小单位公司采购流程管理制度

小单位公司采购流程管理制度一、总则1.目的为了规范公司采购流程，加强采购管理，提高采购效率，确保采购活动的公开、公平、公正，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、原材料、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。效益性原则：在满足公司需求的前提下，追求采购成本最低化，提高采购资金使用效益。公正性原则：采购过程应公正透明，确保所有供应商享有平等的竞争机会。诚实守信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行采购合同约定。

二、采购组织与职责1.采购决策机构采购领导小组：由公司高层管理人员组成，负责对重大采购项目进行决策，审批采购预算、采购计划及采购合同等。职责：审议公司采购战略和政策。审批年度采购预算。审定重大采购项目的采购方式、供应商选择等。监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门采购部：作为公司采购的执行部门，负责具体采购业务的操作。职责：根据各部门需求，编制采购计划并组织实施。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议。3.需求部门各部门：负责提出本部门的采购需求，参与采购过程中的技术标准制定、验收等工作。职责：根据工作需要，提前向采购部提交采购申请。明确采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等。协助采购部进行供应商考察、样品确认等工作。参与采购物品或服务的验收工作，反馈使用过程中的问题。

三、采购预算管理1.预算编制采购部应于每年末根据公司下一年度的经营计划和业务需求，会同各需求部门编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并经各需求部门负责人审核、采购部汇总后报公司采购领导小组审批。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等，经采购部审核后报采购领导小组审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购支出是否符合预算安排。采购部应定期向公司采购领导小组汇报采购预算执行情况，对预算执行过程中出现的问题及时进行分析和解决。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并经部门负责人签字审核。《采购申请表》提交至采购部，采购部对申请内容进行初步审核，审核通过后进入采购流程。2.采购计划制定采购部根据各需求部门提交的采购申请，结合库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并报采购部负责人审批。3.供应商选择与管理供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。供应商筛选：采购部对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，确定入围供应商名单。供应商评估：采购部定期对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商品质、交货期、价格、服务等方面，根据评估结果对供应商进行分类管理。供应商选择：对于采购项目，采购部从入围供应商中选择合适的供应商进行采购谈判。选择供应商时应综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，确保选择最优供应商。4.采购谈判与合同签订采购谈判：采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。合同签订：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。5.采购订单下达采购合同签订后，采购部根据合同内容下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。采购订单下达后，采购部应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。6.到货验收采购物品或服务到货前，采购部应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门会同采购部等相关部门按照采购合同及相关标准对到货物品或服务进行验收，验收内容包括数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，需求部门填写《验收单》，经相关人员签字确认后交采购部存档。如验收不合格，采购部应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。7.付款结算采购物品或服务验收合格后，采购部应根据采购合同约定，及时办理付款手续。采购部填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经采购部负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，按照公司财务制度进行付款结算。

五、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。采购部应按照国家法律法规及公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。招标采购应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与投标竞争。2.询价采购对于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的采购项目，采用询价采购方式。采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，然后根据报价情况选择最低价成交。询价采购应选择至少三家以上的供应商进行询价，确保询价结果的合理性。3.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部应填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由、供应商名称等信息，经采购领导小组审批后实施采购。4.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。采购部成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。竞争性谈判采购应邀请至少三家以上的供应商参与谈判，确保谈判过程的公平、公正。

六、采购风险管理1.风险识别采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估采购部对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.风险应对措施供应商风险：加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，与优质供应商建立长期合作关系，降低供应商违约风险。市场风险：关注市场动态，及时掌握市场价格变化趋势，合理安排采购时间和数量，避免因市场波动导致采购成本增加。质量风险：加强采购物品或服务的质量检验，严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保采购物品或服务符合要求。合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性，避免合同纠纷。付款风险：严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，加强对供应商付款申请的审核，防范付款风险。

七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。采购部应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向公司采购领导小组汇报自查情况。2.外部