某省工业设备安装有限公司电商采购管理办法

某省工业设备安装有限公司电商采购管理办法一、总则（一）目的为规范某省工业设备安装有限公司（以下简称"公司"）电商采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强采购风险管理，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各单位通过电商平台进行的各类设备、材料、服务等采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关制度，确保电商采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督和社会监督。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分利用电商平台优势，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信合作原则：与电商平台供应商建立诚信合作关系，共同维护市场秩序。二、电商采购组织与职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善公司电商采购管理制度和流程。2.审核电商采购计划，确定采购方式和采购平台。3.组织实施电商采购活动，协调解决采购过程中的问题。4.对电商采购供应商进行管理和评价。5.负责电商采购合同的审核、签订和执行跟踪。（二）需求部门1.根据生产经营需要，提出电商采购需求，编制采购计划。2.参与电商采购供应商的选择和评价。3.负责采购物资的验收和使用反馈。（三）财务部门1.负责电商采购资金的预算安排和支付审核。2.对电商采购成本进行核算和分析。（四）审计部门负责对电商采购活动进行审计监督，检查采购行为的合规性和效益性。三、电商采购流程（一）采购计划申报1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，提前编制电商采购计划，明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报采购管理部门。（二）采购计划审核1.采购管理部门对需求部门申报的采购计划进行审核，重点审核采购计划的合理性、必要性、合规性等。2.对于不符合要求的采购计划，采购管理部门及时与需求部门沟通，提出修改意见，需求部门修改后重新申报。（三）采购方式确定1.根据采购物资的特点、采购金额、市场供应情况等因素，采购管理部门确定电商采购方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到公司规定招标限额标准的采购项目，应当按照招标程序进行采购；对于未达到招标限额标准的采购项目，可以根据实际情况选择其他采购方式。（四）电商平台选择1.根据采购方式和采购需求，采购管理部门选择合适的电商平台。2.选择电商平台时，应综合考虑平台的信誉度、知名度、产品质量、价格水平、服务能力、物流配送等因素。3.采购管理部门与选定的电商平台签订合作协议，明确双方的权利和义务。（五）采购信息发布1.在选定的电商平台上发布采购信息，包括采购物资的详细规格、技术要求、数量、交货时间、交货地点、付款方式等。2.采购信息应确保准确、完整、清晰，不得有虚假、误导性内容。（六）供应商报名与资格审查1.供应商在电商平台上看到采购信息后，按照要求进行报名。2.采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.对于资格审查合格的供应商，采购管理部门将其纳入供应商库；对于资格审查不合格的供应商，采购管理部门及时通知其报名无效。（七）采购文件发放1.向资格审查合格的供应商发放采购文件，采购文件包括采购公告、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购活动的规则和要求，确保供应商能够准确理解采购需求。（八）投标文件提交与开标评标1.供应商按照采购文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交至电商平台。2.采购管理部门在电商平台上组织开标评标活动，按照事先确定的评标标准进行评标，确定中标候选人。3.开标评标过程应全程记录，确保公平、公正、公开。（九）中标通知与合同签订1.采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，通知其中标结果。2.中标供应商应在规定时间内与采购管理部门签订采购合同，合同内容应符合采购文件和投标文件的要求。3.采购合同签订后，采购管理部门将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（十）合同执行与验收1.需求部门按照采购合同要求，跟踪供应商的合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.物资到货后，需求部门组织相关人员进行验收，验收内容包括物资的规格型号、数量、质量、外观等。3.验收合格后，需求部门出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货。（十一）付款与结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度办理付款手续。2.付款时，财务部门应审核采购发票等相关凭证的真实性、合法性、完整性。3.采购管理部门负责与电商平台进行结算，确保采购资金的安全、准确支付。四、电商采购供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，如具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等。2.采购管理部门负责对申请准入的供应商进行审核，审核通过后将其纳入供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。2.采购管理部门可以通过收集供应商的业绩数据、客户反馈、市场评价等信息，对供应商进行综合评价。3.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。（三）供应商动态管理1.建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息。2.对于供应商的重大变化，如企业改制、经营范围调整、质量体系变更等，采购管理部门应及时进行调查和评估，调整供应商管理策略。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同解决合作中存在的问题。五、电商采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对电商采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，加强对供应商的合同执行跟踪和监督，及时采取措施应对供应商违约行为。2.质量风险：严格审核供应商的资质和产品质量，加强对采购物资的检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对于质量不合格的物资及时退换货或要求供应商整改。3.价格风险：建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，与多家供应商进行谈判和比价，合理确定采购价格，签订价格调整条款，应对市场价格波动风险。4.法律风险：加强对电商采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规，在采购合同中明确法律适用条款和争议解决方式，避免法律纠纷。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对电商采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购管理部门应立即采取措施进行处理，降低风险损失。六、电商采购监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对电商采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等。2.采购管理部门应配合审计部门的审计工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部监督1.主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障供应商和社会公众的知情权和监督权。2.对于供应商和社会公众的投诉和举报，采购管理部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉人和举报人。（三）考核评价1.建立电商采购考核评价制度，对采购管理部门和需求部门的电商采购工作进行考核评价。2.考核评价指标包括采购计划完成率、采购成本降低率、采购物资质量合格率、供应商满意度等。3.根据考核评价结果，对表