媒体广告合同管理流程实例

媒体广告合同管理流程实例一、制定目的及范围为了提高公司在媒体广告方面的合同管理效率，确保合同的规范性和合规性，特制定本流程。该流程涵盖了广告合同的从制定、审核到执行和归档的全过程，适用于公司内所有与广告相关的合同管理。二、合同管理原则1.合同管理必须遵循“合法、公平、公正”的原则，确保合同条款的合理性和可执行性。2.所有合同必须经过严格审核，确保合约内容符合公司政策及法律法规。3.各部门需明确责任分工，确保合同的制定、审核、执行与归档各环节都有专人负责。三、合同管理流程1.合同制定1.1需求确认：项目负责人需与相关部门沟通，明确广告需求，包括广告形式、预算、投放渠道及时间等。1.2初步草拟：项目负责人依据需求，按照公司标准合同模板草拟广告合同，并注明相关条款。1.3内部讨论：组织相关部门进行合同内容讨论，确保合同条款符合项目目标及公司利益。2.合同审核2.1法律审核：合同草拟完成后，需提交法律顾问进行审核，确保合同内容合法合规。2.2财务审核：法律审核通过后，财务部门需对合同中的预算及支付条款进行审核，确保资金安排合理。2.3部门审批：合同审核完成后，需逐级报部门负责人审批，确保合同内容获得高层认可。3.合同签署3.1准备签署：审核通过后，项目负责人需准备合同的正式版本，并与广告方进行合同签署安排。3.2合同签署：双方在合同上签字并盖章，确保合同的法律效力。3.3合同交付：签署完成后，将合同副本交给广告方，同时保存公司的副本。4.合同执行4.1执行监控：项目负责人需对合同的执行情况进行跟踪，确保广告投放按合同条款进行。4.2问题处理：在执行过程中，如遇到问题需及时沟通解决，确保合同目标的实现。4.3阶段性反馈：定期向相关部门反馈合同执行情况，确保信息透明。5.合同变更与终止5.1合同变更：如需对合同内容进行变更，需重新进行审核及审批流程，确保变更合法合规。5.2合同终止：如需提前终止合同，需依据合同条款进行，确保按规定程序处理。6.合同归档6.1资料归档：合同执行完毕后，需将所有相关资料，如合同文本、变更文件、执行记录等进行整理归档。6.2电子存档：所有合同资料需进行电子化存档，确保信息的安全与便捷检索。6.3定期检查：定期对归档合同进行检查，确保资料完整性与准确性。四、合同管理的注意事项1.合同条款的清晰性：合同条款必须明确、清晰，避免模糊不清的描述，确保双方权责分明。2.审核流程的规范性：审核流程必须严格按照规定执行，避免因审核不严导致的合同风险。3.信息的保密性：在合同执行过程中，涉及的商业信息需严格保密，避免泄露影响公司利益。五、合同管理的反馈与改进机制1.定期评估：定期对合同管理流程进行评估，收集各部门的反馈意见，确保流程的适应性与有效性。2.问题记录：在合同执行过程中，如遇到问题需进行记录，分析问题产生的原因，提出改进方案。3.流程优化：根据评估与反馈结果，适时对合同管理流程进行优化调整，确保其高效、简洁。六、总结本流程旨在通过科学合理的合同管理，确保媒体广告合同的有效执行与管理。通过明确的责任分工与规