实物库存管理办法

实物库存管理办法一、总则1.目的为加强公司实物库存管理，确保库存实物的安全、完整，提高库存物资的使用效率，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有实物库存的管理，包括原材料、在产品、产成品、周转材料、固定资产等各类物资。3.管理原则账实相符原则：库存实物的账目记录应与实际库存数量、状态等保持一致，定期进行核对和盘点，及时发现并纠正账实不符的情况。分类管理原则：根据物资的特点、用途、价值等因素进行分类，采取不同的管理方式和控制措施，提高管理效率。安全第一原则：确保库存实物的存储安全，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生，保障公司财产安全。先进先出原则：在物资收发过程中，按照先入库的物资先发出的原则进行操作，以保证物资的质量和合理使用。二、库存管理职责分工1.仓库管理部门负责实物的验收入库、保管、发放、盘点等日常管理工作。严格按照相关标准和流程进行操作，确保库存物资的数量准确、质量完好、存储安全。建立库存物资台账：详细记录物资的出入库日期、数量、规格、型号、来源、去向等信息，做到账目清晰、准确。定期对库存物资进行盘点：编制盘点报告，及时发现并处理盘盈、盘亏等情况，确保账实相符。维护仓库环境：保持仓库整洁、通风良好，做好物资的防潮、防虫、防火、防盗等工作。2.采购部门根据生产经营计划和库存情况，编制物资采购计划：合理确定采购数量和时间，避免物资积压或缺货。负责物资采购的询价、议价、合同签订等工作：确保采购物资的质量符合要求，价格合理，交货期准时。及时跟踪采购物资的到货情况：协调解决采购过程中出现的问题，保证物资按时、足额入库。3.生产部门根据生产计划，合理安排物资的领用：提前向仓库管理部门提交领料申请，注明物资的名称、规格、数量、用途等信息。负责在产品、产成品的生产过程管理：控制生产进度，确保产品质量，及时办理产品入库手续。协助仓库管理部门进行库存盘点：提供相关生产数据和信息，配合查找账实不符的原因。4.财务部门负责制定库存物资的核算方法和财务管理制度：对库存物资进行准确的账务处理，反映库存物资的价值变动情况。定期与仓库管理部门核对账目：监督库存管理情况，对库存资金占用情况进行分析和控制。参与库存盘点工作：对盘点结果进行审核，根据盘点结果进行相应的财务调整。5.质量管理部门负责对采购物资和产成品进行质量检验：确保入库物资和出厂产品符合质量标准。对库存物资的质量状况进行定期检查：发现质量问题及时通知相关部门处理，防止不合格物资投入使用或销售。三、库存物资验收入库1.到货通知采购部门在物资到货前，应及时通知仓库管理部门做好收货准备。通知内容包括物资名称、规格、型号、数量、预计到货时间等。2.验收准备仓库管理部门接到到货通知后，应安排合适的验收场地和验收人员，并准备好验收所需的工具和设备，如量具、检验仪器等。3.数量验收验收人员按照采购合同或送货单的要求，对到货物资的数量进行清点。核对物资的规格、型号是否与单据一致，确保数量准确无误。如发现数量短缺或损坏，应及时与送货人员确认，并做好记录。4.质量验收质量管理部门根据相关质量标准和检验规范，对到货物资进行质量检验。检验内容包括物资的外观、性能、尺寸等。对于需要进行理化检验的物资，应送专业检验机构进行检验。经检验合格的物资，质量管理部门应出具质量检验报告。5.验收记录验收人员在验收过程中，应详细记录验收情况，包括验收时间、物资名称、规格、型号、数量、质量状况、验收人员等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。6.入库手续办理验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续。填写入库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商等信息。入库单应一式多联，分别交仓库记账、采购部门、财务部门等。仓库管理人员根据入库单将物资存放至指定的仓库位置，并更新库存台账。四、库存物资保管1.仓库规划与布局根据物资的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理规划和布局。划分不同的存储区域，如原材料区、在产品区、产成品区、周转材料区、贵重物品区等。每个区域应设置明显的标识牌，便于物资的查找和管理。2.物资存放方式按照物资的特性选择合适的存放方式：如对于易燃易爆物资，应设置专门的储存库，采取防火、防爆、通风等安全措施；对于易受潮的物资，应存放在干燥通风的地方，并做好防潮处理。遵循先进先出原则：将先入库的物资放置在易于取用的位置，确保物资在有效期内得到合理使用。合理堆放物资：根据物资的形状、重量、尺寸等因素，采用科学的堆放方法，保证物资的稳定性和安全性，便于物资的搬运和盘点。3.库存环境管理保持仓库环境整洁卫生：定期进行清扫，清除杂物和灰尘，防止物资受到污染。控制仓库温度、湿度：根据物资的存储要求，安装相应的温湿度调节设备，确保仓库内温湿度符合标准。做好仓库的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等工作：配备必要的消防器材、防盗设施，采取防虫、防潮、防鼠措施，如放置驱虫剂、干燥剂、鼠夹等。4.库存物资标识对库存物资进行标识管理：在物资上或其存放位置设置标识牌，注明物资的名称、规格、型号、批次、入库日期、保质期等信息。标识应清晰、准确、不易褪色：便于物资的识别和管理，防止物资混淆。5.库存盘点与清查定期进行库存盘点：仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点时间、范围、人员等。盘点时，应逐一核对库存物资的账目记录与实际数量，确保账实相符。采用实地盘点法：对库存物资进行逐一清点、计量，记录实际数量。对于价值较高、数量较大的物资，可采用重点抽查的方式进行盘点。盘点结果处理：盘点结束后，编制盘点报告，注明盘点日期、范围、实际库存数量、账存数量、盘盈或盘亏数量及原因等。对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，按照规定的审批程序进行处理。财务部门根据盘点报告进行相应的账务调整。五、库存物资发放1.领料申请生产部门或其他部门因工作需要领用物资时，应提前填写领料申请单。领料申请单应注明物资的名称、规格、型号、数量、用途、领料部门、领料人等信息。领料申请单需经相关负责人审批后，方可提交给仓库管理部门。2.审核与发放仓库管理部门接到领料申请单后，应对其进行审核。审核内容包括申请单的填写是否完整、准确，审批手续是否齐全等。审核无误后，仓库管理人员根据领料申请单上的物资名称、规格、型号、数量等信息，从库存中发放相应的物资。发放时，应遵循先进先出原则，确保发出物资的质量和有效期。3.发放记录仓库管理人员在发放物资后，应及时在库存台账和领料申请单上记录发放日期、数量、规格、型号、领料部门、领料人等信息。领料申请单应留存仓库管理部门备查，库存台账应定期更新，以反映库存物资的变动情况。4.限额领料管理对于有消耗定额的物资，实行限额领料制度。仓库管理部门根据生产计划和物资消耗定额，核定各部门的领料限额。领料部门在限额范围内领用物资，如需超限额领料，应办理相关审批手续。六、库存物资报废与处置1.报废申请当库存物资出现损坏、变质、过期、闲置等情况，无法继续使用或无使用价值时，使用部门或仓库管理部门应填写报废申请单，注明物资的名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息。报废申请单需经相关部门和领导审批后，方可进入报废处置程序。2.鉴定与审核质量管理部门对拟报废物资进行质量鉴定，确认其是否符合报废条件。财务部门对报废物资的账面价值进行审核，核实相关资产信息。对于重大金额的报废物资，还需组织相关专业人员进行评估。3.报废处置方式报废物资的处置方式包括出售、转让、捐赠、报废销毁等：根据物资的实际情况和公司的相关规定，选择合适的处置方式。对于有一定价值的报废物资，可通过市场交易等方式进行出售或转让；对于无使用价值且不宜留存的报废物资，应进行报废销毁处理。报废销毁应制定详细的销毁方案：明确销毁的方式、地点、时间、参与人员等。销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。对于涉及环保、安全等特殊要求的报废物资，应按照国家相关规定进行处理。4.账务处理财务部门根据报废物资的处置结果，按照相关财务制度进行账务处理。核销报废物资的账面价值，同时记录处置收入或损失。七、库存管理监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门定期对库存管理情况进行审计监督。审查库存管理制度的执行情况、库存物资的收发存记录、盘点结果、报废处置等事项。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.绩效考核建立库存管理绩效考核制度，对仓库管理部门、采购部门、生产部门等相关部门和人员的库存管理工作进行考核评价。考核指标包括库存准确率、库存周转率、物资损耗率、采购成本控制、生产物资保障等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行奖励，对存在问题的部门和个人进行处罚。3.持续