财务部费用报销管理办法

第页股份有限责任公司文件编号WPS-CW-01版本编号5.0财务部费用报销管理办法页数共6页编制日期202*年**月**日生效日期202*年**月**日编制财务部审核批准费用报销管理规定所有费用开支必须符合公司审批权限人审批同意，报销手续必须符合报销流程的有关规定。所有费用报销实行相互牵制原则，各部门的费用均必须经过部门经理审批，部门经理由副总审批，副总由总经理审批，若某项费用由不同上下级的两人以上产生，必须由最高职务的人办理报销手续。物资采购（包括办公用品）报销必须附有《申购单》、《验收入库单》。招待费和礼品费用报销必须附有《招待申请单》原件，按照公司审批权限的限额由相关主管签字。差旅费报销必须附有《出差申请表》，出差时发生其他实报实销项目的，应另外进行审批，如发生招待费应填报《招待申请单》。差旅费报销时应统一填写《差旅费报销单》，不能填写《费用报销单》。原则上当天返回的出差，如果只发生交通费用的则作为一般费用报销填写《费用报销单》。所有修缮工程和建造工程必须事先按公司审批限额向相关主管进行书面请示，请示时必须附有《工程预算表》，开工前经办人应事先与财务部协商发票的开具事宜，并且必须在与建造方签订合同后方可开工，工程完毕办理报销时需提供《工程预算表》、《工程决算表》、《验收证明》以及《发票》。未按规定流程执行的，财务部有权拒绝付款。汽车维修及保养费用报销必须附有相关单据及服务性发票，原则上只有所有权属于公司的汽车才能办理报销相关费用，若因私车公用产生的费用原则上不予以报销，如特殊情况须按审批权限经相关主管、领导特批后方可报销。所有需对外支付给供应商的款项，必须要有手续齐全的结算单，并先经财务部会计复核，才能逐级向上申报审批。公司的电话费、手机费、宽带费、水电费、快递费等转账支付的公共费用，由行政部填制《付款申请单》统一付款，并每月提供费用分配表给财务部作为费用分摊的依据。关于财务报销单据取得、分类粘贴及单据填制的管理规定原始凭证的取得所有费用报销原则上必须取得税务部门统一印制的正式发票或财政部门印制的行政事业单位收据，费用支出必须符合公司审批权限，报销手续必须符合公司流程的有关规定。超过1000元以开支取得正式发票确实有困难的，经办人必须事先经过财务部允许方可开支，否则财务部有权拒绝报销付款。报销的发票印章应齐全，必须有税务机关统一印制的发票监制章并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；行政事业收据必须有省或市级财政部门统一印制财政票据监制章并加盖财务专用章。发票或收据记载的各项内容均不得涂改。内容记载有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处还必须加盖出具单位公章；金额记载有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始单据上更正。发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补。票据遗失的报销规定住宿费或购物发票遗失的，须提供对方单位出具的证明（单据号码、金额、业务内容等）或直接提供原始票据财务联复印件。并加盖原开出单位的财务专用章。证明和复印件需由处室负责人和财务处长签字方可代作原始凭证。单程车船飞机票遗失的，由本人写出书面情况说明，经同行人员证明和主管签字确认。火车票、汽车票遗失的，可比照另一单程票价，在规定的标准内给予报销；单程飞机票遗失，可比照同程火车硬卧票价的标准给予报销。双程票遗失的，经审批后，持相关证明票据（如住宿费收据、会议报到通知、一同出差人员的票据等）到财务部审批。不能证明其出差时间、地点的不予以报销。超市、商场、酒店等地方的电脑打印的小票以及传真纸的原始凭证必须复印后才能作为报销附件。原始凭证的分类及粘贴规则原始凭证粘贴前需要按费用项目内容先行分类，例如交通费（包括出差购买的火车、轮船、飞机、汽车票及相关手续费等；出差地的市内交通费；本市零星的交通费等）、住宿费、电话费、快递费、资料复印费、材料费、办公用品费、运杂费、港杂费、修理费、保险费、餐费、礼品费、业务招待费等等。为规范会计凭证，报销汇总单即报销时所填写的“费用报销单”或“差旅费报销单”的后面不得直接粘贴原始单据，始始单据需分类粘贴在与报销汇总单大小一致的纸张上（以下简称“粘贴单”，公司不另外定制粘贴单，各部门可以利用打印或复印后无用的废纸裁剪），以便于会计凭证的装订及保管。若原始单据的大小与报销汇总单的大小相差不大，原始单据直接左对齐粘贴于“粘贴单”上，多张单据可重叠粘贴，粘贴时胶水应统于抹在单据的左侧。若原始单据的大小明显比报销汇总单要长或者高，则按左侧和上沿对齐的原则粘贴，多张单据可重叠粘贴，粘贴时胶水应统于抹于单据的左上角。若原始单据较小而且数量较多，单据应按鱼鳞状的方式粘贴，先贴小的后贴大的，从右侧贴起，注意上沿不得超过“粘贴单”的上沿，粘贴要尽量平齐；一张“粘贴单”上一排贴不开的可以贴两排；一张“粘贴单”上贴不开的可以贴两张或三张、四张；单据尽量按文字的方向竖着贴，细长条的也可以横过来贴；单据粘贴时要贴出层次，主要是右侧的层次感而非左侧；胶水统于抹于单据的左侧，注意不要将下面单据的右侧贴住。每张“粘贴单”粘贴完毕时，应在粘贴纸的右下角注明本张纸所粘贴的单据张数及合计金额。单据粘贴时应采用胶水或者固体胶，不得使用订书钉、大头针、别针、回形针等金属制品，粘贴时若发现原始单据原本就有订书钉、大头针、别针、回形针等金属制品的，应先将其取出后才能进行粘贴。报销单据的填制要求。公司报销单据主要为两大类《差旅费报销单》和《费用报销单》；《差旅费报销单》主要用于报销公司员工到外地（常驻办公地所在地市以外的地方）出差产生的各项费用（必须有出差申请表），其他费用一般填写《费用报销单》。《差旅费报销单》及《费用报销单》主要用于报销那些款项已由经办人代垫或已从备用金中支付给对方单位（收款人）的费用，或者对方单位要求自己到我司财务部领取现金的费用，若需要通过转账的形式付款的费用，经办人应填写《付款申请单》。《差旅费报销单》必须填写清楚报销日期、出差人姓名、部门、出差事由、出差时间、大写金额、小写金额，报销项目、单据张数、金额（每个项目对应金额）应按报销人实际情况填写，每个项目的单据数及其金额应与所粘贴的附件一致，各项目对应金额合计、大写金额与小写金额三者必须相符，否则财务部有权拒绝受理该报销单。《费用报销单》必须填写清楚报销日期、用款部门、验证人、经办部门、经办人、摘要、大写金额、小写金额（合计），若用款部门为空则自动默认就是经办部门，费用项目、单据张数、金额（每个项目对应金额）应按报销人实际情况填写，每个费用项目的单据数及其金额应与所粘贴的附件一致，各项目金额合计、大写金额与小写金额三者必须相符，否则财务部有权拒绝受理该报销单。《付款申请单》必须填写清楚收款方的单位名称、开户行、账号、合同号、开票类别、到票日期，付款方式，款项用途、经办人、大写金额、小写金额；若没有签字合同的合同号可为空；开票类别应根据实际情况填写“专用发票”、“普通发票”、“服务性发票”、“建安发票”、“无票”等字样；到票日期若发票已到则填写“已到”，若发票未到则填写预计到票日期或对方单位承诺的日期。公司关于电话费、手机费、宽带费、水电费、快递费等公共费用的报销无需填写费用报销单，行政部申请付款时填制《付款申请单》，每月行政部必须提供费用分配表以及发票给财务部作为费用分摊的依据。《差旅费报销单》、《费用报销单》、《付款申请》均为一式两联，经办人、审核人和审批人填写签字时应用复写纸进行复写，填写应使用黑色钢笔或中性笔（水笔），填写字迹应端正清楚，特别是《付款单请单》的收款方单位名称、开户行、账号以及所有单据的金额部分，一律不得涂改，否则财务部有权拒绝受理。主办会计是报销单据的指定接收人，主办会计应对所接收的报销单进行审核登记，对于不符合要求的报销单据及时通知当事人。费用报销审批权限金额（A)主办会计财务经理财务总监总经理董事长A≤500元审核审批500元<A≤1000元审核审核审批1000元<A≤50000元审核审核审核审批A>50000元审核审核审核审核审批费用报销付款时限审核、审批手续完成后，当周周五为出纳的费用报销付款日，如遇节假日则顺延自下个工作日；在审批、审核、付款过程中，因资料不齐等原因未通过审批的，应在规定时限逐级退回，或要求提报部门补充资料；发现弄虚作假等违法违规行为的，应及时汇报上级处理。若因报销金额较大，财务部因资金调配原因未能在规定时间予以付款的，财务部应至少提前2天知会当事人。处罚与奖励规定公司所有费用报销必须如实申报，发现弄虚作假等违法违规行为的，公司将给予严肃处理，情节严重者将提交司法机关处理。财务部门在审核报销单据过程中（或事后审计过程中）有确切证据证明经办人有弄虚作假行为的，财务部将追溯认定该经办人近12个月的所有费用报销都存在虚报行为，且按本次虚报金额所占申报金额的比例推算该经办人近12个月的虚报金额，视情况恶劣程度对经办人按该金额1-10倍进行处罚。经办人的直接主管由于监管不力应承担连带责任，按经办人被处罚金额的10%进行处罚。公司所有员工对费用报销的弄虚作假行为有检举揭发权，任何员工若能提供确着证据证明经办人有违法违规的虚报费用行为，公司给予虚报金额的100%作为奖励。公司