同，应由双方协商一致并签订书面解除协议。单方解除合同的情形需符合国家法律法规及合同约定的条件，并经法务部审核后方可实施。第五章合同风险控制与法律审查第十三条合同风险控制在合同签订前，合同承办部门应对合同相对方的资质、信誉及履约能力进行调查，必要时可委托专业机构进行资信调查。法务部应根据调查结果进行风险评估，提出风险防控建议。第十四条合同法律审查所有合同在签订前必须经过法务部的法律审查，未经审查的合同不得签署。法务部在审查过程中发现重大问题或法律风险的，有权建议合同承办部门暂停合同签订。第六章合同的档案管理第十五条合同档案管理合同档案包括合同正本、副本、补充协议、往来函件、会议纪要等相关资料。合同签订后，合同承办部门应在三个工作日内将合同档案提交档案管理中心归档。档案管理中心应建立合同档案管理台账，确保档案的完整性和安全性。第十六条合同档案查阅因工作需要查阅合同档案的，需填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后方可查阅。合同档案不得外借，确需外借的需经公司总经理批准，并办理相关借阅手续。第七章合同信息化管理第十七条合同信息化管理本公司采用统一的合同管理信息化平台，实现合同从起草、审批到履行、归档的全过程电子化管理。法务部负责合同管理平台的日常维护和更新，确保平台运行稳定。第十八条合同信息的保密合同管理平台中的信息属于公司机密，未经授权不得向外部披露。合同承办部门应妥善保管合同信息，防止信息泄露。第八章合同管理的监督与责任第十九条监督机制法务部负责对合同管理的全过程进行监督，定期组织合同管理检查。内部审计部负责对合同管理的合规性进行审计，发现问题及时提出整改意见。第二十条违规责任因合同承办部门未按本制度履行职责导致公司遭受损失的，由该部门及相关责任人承担相应责任。因合同相对方原因导致损失的，由合同承办部门负责追偿，并将追偿结果报法务部备案。第二十一条奖惩机制对于在合同管理中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。对于违反本制度规定，造成公司损失的部门或个人，公司将根据情节严重