IDC企业印章管理制度

IDC企业印章管理制度一、总则1.目的为加强IDC企业印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于IDC企业总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有涉及印章使用的单位和个人。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各部门专用章等具有法律效力的印章。二、印章的刻制与启用1.印章刻制因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司行政部门。行政部门对申请进行审核，确保印章刻制的必要性和合规性。审核通过后，报公司分管领导审批。经批准后，行政部门统一安排印章刻制工作，选择具有资质的正规印章制作单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门负责领取并进行登记，记录印章的名称、规格、编号、刻制日期、领取人等信息。2.印章启用新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息，并组织相关人员进行印章使用培训。印章启用时，行政部门应在印章使用登记表上记录启用日期，并由保管人签字确认。对于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，启用时应留存印模，以备后续核对。三、印章的保管1.保管原则实行专人专管原则，每枚印章必须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。印章保管应确保安全，防止印章被盗、丢失、损坏或擅自使用。严禁将印章交由非保管人员代管，严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。2.保管地点公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，并安装监控设备。各部门专用章应存放于部门负责人指定的安全地点，并由专人负责保管。3.保管人职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，定期检查印章的完好情况。严格按照印章使用规定进行用印，对每一次用印进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、用印内容、用印份数、批准人等信息。不得擅自将印章带出公司使用，如因工作需要确需带出的，必须经公司分管领导批准，并办理相关借用手续。印章保管人因工作变动或其他原因不能继续保管印章时，应及时办理印章交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。四、印章的使用1.使用范围公司公章：用于公司对外的正式文件、报告、证明、授权委托书、合同协议等重要文件的签署。法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关文件、合同协议等的签署。合同专用章：用于公司对外签订的各类合同协议的签署。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务的办理。发票专用章：用于公司开具发票时的盖章。各部门专用章：用于本部门内部的文件、通知、报表等的盖章，不得用于对外签订合同或其他具有法律效力的文件。2.使用流程申请：用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印文件名称、用印内容、用印份数、用印日期、批准人等信息，并经部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项需经公司分管领导或法定代表人审批。用印：审批通过后，用印人携带《印章使用申请表》及相关文件到印章保管人处用印。印章保管人应认真核对申请表内容与相关文件是否一致，经确认无误后，在用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印情况。盖章后文件的处理：用印完成后，用印人负责将盖章后的文件妥善保管，并按照公司规定的流程进行发放、存档或其他处理。3.特殊情况用印紧急情况下，如因突发事件需要立即用印，但无法按照正常流程进行审批时，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于涉及金额较大、风险较高的合同协议等重要文件，在盖章前应进行法律审核，确保文件的合法性和合规性。五、印章的停用与销毁1.停用情形因公司名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，原印章不再使用。印章损坏、遗失或被盗等无法继续使用。2.停用流程行政部门负责通知各部门原印章已停用，并收回已发放的印章使用申请表、印章使用登记表等相关资料。印章保管人应在接到停用通知后，立即停止使用印章，并将印章交回行政部门。行政部门对收回的印章进行登记，记录印章名称、编号、停用日期、收回人等信息。3.销毁流程对于停用的印章，行政部门应按照公司规定的程序进行销毁。一般情况下，由行政部门会同审计部门、法务部门等共同进行印章销毁工作。销毁印章时，应采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用，并在销毁现场填写《印章销毁登记表》，记录印章名称、编号、销毁日期、销毁方式、参与人员等信息。《印章销毁登记表》应由参与销毁的人员签字确认，并妥善保存存档，以备后续查阅。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合本制度规定，是否存在违规用印行为。对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督检查行政部门负责对印章管理情况进行日常监督检查，不定期抽查印章保管人对印章的保管情况、用印登记情况等。各部门负责人应加强对本部门印章使用情况的监督管理，确保印章使用合规、安全。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。因违规用印给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应