财务管理信息系统管理办法

财务管理信息系统管理办法一、总则1.目的为加强公司财务管理信息系统的管理，规范系统操作流程，保障系统安全稳定运行，提高财务管理效率和质量，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司财务管理信息系统的规划、建设、使用、维护及安全管理等相关活动。3.基本原则合法性原则：财务管理信息系统的建设与运行应符合国家法律法规及财务制度要求。安全性原则：采取有效措施确保系统数据的安全、保密和完整，防止数据泄露、篡改和丢失。实用性原则：系统应满足公司财务管理实际需求，具备良好的用户体验和操作便捷性。可扩展性原则：系统应具备一定的扩展性，能够适应公司业务发展和管理变革的需要。二、系统管理职责1.信息管理部门职责负责财务管理信息系统的整体规划、选型和建设工作，确保系统符合公司业务需求和技术发展趋势。组织系统的安装、调试和验收工作，建立系统运行环境，保障系统正常运行。制定系统操作手册、用户指南等相关文档，对用户进行培训和技术支持。负责系统的日常维护和升级工作，及时处理系统故障和问题，保证系统性能稳定。配合公司内部审计、外部监管等部门对系统进行检查和审计，提供相关数据和资料。2.财务部门职责参与财务管理信息系统的需求调研和功能设计，提出业务需求和管理要求。负责系统中财务数据的录入、审核、分析和使用，确保数据的准确性和及时性。制定系统内财务业务流程和操作规范，监督财务人员按照规定操作。配合信息管理部门进行系统测试、验收和上线切换工作，组织财务人员进行系统培训。根据业务发展和管理需要，提出系统优化和改进建议。3.使用部门职责按照系统操作规范和业务流程，正确使用财务管理信息系统，完成本部门相关财务业务操作。及时反馈系统使用过程中出现的问题和改进建议，配合信息管理部门和财务部门进行系统维护和优化。协助财务部门做好数据核对和清理工作，确保本部门财务数据的准确性和完整性。4.其他部门职责各部门应配合信息管理部门和财务部门做好财务管理信息系统的相关工作，在系统权限范围内使用系统功能，不得擅自修改系统数据和程序。三、系统规划与建设1.规划制定信息管理部门应根据公司战略规划、财务管理目标和业务发展需求，制定财务管理信息系统建设规划。规划内容包括系统建设目标、功能模块、技术架构、实施进度、预算安排等。在制定规划过程中，应充分征求财务部门及其他相关部门意见，确保规划的科学性和可行性。2.选型采购依据系统建设规划，信息管理部门负责组织财务管理信息系统的选型和采购工作。选型过程中，应综合考虑软件功能、性能、安全性、可靠性、售后服务等因素，进行多轮比较和评估，选择最适合公司的产品。采购过程应遵循公司采购管理制度，签订详细的采购合同，明确双方权利义务。3.项目实施成立项目实施小组，由信息管理部门、财务部门及相关技术人员组成，负责项目的具体实施。项目实施小组应制定详细的项目实施计划，明确各阶段工作任务、时间节点和责任人。按照计划有序推进系统安装、调试、数据迁移、系统测试等工作。在项目实施过程中，应加强沟通协调，及时解决出现的问题。定期召开项目进度会议，向公司领导汇报项目进展情况。4.验收上线系统建设完成后，信息管理部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括系统功能、性能、安全性、数据准确性等方面。验收合格后，出具验收报告。验收通过的系统进行上线切换。上线切换前，应制定详细的切换方案，进行数据备份和模拟演练。上线切换过程中，应密切关注系统运行情况，及时处理出现的问题，确保系统平稳过渡。四、系统操作与使用1.用户管理信息管理部门负责财务管理信息系统用户账号的创建、删除、权限设置等管理工作。用户账号应遵循一人一号原则，严禁使用他人账号操作。根据用户岗位和职责，设置合理的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的功能和数据。权限设置应定期进行检查和调整，防止权限滥用。用户离职或岗位变动时，信息管理部门应及时删除或调整其账号权限。2.操作规范财务人员及其他系统使用人员应严格按照系统操作手册和业务流程进行操作。在操作过程中，应认真核对数据，确保录入信息准确无误。涉及财务数据录入、审核、审批等关键操作，必须由专人负责，并进行严格的授权管理。操作人员应妥善保管个人账号密码，不得泄露给他人。在系统中进行的数据修改、删除等操作，应按照规定的审批流程进行，保留操作记录，以便追溯和审计。3.数据录入与审核财务人员负责将各类财务数据准确录入系统。录入数据前，应进行认真核对和整理，确保数据来源可靠。录入过程中，应遵循数据录入规范，保证数据格式正确。财务数据录入完成后，必须进行严格的审核。审核人员应按照财务制度和相关规定，对录入数据的准确性、完整性和合规性进行审核。审核通过的数据方可进行后续处理。4.数据查询与分析系统用户根据工作需要，可在权限范围内进行数据查询。查询结果应妥善保存，作为财务分析和决策的依据。财务部门应充分利用系统提供的数据分析功能，对财务数据进行深入挖掘和分析。定期生成财务分析报告，为公司管理层提供决策支持。五、系统维护与升级1.日常维护信息管理部门负责财务管理信息系统的日常维护工作，包括系统监控、故障排除、数据备份与恢复等。建立系统运行日志，记录系统运行情况和处理的问题。定期对系统硬件设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对系统软件进行巡检，及时发现并解决潜在问题。及时处理用户反馈的系统故障和问题，对于一般性问题应在规定时间内解决，对于复杂问题应组织技术人员进行会诊，尽快恢复系统正常运行。2.数据备份与恢复制定完善的数据备份策略，定期对系统中的财务数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏的情况下能够及时恢复数据。数据恢复过程应严格按照操作规程进行，恢复后的数据应进行完整性和准确性检查。3.系统升级信息管理部门应关注财务管理信息系统软件供应商发布的新版本和补丁程序，根据公司实际情况和业务需求，及时评估是否需要进行系统升级。在进行系统升级前，应制定详细的升级计划，包括升级时间、升级内容、测试方案、回滚措施等。升级过程中，应密切监控系统运行情况，确保升级顺利完成。系统升级完成后，应进行全面的测试和验证，确保系统功能正常、数据准确无误。对升级后的系统进行用户培训，使相关人员熟悉新功能和操作流程。六、系统安全管理1.安全策略制定信息管理部门应制定财务管理信息系统安全策略，明确系统安全目标、安全措施和安全责任。安全策略应涵盖网络安全、数据安全、用户认证与授权、访问控制等方面。根据系统安全策略，建立健全安全管理制度，包括安全审计制度、数据保密制度、用户账号管理制度、系统维护制度等。确保各项安全管理制度得到有效执行。2.网络安全采取防火墙、入侵检测、防病毒等网络安全防护措施，防止外部非法网络攻击和恶意软件入侵。定期对网络安全设备进行检查和维护，确保其正常运行。对系统网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问。设置合理的网络访问权限，限制非授权人员访问系统网络。建立网络安全应急响应机制，制定应急预案。当发生网络安全事件时，能够迅速采取措施进行处理，降低损失，并及时向上级报告。3.数据安全对系统中的财务数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。采用先进的数据加密算法，对敏感数据进行加密处理。严格限制对财务数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。对数据访问进行详细的日志记录，以便进行审计和追踪。定期对财务数据进行安全评估和风险排查，及时发现并解决数据安全隐患。对重要数据进行多重备份，并异地存放，防止数据丢失。4.用户认证与授权采用强身份认证方式，如用户名/密码、数字证书、动态口令等，确保用户身份的真实性和可靠性。用户密码应定期更换，设置一定的强度要求。根据用户岗位和职责，严格进行系统功能授权。授权过程应遵循最小化原则，确保用户仅拥有完成其工作所需的最少权限。定期对用户账号进行清理和审查，及时删除或停用长期未使用的账号，防止账号被非法利用。5.安全审计建立系统安全审计机制，对系统操作、数据访问、网络活动等进行全面审计。审计记录应长期保存，以便进行追溯和分析。定期对安全审计结果进行分析，及时发现潜在的安全问题和违规行为。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员责任。配合公司内部审计、外部监管等部门对系统安全进行审计和检查，提供相关数据和资料，积极整改存在的问题。七、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对财务管理信息系统的运行情况、操作规范、安全管理等进行监督检查。检查内容包括系统数据准确性、操作流程合规性、安全措施执行情况等。信息管理部门和财务部门应定期对系统使用情况进行自查，及时发现和解决存在的问题。对于自查中发现的问题，应制定整改措施，限期整改。公司管理层不定期对财务管理信息系统进行抽查，了解系统运行情况和相关部门工作开展情况，对发现的问题提出整改要求。2.考核评价建立财务管理信息系统考核评价机制，对信息管理部门、财务部门及其他使用部门在系统建设、操作使用、维护升级、安全管理等方面的工作进行考核评价。考核评价指标包括系统运行稳定性、数据准确性、工作效率提升、用户满意度、安全事件发生率等。根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改和问责。3.问题整改对于监督检查和考核评价中发现的问题，责任部门