印章及用印管理制度

印章及用印管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范用印行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司（以下统称"公司"）的各类印章的刻制、保管、使用、废止等管理活动。3.印章种类公司印章包括但不限于：公司公章：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。法定代表人章：用于特定文件或事项，代表法定代表人行使职权。财务专用章：用于财务结算、票据等相关业务。合同专用章：专门用于签订各类合同。部门章：各部门因工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、业务等。其他专用章：根据公司业务需要刻制的特定用途印章。二、印章的刻制1.申请因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核签字。如需刻制公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章，须经公司法定代表人批准。2.审批《印章刻制申请表》提交至行政部门，行政部门根据申请内容进行初步审核，审核通过后报公司领导审批。审批通过后，行政部门负责与公安机关指定的印章刻制单位联系，办理印章刻制事宜。3.领取印章刻制完成后，行政部门应及时领取印章，并进行登记备案。领取印章时，领取人应在《印章领取登记表》上签字确认，注明领取日期、印章名称、数量等信息。三、印章的保管1.保管原则实行专人保管制度，确保印章安全。各类印章应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时可用于正常工作。严格按照规定的用印流程和审批权限用印，不得擅自用印。对印章的使用情况进行详细登记，定期将用印登记表交行政部门存档。发现印章有损坏、丢失等异常情况，应立即向行政部门报告，并采取相应措施。3.不同印章的保管要求公司公章：由行政部门负责人指定专人保管。法定代表人章：根据法定代表人要求，可由法定代表人本人或指定专人保管。财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。合同专用章：由合同管理部门负责人指定专人保管。部门章：由各部门负责人指定专人保管。四、印章的使用1.用印流程申请：使用印章的部门或个人，应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并经部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和审批权限，分别报相关领导审批。涉及公司重大决策、重要合同、协议等事项，须经公司法定代表人审批。一般事项用印，由分管领导审批。部门内部文件用印，由部门负责人审批。用印：审批通过后，用印申请人将《用印申请表》及相关文件交印章保管人，印章保管人核对无误后，在文件规定位置加盖印章，并在《用印登记表》上详细记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。留存：用印完毕后，印章保管人应将《用印申请表》及相关文件留存归档，以备查阅。2.用印审批权限公司公章：使用公司公章须经公司法定代表人或其授权人批准。法定代表人章：使用法定代表人章须经法定代表人批准。财务专用章：使用财务专用章须经财务部门负责人或其授权人批准。合同专用章：使用合同专用章须经合同管理部门负责人或其授权人批准。部门章：使用部门章须经部门负责人批准。3.用印注意事项用印前，印章保管人应认真审核用印文件内容，确保与审批内容一致，文件格式规范，签字手续齐全。用印应清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需在空白文件上加盖印章的，须经公司法定代表人批准，并在文件上注明用途、有效期限等信息。用印完毕后，印章保管人应及时将印章放回原处妥善保管。五、印章的废止1.废止原因因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用。印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用。2.废止流程印章保管人发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，并经部门负责人审核签字。《印章废止申请表》提交至行政部门，行政部门审核后报公司领导审批。审批通过后，行政部门负责将废止印章收回，并进行登记备案。对于废止的印章，应采取适当的方式进行销毁，如切割、粉碎等，确保印章内容无法复原。销毁过程应进行记录，参与销毁人员应签字确认。六、监督与检查1.定期检查行政部门应定期对公司印章的保管和使用情况进行检查，确保印章管理规范、安全。检查内容包括印章存放是否安全、用印流程是否合规、用印登记是否完整等。2.不定期抽查公司领导或其他相关部门可根据工作需要，对印章管理情况进行不定期抽查。对于抽查中发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。3.责任追究对于违反本制度规定，擅自刻制、保管、使用印章，导致公司利益受损的，将依法追究相关人员的责任。构成犯罪的，将移交司法机关依法处理。七、附