集团公司合同管理制度

集团公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强集团公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护集团公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团公司及所属各子公司、分公司（以下统称各单位）各类合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.审慎签约原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面审查，确保合同合法有效、风险可控。3.全面履行原则：各单位应严格按照合同约定履行义务，确保合同目的实现。4.动态管理原则：对合同履行过程进行跟踪、监督和评估，及时发现和解决问题，根据实际情况适时调整合同内容。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会集团公司设立合同管理委员会，由集团公司董事长担任主任，总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会职责如下：1.审议合同管理制度、流程和重大合同。2.协调解决合同管理中的重大问题。3.对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门集团公司及各单位设立专门的合同管理部门，负责合同的归口管理工作。合同管理部门职责如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和示范文本。2.参与合同的谈判、起草、审查、签订、履行、变更、解除等工作。3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档和保管。4.定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决合同履行中的问题。5.负责合同纠纷的处理和诉讼、仲裁案件的应对工作。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同的审查、管理等工作。业务部门职责如下：1.负责本部门合同业务的前期调研和可行性分析。2.按照合同管理流程，起草合同文本，组织合同谈判。3.负责合同的履行，及时向合同管理部门通报合同履行情况。4.配合合同管理部门处理合同纠纷和诉讼、仲裁案件。三、合同的签订（一）合同相对方的选择1.各单位应选择具有良好信誉、履约能力和合法经营资格的合同相对方。2.在选择合同相对方时，应进行充分的市场调研和资信调查，了解其主体资格、经营范围、经营状况、财务状况、信用记录等情况。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，必要时可委托专业机构对合同相对方进行资信调查。（二）合同文本的起草1.合同文本原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同内容和实际需求，参照合同示范文本进行起草，确保合同条款完整、准确、清晰，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。2.合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。对于特殊合同，还应根据具体情况增加相应的条款。（三）合同的审查1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给本部门负责人进行初审。初审主要审查合同内容是否符合业务要求、条款是否完备、表述是否准确等。2.业务部门初审通过后，将合同文本提交给合同管理部门进行审查。合同管理部门应从法律合规、风险防范等角度对合同进行全面审查，重点审查合同主体资格、条款合法性、风险分担、争议解决方式等内容。3.合同管理部门审查后，出具审查意见，并反馈给业务部门。业务部门应根据审查意见对合同文本进行修改完善，再次提交合同管理部门审查，直至审查通过。4.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门可会同法律事务部门或外聘律师进行联合审查。（四）合同的签订1.合同经审查通过后，由法定代表人或其授权代表签订。签订合同前，应确保合同双方已加盖公章或合同专用章，并由授权代表签字确认。2.授权代表签订合同应持有有效的授权委托书，授权委托书应明确授权范围、期限等内容。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门进行编号、归档，并建立合同台账。四、合同的履行（一）履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门应跟踪监督履行计划的执行情况。（二）履行过程的跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并及时向合同管理部门通报合同履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和统计分析，发现问题及时督促业务部门采取措施解决。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向合同管理部门和上级领导报告，并共同研究制定解决方案。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门，合同管理部门应更新合同台账和档案。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应按照合同约定或法律法规规定的程序办理解除手续，并及时通知合同管理部门。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利义务关系。五、合同的归档与保管（一）归档范围集团公司及各单位签订的各类合同及其相关文件，包括合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、谈判记录、往来信函等，均应作为合同档案进行归档。（二）归档要求1.合同管理部门应按照合同编号顺序，将合同及其相关文件整理成册，编制目录，建立电子和纸质档案。2.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、准确性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规和集团公司相关规定执行。3.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、抽取或损坏合同档案。3.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、合同管理部门负责人和分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，按时归还。六、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.各单位应加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同履行过程中，如发现可能引发纠纷的迹象，业务部门应及时与合同相对方沟通协商，采取措施化解矛盾，防止纠纷扩大。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并报告合同管理部门。2.合同管理部门应会同法律事务部门或外聘律师对纠纷进行研究分析，制定具体的处理方案。处理方案应根据纠纷的性质、涉及金额、可能的法律后果等因素综合考虑，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。3.如需通过协商、调解方式解决纠纷，业务部门应积极与合同相对方进行沟通协商，争取达成和解协议。协商、调解过程中，应注意保留相关证据材料，记录协商、调解的过程和结果。4.如需通过仲裁或诉讼方式解决纠纷，合同管理部门应会同法律事务部门或外聘律师做好仲裁或诉讼的准备工作，包括起草仲裁申请书或起诉状、收集证据、确定仲裁机构或管辖法院等。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合仲裁机构或法院的工作，按照法定程序参加仲裁或诉讼活动。（三）纠纷处理结果的反馈与归档1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果反馈给合同管理部门。合同管理部门应将纠纷处理情况进行总结分析，形成书面报告，报集团公司领导。2.合同纠纷处理过程中形成的相关文件、资料，如仲裁裁决书、法院判决书、和解协议、调解协议等，应作为合同档案的一部分进行归档保管。七、合同管理的信息化建设（一）建立合同管理信息系统集团公司应建立统一的合同管理信息系统，实现合同从起草、审查、签订、履行、变更、解除到归档等全过程的信息化管理。合同管理信息系统应具备合同模板管理、流程审批、台账管理、档案管理、统计分析等功能。（二）信息系统的应用与维护1.各单位应按照合同管理信息系统的操作流程，及时将合同相关信息录入系统，确保信息的准确性和完整性。2.合同管理部门应定期对合同管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行和数据安全。3.鼓励各单位利用合同管理信息系统提供的数据和分析结果，加强对合同管理工作的决策支持和风险预警。八、监督与考核（一）监督检查1.集团公司合同管理部门应定期对各单位合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可采取现场检查、书面检查、问卷调查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。（二）考核评价1.集团公司应建立合同管理工作考核评价机制，对各单位合同管理工作进行量化考核评价。考核评价指标包括合同签订合规率、合同履行率、合同纠纷发生率、合同档案管理合格率等。2.考核评价结果应与各单