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文档简介
会议室使用管理制度一、总则1.目的为了规范公司会议室的使用,提高会议室的使用效率,确保公司各类会议及活动的顺利进行,特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有会议室,包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等。3.管理原则遵循"统一管理、合理安排、高效使用、确保安全"的原则,对会议室进行规范化管理。二、会议室管理职责1.行政部门负责会议室的日常管理工作,包括会议室的设施维护、清洁卫生等。制定会议室使用计划,合理安排会议室资源,确保各部门的会议及活动需求得到满足。负责会议室使用的登记、审批和协调工作,对违规使用会议室的行为进行处理。2.使用部门各部门应提前向行政部门申请会议室的使用,明确使用时间、会议主题、参会人数等信息。按照申请时间和用途使用会议室,爱护会议室设施,保持会议室的整洁卫生。会议结束后,及时清理会议室,关闭电器设备,将会议室恢复原状。三、会议室分类及设施配备1.会议室分类大会议室:可容纳[X]人以上,适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。中会议室:可容纳[X][X]人,适用于部门会议、中型培训、小组讨论等。小会议室:可容纳[X]人以下,适用于小型会议、一对一沟通等。2.设施配备各类会议室均配备桌椅、投影仪、音响设备、白板、书写笔、纸等基本设施。根据会议室规模和使用需求,部分会议室还配备了视频会议设备、无线网络等。四、会议室使用申请与审批1.申请流程使用部门需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》,详细注明使用时间、会议主题、参会人数、预计时长等信息,并提交给行政部门。《会议室使用申请表》可通过公司内部办公系统或纸质表格提交。2.审批流程行政部门收到《会议室使用申请表》后,根据会议室的使用情况进行审批。对于一般性会议,行政部门负责人审批即可;对于重要会议或涉及多个部门的会议,需经公司分管领导审批。审批通过后,行政部门将《会议室使用申请表》反馈给使用部门,并做好会议室的安排和准备工作。3.特殊情况申请如遇紧急会议或特殊情况需要临时使用会议室,使用部门可通过电话或口头向行政部门申请,行政部门在确保会议室可用的情况下,可先安排使用,但事后需及时补办申请手续。五、会议室使用安排1.优先顺序公司级会议优先使用大会议室,部门级会议根据参会人数合理安排中、小会议室。涉及公司重要决策、战略规划等会议优先安排,其他一般性会议根据申请时间顺序依次安排。2.使用时间会议室的使用时间原则上为工作日的正常工作时间,如需在非工作时间使用会议室,需提前向行政部门提出申请,并说明原因,经批准后方可使用。每次会议室使用时长一般不超过[X]小时,如有特殊情况需要延长使用时间,需提前向行政部门申请,经同意后方可继续使用。3.使用变更使用部门如需变更会议室使用时间、参会人数、会议主题等信息,应提前[X]小时通知行政部门,经行政部门同意后方可变更。如因特殊原因无法按时使用会议室,需提前[X]小时取消申请,并说明原因,否则将按照未使用会议室处理。六、会议室使用规则1.使用人员行为规范进入会议室的人员应遵守公司的各项规章制度,保持良好的秩序和文明礼貌。会议期间,应将手机调至静音或关机状态,不得在会议室内接听电话或随意走动,以免影响会议进行。爱护会议室设施设备,不得随意拆卸、损坏或挪用会议室的桌椅、电器、白板等物品,如有损坏应照价赔偿。保持会议室的整洁卫生,会议结束后,使用部门应及时清理会议室,将垃圾带走,关闭电器设备,将桌椅摆放整齐。2.设施设备使用规范使用投影仪、音响设备等设施时,应按照操作规程进行操作,避免因操作不当造成设备损坏。使用白板时,应使用白板笔书写,不得使用油性笔或其他尖锐物品划伤白板表面。使用完毕后,应及时关闭投影仪、音响设备、灯光等电器设备,切断电源,确保设备安全。3.安全管理规范会议室应配备必要的消防器材,使用人员应熟悉消防器材的位置和使用方法,确保在紧急情况下能够及时使用。禁止在会议室内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品,以免发生火灾事故。注意会议室的用电安全,不得私自乱拉电线、插座,不得超负荷使用电器设备,如有发现安全隐患应及时通知行政部门。七、会议室使用监督与检查1.监督检查部门行政部门负责对会议室的使用情况进行日常监督检查,定期对会议室的设施设备进行维护和检查,确保会议室的正常使用。2.监督检查内容检查会议室的使用登记情况,是否按照规定进行申请、审批和使用。检查会议室的设施设备是否完好,是否存在损坏或故障。检查会议室的环境卫生情况,是否整洁干净。检查使用人员的行为规范,是否遵守会议室使用规则。3.违规处理对于违反会议室使用管理制度的行为,行政部门将视情节轻重给予相应的处理,包括但不限于口头警告、书面通报批评、取消会议室使用资格等。如因违规使用会议室造成设施设备损坏或其他损失的,使用部门应照价赔偿,并承担相应的法律责任。八、会议室维护与保养1.设施设备维护行政部门应定期对会议室的设施设备进行检查、维护和保养,确保设备的正常运行。对于投影仪、音响设备、白板等易损设备,应建立设备档案,记录设备的使用情况、维护保养记录等信息。如发现设备出现故障或损坏,行政部门应及时联系专业维修人员进行维修,确保设备尽快恢复正常使用。2.环境卫生维护每天安排专人对会议室进行清洁卫生,包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等,确保会议室整洁干净。定期对会议室的桌椅、门窗、墙壁等进行清洁和消毒,保持会议室的卫生环境。3.装修与改造如需对会议室进行装修或改造,应提前向行政部门提出申请,经公司领导批准后方可进行。装修或改造过程中,应注意保护会议室的原有设施设备,避免造成损坏。装修或改造完成后,应及时清理现场,恢复会议室的正常使用。九、附则1.
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