档案管理细则

档案管理细则一、总则1.目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，为单位各项工作提供有力的支持和保障，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于本单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、维护档案的真实性和完整性、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责统筹协调本单位的档案管理工作。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范有序进行。对档案进行分类、编号、编目等，便于查找和利用。维护档案的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。为单位各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理。参与档案信息化建设，推进档案数字化管理。三、档案的收集与整理1.收集范围上级机关来文、指示、通知、批复等文件材料。本单位形成的各类文件、报告、计划、总结、会议记录、合同协议、财务报表、人事档案等。下属单位报送的重要文件、资料等。与外单位签订的合作协议、往来信函等。2.收集要求各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保材料齐全、完整。及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，不得积压或遗漏。对于重要文件材料，应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同年度、保管期限、类别进行整理。便于保管和利用。4.整理方法分类：按照档案的性质、内容等进行分类，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档1.归档时间文书档案应在次年上半年归档。其他门类档案应在项目结束或工作完成后及时归档。2.归档流程各部门收集整理好的档案材料，经部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行检查、核对，符合要求的予以接收，并办理交接手续。将接收的档案按照整理要求进行进一步整理、编目，然后上架存放。五、档案的保管1.保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。2.保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案破损、霉变等应及时修复或复制。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。严格控制档案库房的温度、湿度，确保档案保存环境适宜。建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管情况等。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.借阅规定外单位人员因特殊原因需要借阅本单位档案的，应提前向本单位提出申请，经单位负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理部门应留存借阅人的有效证件复印件，并做好登记。借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。借阅人归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据国家有关规定和本单位实际情况，对档案进行定期鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定内容档案的保存价值：根据档案的重要性、历史意义、现实利用价值等，确定档案的保管期限。档案的完整性：检查档案是否齐全、完整，有无缺页、破损等情况。档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确。4.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报单位负责人批准。编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册存档。八、档案的统计与移交1.统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，向上级主管部门报送。2.移交工作单位撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。档案管理人员调动工作时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。九、档案信息化管理1.信息化建设目标推进档案管理信息化，实现档案的数字化存储、检索、利用，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化扫描对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的在线查询、借阅申请、审批等功能。4.数据安全加强档案信息化系统的数据安全管理，