档案管理制度编写指导文本

档案管理制度编写指导文本一、总则1.目的为加强本单位档案管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。3.基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责统筹协调本单位档案管理工作。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。制定和完善档案管理制度，并监督执行。对各部门档案工作进行指导和培训。定期对档案进行清查，确保档案的安全与完整。三、档案的收集1.收集范围本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。上级机关、外单位发来的与本单位有关的重要文件。本单位与外单位签订的合同、协议等文件。2.收集要求各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料的及时、完整。收集的档案材料应真实、准确，符合档案整理的要求。对重要的档案材料，应及时移交档案管理部门。四、档案的整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。2.整理方法按照档案的门类、年度、保管期限等进行分类。对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。五、档案的保管1.保管条件档案管理部门应配备专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案存放按照档案的分类、编号顺序排列存放，便于查找和利用。对重要的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案清查定期对档案进行清查，核对档案的数量、内容等，发现问题及时处理。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行鉴定。2.鉴定程序由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组，对档案进行鉴定。鉴定小组提出鉴定意见，编制档案销毁清册。经单位领导审批后，进行档案销毁。3.销毁要求档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。销毁过程应进行记录，并存档备查。七、档案的统计1.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。2.统计方法定期对档案进行统计，填写档案统计报表，上报有关部门。八、档案的利用1.利用范围本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅档案。外单位因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须经本单位领导批准。2.利用手续查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅内容、目的等。借阅档案应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续，限期归还。查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自带出或转借他人。3.利用监督档案管理部门应对档案的利用情况进行监督，确保档案的安全与完整。九、电子档案管理1.电子档案的收集与整理各部门应及时将电子文件收集齐全，并按照档案整理的要求进行整理。电子档案应进行分类、编号、存储，确保其真实性、完整性和可读性。2.电子档案的保管建立电子档案存储系统，确保电子档案的安全存储。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.电子档案的利用利用电子档案应遵守相关规定，确保其合法、合规使用。对电子档案的利用