企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则合同管理遵循依法合规、诚实守信、审慎审查、全程监控的原则。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，各副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、流程和重大合同；协调解决合同管理中的重大问题；监督合同管理制度的执行情况。2.合同管理部门部门设置：公司设立专门的合同管理部门，配备专业的合同管理人员。职责：负责合同管理制度的制定、修订和解释；审核合同文本，提出修改意见；建立合同台账，跟踪合同履行情况；参与合同纠纷的处理；定期对合同管理工作进行总结和分析。3.合同承办部门职责：负责合同的洽谈、起草、送审、签订、履行等具体工作；向合同管理部门报送合同相关资料；及时解决合同履行中出现的问题。三、合同签订流程1.合同立项合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、签订时间等基本情况，并提交相关背景资料。合同立项申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.合同起草合同承办部门负责合同文本的起草工作。起草合同应遵循公平、公正、合法的原则，明确双方的权利和义务。合同文本应使用规范的语言文字，条款清晰、准确、完整，避免歧义。3.合同审核合同起草完成后，由合同承办部门将合同文本及相关资料提交合同管理部门审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。审核内容包括合同主体资格、合同条款合法性、合同风险评估等。合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次提交合同管理部门审核，直至审核通过。4.合同审批审核通过的合同，由合同承办部门将合同文本及相关资料报分管领导审批。分管领导应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审批，并签署意见。重大合同或涉及金额较大的合同，需报总经理审批。总经理应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审批，并签署意见。5.合同签订经审批同意签订的合同，由合同承办部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。合同签订过程中，应确保双方当事人当面签字或盖章，不得由他人代签。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门备案。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等条款，确保相关人员熟悉合同内容。合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。2.履行跟踪合同承办部门应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。合同履行过程中，如需要变更合同条款，应按照合同签订流程重新进行审批和签订。3.资料归档合同履行过程中产生的各种资料，如发票、送货单、验收报告、对账单等，合同承办部门应及时收集、整理，并归档保存。合同履行完毕后，合同承办部门应将合同及相关资料移交合同管理部门归档。五、合同变更与解除1.变更条件合同履行过程中，因下列原因可变更合同：双方当事人协商一致；不可抗力导致合同无法履行；法律法规规定的其他情形。2.变更程序合同变更应签订书面协议，并按照合同签订流程进行审批。合同变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等条款。3.解除条件合同履行过程中，因下列原因可解除合同：双方当事人协商一致；一方当事人严重违约，导致合同目的无法实现；不可抗力导致合同无法履行；法律法规规定的其他情形。4.解除程序合同解除应签订书面协议，并按照合同签订流程进行审批。合同解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等条款。合同解除后，双方应按照协议约定进行结算和清理。六、合同纠纷处理1.纠纷防范合同承办部门应加强合同履行过程中的管理，及时发现和解决问题，避免纠纷的发生。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，提出防范纠纷的建议和措施。2.纠纷处理流程合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应及时向分管领导报告，并会同合同管理部门共同研究解决方案。对于纠纷事项，应收集相关证据，如合同文本、往来函件、发票、送货单、验收报告等。根据纠纷的性质和情况，可选择协商、仲裁、诉讼等方式解决。如需提起诉讼或仲裁，由公司法律顾问负责处理。合同承办部门应积极配合，提供相关证据和资料。纠纷处理完毕后，合同承办部门应将处理结果及时报告分管领导，并将相关资料移交合同管理部门归档。七、合同监督与检查1.监督检查内容合同管理制度的执行情况；合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性；合同台账的建立和管理情况；合同纠纷的处理情况。2.监督检查方式定期检查：合同管理部门每年定期对合同管理工作进行检查，检查结果报合同管理委员会。不定期抽查：合同管理委员会不定期对合同管理工作进行抽查，发现问题及时整改。3.责任追究对于违反合同管理制度的行为，合同管理委员会应责令相关部门或人员限期整改，并视情节轻重给予相应的