工程项目类自主采购管理暂行办法

工程项目类自主采购管理暂行办法一、总则1.目的为加强工程项目类自主采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司工程项目建设过程中，由项目实施单位负责组织实施的自主采购活动，包括但不限于工程设备、材料、构配件及相关服务的采购。3.基本原则（1）依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。（2）公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会。（3）诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（4）效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、职责分工1.项目实施单位（1）负责编制自主采购计划，明确采购项目、规格型号、数量、技术要求、采购时间等内容。（2）组织采购活动的实施，包括供应商选择、采购合同签订与执行等。（3）对采购项目的质量、进度、成本等负责，协调解决采购过程中的问题。2.采购管理部门（1）负责制定和完善自主采购管理制度、流程和标准。（2）对项目实施单位的采购计划进行审核，提出意见和建议。（3）监督采购活动的合规性，定期对采购项目进行检查和评估。3.财务管理部门（1）参与采购合同的审核，对采购资金的预算、支付等进行管理。（2）负责采购成本的核算和分析，提供财务数据支持。4.审计部门（1）对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的真实性和效益性。（2）对采购过程中发现的违规问题进行调查和处理。三、采购计划管理1.采购计划编制项目实施单位应根据工程项目进度计划，结合项目实际需求，提前编制自主采购计划。采购计划应包括以下内容：（1）采购项目名称、规格型号、数量、技术要求等详细清单。（2）预计采购时间和交货时间。（3）采购预算金额。（4）采购方式选择（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）。2.采购计划审核采购计划编制完成后，应提交采购管理部门进行审核。采购管理部门主要审核以下内容：（1）采购计划是否符合工程项目实际需求和进度要求。（2）采购方式选择是否合理合规。（3）采购预算金额是否准确合理。经审核通过的采购计划，由采购管理部门报公司主管领导审批后实施。四、采购方式及适用条件1.公开招标（1）适用条件：采购货物或服务具有以下情形之一的，应当采用公开招标方式：采购金额较大，单项合同估算价达到国家规定的公开招标限额标准以上。技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。（2）招标程序：发布招标公告：通过国家指定的媒体或公司内部网站等渠道发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标范围、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式等。发售招标文件：潜在投标人按公告要求获取招标文件，并按规定缴纳招标文件费用。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人在规定时间内与招标人签订采购合同。2.邀请招标（1）适用条件：采购货物或服务具有以下情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大，且采用邀请招标方式更经济合理。（2）招标程序：发布投标邀请书：向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。发售招标文件：潜在投标人按邀请书要求获取招标文件，并按规定缴纳招标文件费用。开标评标：同公开招标程序中的开标评标环节。定标：同公开招标程序中的定标环节。签订合同：同公开招标程序中的签订合同环节。3.竞争性谈判（1）适用条件：采购货物或服务具有以下情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要。不能事先计算出价格总额。（2）谈判程序：成立谈判小组：由项目实施单位、采购管理部门、财务管理部门等相关人员组成谈判小组。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与各供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件要求和供应商最后报价情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。签订合同：成交供应商在规定时间内与招标人签订采购合同。4.询价（1）适用条件：采购货物或服务具有以下情形之一的，可以采用询价方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（2）询价程序：成立询价小组：由项目实施单位、采购管理部门、财务管理部门等相关人员组成询价小组。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。签订合同：成交供应商在规定时间内与招标人签订采购合同。5.单一来源采购（1）适用条件：采购货物或服务具有以下情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。（2）采购程序：提出申请：项目实施单位向采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源供应商名称及选择该供应商的理由等。审核批准：采购管理部门对申请进行审核，报公司主管领导审批。经批准后，项目实施单位与单一来源供应商进行采购谈判，签订采购合同。五、供应商管理1.供应商选择（1）建立供应商库：采购管理部门负责建立公司工程项目类自主采购供应商库，收录具备一定资质、信誉良好、有相关产品供应能力的供应商信息。（2）供应商筛选：项目实施单位根据采购项目需求，从供应商库中筛选出符合要求的潜在供应商，并对其进行资格审查。资格审查内容包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、售后服务能力等。（3）实地考察：对于重要采购项目，项目实施单位可组织对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术水平等情况，为供应商选择提供参考。2.供应商评价（1）定期评价：采购管理部门定期组织对供应商进行评价，评价周期一般为一年。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。（2）动态管理：根据供应商评价结果，对供应商库进行动态管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先合作机会；对于评价不合格的供应商，应及时清理出库，并禁止其参与公司后续采购项目。3.供应商激励与约束（1）激励措施：对于在产品质量、交货期、售后服务等方面表现优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。（2）约束措施：对于违反采购合同约定、产品质量出现问题、交货期延误等情况的供应商，公司可采取相应的约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作、降低信用等级等。情节严重的，依法追究其法律责任。六、采购合同管理1.合同签订（1）合同起草：采购项目确定成交供应商后，项目实施单位应按照采购文件和谈判结果起草采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（2）合同审核：采购合同起草完成后，应提交采购管理部门、财务管理部门、法律事务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，双方权利义务的对等性，风险防范措施等。（3）合同签订：经审核通过的采购合同，由项目实施单位与供应商签订。合同签订应加盖双方单位公章，并由法定代表人或其授权代表签字。2.合同执行（1）供应商履约管理：项目实施单位应监督供应商按照合同约定履行义务，包括按时交货、提供符合质量标准的产品或服务等。对于供应商的履约情况，应进行记录和跟踪。（2）合同变更管理：在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，项目实施单位应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。（3）付款管理：财务管理部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分。3.合同验收（1）验收组织：采购项目到货后，项目实施单位应组织相关部门和人员进行验收。验收人员应包括项目技术人员、质量管理人员、采购人员等。（2）验收标准：验收应按照采购合同约定的质量标准进行，同时参考国家相关标准和行业规范。对于重要设备和材料，可委托专业检测机构进行检测。（3）验收报告：验收合格后，验收人员应出具验收报告，明确验收结论。验收报告应作为付款和后续质量保证的依据。七、采购风险管理1.风险识别与评估（1）采购管理部门应定期组织对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。（2）针对识别出的风险因素，评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施（1）针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当的防范措施；对于低风险因素，可进行一般关注。（2）风险应对措施应包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等策略。例如，对于供应商违约风险，可通过加强合同管理、要求供应商提供履约保证金等方式减轻风险；对于价格波动风险，可采用套期保值、签订固定价格合同等方式进行应对。3.风险监控与预警（1）建立采购风险监控机制，定期对采购风险状况进行监控和分析。监控内容包括供应商履约情况、采购项目进展情况、合同执行情况等。（2）设置风险预警指标，当风险指标达到或超过预警值时，及时发出预警信号。采购管理部门应根据预警信号，及时采取措施进行处理，防范风险扩大。八、监督与检查1.内部监督（1）采购管理部门应定期对项目实施单位的采购活动进行检查，检查内容包括