合同管理制度

合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。

（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，分管副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题。

（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一管理工作，其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.参与合同的谈判、起草、审核等工作；3.负责合同的签订、编号、归档、保管等工作；4.监督合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题；5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。

（三）合同承办部门合同承办部门负责具体合同的谈判、起草、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同的审核、签订、归档等工作。其主要职责包括：1.负责合同项目的调研、可行性分析等前期工作；2.组织合同的谈判，起草合同文本；3.按照合同管理流程，将合同文本提交审核、签订；4.负责合同的履行，及时解决合同履行中出现的问题；5.定期向合同管理部门报告合同履行情况。

（四）合同审核部门公司设立合同审核小组，由合同管理部门、法务部门、财务部门等相关人员组成。合同审核小组负责对合同文本进行审核，提出审核意见。其主要职责包括：1.对合同的合法性、合规性、合理性进行审核；2.对合同的风险进行评估，提出防范措施和建议；3.对合同的条款进行审查，确保合同条款清晰、准确、完整。

三、合同的签订（一）合同谈判1.合同承办部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和谈判，了解对方的主体资格、资信状况、经营能力等情况，确保合同的签订具有可行性和安全性。2.谈判过程中，应明确双方的权利义务、合同标的、价格、质量标准、履行期限、违约责任等主要条款，并形成谈判记录。

（二）合同起草1.合同承办部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，条款应清晰、准确、完整，避免歧义。2.合同文本应包括首部、正文、尾部三部分。首部应写明合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；正文应详细约定双方的权利义务、合同标的、价格、质量标准、履行期限、违约责任等条款；尾部应写明合同的签订日期、签订地点、双方签字盖章等内容。

（三）合同审核1.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同审核小组进行审核。审核小组应在规定的时间内完成审核工作，并提出审核意见。2.审核意见应包括对合同的合法性、合规性、合理性、风险评估等方面的评价，以及对合同条款的修改建议。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。

（四）合同签订1.经审核通过的合同文本，由合同承办部门负责人签字后，报公司法定代表人或其授权代理人签字盖章。2.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本副本提交合同管理部门备案，并负责将合同正本交相关部门或人员履行。

四、合同的履行（一）履行计划合同承办部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点，并将履行计划报合同管理部门备案。

（二）履行通知合同承办部门在履行合同过程中，如需要对方履行义务或通知对方有关事项，应及时以书面形式通知对方，并保留相关证据。

（三）履行跟踪合同承办部门应定期对合同的履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决履行中出现的问题。如发现对方存在违约行为，应及时采取措施，追究对方的违约责任。

（四）履行变更合同在履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应及时与对方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。

（五）履行争议处理合同履行过程中如发生争议，合同承办部门应及时与对方协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在争议处理期间，合同双方应继续履行合同中无争议的部分。

五、合同的变更与终止（一）合同变更1.合同变更应经合同双方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利义务等条款。2.合同变更后，合同承办部门应及时将变更协议副本提交合同管理部门备案，并负责通知相关部门或人员按照变更后的合同履行。

（二）合同终止1.合同终止的情形包括：合同履行完毕、合同解除、合同无效、合同被撤销等。2.合同终止后，合同承办部门应及时办理相关手续，如结算款项、清理物资、返还财产等，并将合同终止情况报合同管理部门备案。

六、合同的归档与保管（一）归档范围公司签订的各类合同及其相关文件，包括合同文本、谈判记录、审核意见、变更协议、终止协议、履行记录等，均应归档保存。

（二）归档要求1.合同承办部门应在合同签订后[规定时间]内，将合同文本及相关文件整理成册，提交合同管理部门归档。2.合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行分类、编号、装订，并建立电子档案。3.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、准确性和安全性。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。

（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅时应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[规定天数]，借阅人应按时归还，并保证档案的完整性和安全性。

七、合同的监督与检查（一）监督检查部门公司合同管理部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行定期或不定期的监督检查。

（二）监督检查内容1.合同管理制度的执行情况；2.合同签订、履行、变更、终止等环节的合法性、合规性、合理性；3.合同双方的履约情况；4.合同档案的管理情况。

（三）监督检查方式1.书面检查：合同管理部门定期要求合同承办部门提交合同履行情况报告，对报告内容进行审查分析。2.实地检查：合同管理部门对合同履行现场进行实地考察，了解合同履行的实际情况。3.专项检查：针对重大合同或合同履行中出现的问题，组织开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。

（四）问题处理1.合同管理部门在监督检查过程中发现问题的，应及时向合同承办部门发出《合同监督检查整改通知书》，要求其限期整改。2.合同承办部门应按照整改通知书的要求，认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并在规定的时间内将整改情况书面报告合同管理部门。3.合同管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的合同承办部门，将按照公司相关规定进行处理。

八、合同风险防范（一）风险识别与评估合同管理部门应定期组织对合同风险进行识别与评估，分析合同可能面临的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。

（二）风险防范措施1.加强市场调研：合同承办部门在签订合同前，应充分了解市场动态和对方情况，降低市场风险。2.严格资信审查：对合同对方的主体资格、资信状况、经营能力等进行严格审查，防范信用风险。3.规范合同条款：合同文本应明确双方的权利义务、违约责任等条款，避免模糊不清或歧义，防范法律风险。4.加强合同履行跟踪：合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和