某科技公司革命历史档案著录细则

某科技公司革命历史档案著录细则一、总则1.目的：为全面、准确、规范地著录某科技公司革命历史档案，便于档案的管理、检索、利用和研究，特制定本细则。2.适用范围：本细则适用于某科技公司在革命历史时期形成的各类档案，包括但不限于文件、报告、会议记录、照片、实物等。3.著录原则准确性原则：著录内容应准确反映档案的真实信息，确保数据的可靠性。完整性原则：全面著录档案的各项特征，不得遗漏重要信息。规范性原则：遵循统一的著录格式和标准，保证著录的一致性和规范性。二、著录项目及说明（一）档号1.定义：档号是档案的编号，具有唯一性，用于标识每一份档案。2.构成：档号由全宗号、目录号、案卷号、件号等组成。全宗号：该科技公司的全宗号，由档案管理部门统一编制。目录号：根据档案的类别或形成年度等划分的目录编号。案卷号：按照档案整理的顺序，对案卷赋予的编号。件号：在案卷内对每份文件或资料的编号。3.著录要求：准确填写档号的各个组成部分，确保与档案实体一致。（二）题名1.定义：题名是对档案内容的概括性表述，应简洁明了、准确反映档案的主题。2.著录要求照录原文：原则上应照录档案上的题名，不得随意更改。补充修正：当题名过于简略或含义不明确时，应根据档案内容进行适当补充或修正，补充内容加"[]"。统一规范：对于同一主题的档案，题名应保持相对统一的格式。（三）时间1.定义：时间是指档案形成的时间，包括年、月、日等。2.著录要求准确记录：按照档案上明确标注的时间进行著录，格式为"XXXX年XX月XX日"。起止时间：对于有起止时间的档案，应分别著录开始时间和结束时间，中间用""连接。模糊时间：如档案时间不明确或只知大致时间段，应尽量注明相对准确的时间范围。（四）责任者1.定义：责任者是指对档案内容负有责任的单位或个人。2.著录要求明确填写：尽量具体填写责任者的名称或姓名，多个责任者之间用"；"分隔。规范简称：对于常用的单位简称，应使用规范的简称形式。查找补充：当档案上责任者不明确时，应通过查阅相关资料或考证确定责任者。（五）保管期限1.定义：保管期限是根据档案的价值和历史意义确定的档案保存时间。2.划分标准永久：具有重要历史价值、对公司发展有重大影响的档案。长期：保存期限为16年至50年的档案。短期：保存期限为15年以下的档案。3.著录要求：准确填写档案的保管期限。（六）密级1.定义：密级是指档案内容的机密程度。2.划分标准绝密：最重要的机密信息，一旦泄露会对公司造成极其严重的损失。机密：重要的机密信息，泄露后会对公司产生较大损害。秘密：一般的机密信息，泄露后可能对公司有一定影响。内部：仅供公司内部使用的信息。公开：可以向社会公开的信息。3.著录要求：按照档案实际的密级进行著录。（七）文号1.定义：文号是文件制发机关按发文顺序编制的号码。2.著录要求：照录档案上的文号，格式应准确完整。（八）载体形态1.定义：载体形态是指档案的存在形式，如纸质、电子、照片、实物等。2.著录要求：根据档案的实际载体形态进行填写，可填写"纸质""电子文档""照片""实物（具体实物名称）"等。（九）主题词1.定义：主题词是用以表达档案主题的规范化词汇。2.选取方法参照标准：参照国家或行业颁布的主题词表进行选取。提炼概括：从档案题名、内容中提炼出能准确反映主题的词汇。3.著录要求：一般选取3至5个主题词，主题词之间用"；"分隔。（十）摘要1.定义：摘要应概括档案的主要内容，包括背景、目的、主要事项、结论等。2.著录要求简洁明了：摘要应简洁，字数控制在200字左右。突出重点：突出档案的核心内容和关键信息。（十一）备注1.定义：备注用于记录档案著录过程中需要说明的其他事项。2.著录要求：如有需要说明的特殊情况或补充信息，应在备注中详细记录。三、著录格式1.表格形式：采用表格形式进行著录，每一条记录为一行，各著录项目为一列。2.示例|档号|题名|时间|责任者|保管期限|密级|文号|载体形态|主题词|摘要|备注||||||||||||||XXXXXXXXXX|关于[科技项目名称]的报告|XXXX年XX月XX日|[科技部门名称]|[保管期限]|[密级]|[文号]|纸质|[主题词1；主题词2；主题词3]|[摘要内容]|[备注内容]|四、著录流程1.档案整理：首先对革命历史档案进行系统整理，包括分类、编号、编目等，为著录做好准备。2.著录操作数据录入：按照著录细则，将档案的各项信息准确录入到著录系统或表格中。审核校对：录入完成后，进行审核校对，确保著录信息的准确性。修改完善：对审核中发现的错误或不完整信息及时进行修改完善。3.数据存储：将著录好的数据进行存储，可采用电子数据库、纸质登记簿等形式，以便于查询和利用。五、著录质量控制1.人员培训：对参与著录工作的人员进行专业培训，使其熟悉著录细则和要求，掌握著录方法和技能。2.质量抽检：定期对著录数据进行抽检，发现问题及时纠正，确保著录质量的一致性和准确性。3.审核机制：建立严格的审核机制，由专人对著录数据进行审核，审核通过后方可进行存储和使用。六、著录成果利用1.检索查询：利用著录数据建立检索系统，方便快速准确地查询所需档案信息。2.统计分析：通过对著录数据的统计分析，了解公司革命历史档案的数量