电力行业基建档案管理制度

电力行业基建档案管理制度一、总则（一）目的为加强电力行业基建项目档案管理，确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用，充分发挥基建档案在工程建设、生产运行、维护检修及改扩建等工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合电力行业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电力行业新建、扩建、改建的发电工程、输变电工程等基建项目从项目规划、可行性研究、设计、施工、调试到竣工验收全过程形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.基建档案管理应与基建项目建设进程同步，做到工程建设与档案形成同步收集、同步整理、同步审查、同步验收。2.基建档案管理实行统一领导、分级管理。各项目建设单位负责本项目基建档案的收集、整理、归档和保管工作，并接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督、指导。3.基建档案应真实反映工程建设实际情况，保证档案内容的完整性、准确性和系统性，便于查阅和利用。二、管理职责（一）建设单位职责1.建立健全基建档案管理工作制度，明确档案管理部门和人员职责，配备必要的档案管理人员和设施设备。2.组织、协调和指导参建单位的基建档案管理工作，对各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和考核。3.负责收集、整理、审核和汇总本项目基建档案，组织档案专项验收工作，确保基建档案的质量符合要求。4.按照国家和行业有关规定，及时向有关部门和单位移交基建档案。（二）设计单位职责1.负责本单位承担的设计文件及相关资料的整理、归档工作，确保设计文件的完整性和准确性。2.按照档案管理要求，向建设单位提交设计变更文件、竣工图等设计阶段形成的档案资料，并对其真实性、准确性负责。3.协助建设单位做好基建档案的整理和审核工作，提供必要的技术支持和指导。（三）施工单位职责1.建立健全本单位基建档案管理工作制度，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位施工过程中形成的档案资料的收集、整理、归档工作。2.按照合同要求和档案管理规定，及时整理、编制施工文件和竣工文件，确保施工档案的完整、准确、系统，并在工程竣工后向建设单位提交完整的施工档案资料。3.接受建设单位和监理单位对施工档案管理工作的监督、检查和指导，对存在的问题及时整改。（四）监理单位职责1.负责对施工单位基建档案管理工作进行监督、检查和指导，审核施工单位提交的施工文件和竣工文件，确保档案资料符合工程实际和档案管理要求。2.收集、整理监理过程中形成的文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等，并及时归档。3.协助建设单位做好基建档案的整理、审核和验收工作，对基建档案的完整性、准确性和系统性负责。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。2.设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更文件等。3.施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.调试文件，包括调试大纲、调试报告、设备运行记录等。5.竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程总结等。6.其他与项目建设有关的文件资料，如工程声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和时间要求，及时、完整地收集本单位形成的各类文件资料。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应按照国家有关电子档案管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.建设单位应加强对档案收集工作的组织协调，定期检查各参建单位档案收集情况，对存在的问题及时督促整改。四、档案整理（一）整理原则基建档案应按照项目建设程序、专业分类和形成规律进行整理，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.基建档案可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、调试文件、竣工验收文件等五大类。2.每大类下可根据专业和形成时间进一步细分若干小类，如施工文件可分为建筑工程、电气工程、热控工程等专业类别。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。2.整理后的档案应编制卷内文件目录、备考表等，卷内文件应按照排列顺序编写页码。3.同一项目的基建档案应统一编号，编号应科学合理、便于查找。4.竣工图应与施工图进行对比，标注出变更部分，并加盖竣工图章。竣工图编制应符合国家和行业有关标准规范的要求。五、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目决策后及时归档。2.设计文件应在设计任务完成后归档。3.施工文件应随工程进度同步归档，工程竣工后一个月内完成全部归档工作。4.调试文件应在调试工作结束后归档。5.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.各参建单位在文件资料整理完毕后，应向建设单位提交档案归档申请，并附档案清单。2.建设单位档案管理部门对各参建单位提交的档案进行审核，审核合格后办理归档手续。3.建设单位应将审核后的基建档案按照分类编号顺序进行排列上架，建立档案检索系统，便于查询和利用。六、档案保管（一）保管场所建设单位应设立专门的基建档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份，并存储在不同的载体上，异地存放。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损或变质的档案应及时修复或复制。4.建立档案保管期限制度，根据国家和行业有关规定，确定各类基建档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种，其中永久保存的档案应长期妥善保管，不得随意销毁。七、档案利用（一）利用原则基建档案利用应遵循保密、合法、有偿的原则，确保档案的安全和合理利用。（二）利用方式1.本单位内部人员因工作需要查阅基建档案，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅档案应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.外单位因工作需要查阅基建档案，应持单位介绍信，经建设单位档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅重要档案应经建设单位主管领导批准。3.对涉及国家机密和商业秘密的基建档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，限制查阅范围，确保档案信息安全。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等进行详细记录，以便统计分析和跟踪管理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织建设单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门、工程技术部门和相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据国家和行业有关规定，结合项目实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保管价值进行评估。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经建设单位主管领导批准后，进行销毁。（四）销毁要求档案销毁应指定专人负责，在档案鉴定小组人员的监督下进行。销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。九、监督与考核（一）监督检查1.上级主管部门和档案行政管理部门应定期对电力行业基建项目档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。2.建设单位应加强对各参建单位基建档案管理工作的日常监督检查，建立监督检查记录，对存在的问题及时督促整改。（二）考核评价1