水利工程项目档案管理制度

水利工程项目档案管理制度一、总则1.目的为加强水利工程项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统、有效，充分发挥档案在项目建设、管理、运行及维护中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有水利工程项目，包括新建、改建、扩建及加固等各类水利工程建设项目从项目前期策划到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。3.基本原则项目档案管理遵循统一领导、分级管理、同步建设、规范标准、确保质量的原则。各项目参建单位应明确分管领导，指定专人负责档案管理工作，确保项目档案管理工作与项目建设同步进行。二、管理职责1.项目法人职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本项目档案管理制度和工作方案，并组织实施。负责组织、协调、监督项目各参建单位的档案管理工作，对项目档案工作进行总体部署和指导。按照国家和行业有关规定，组织编制项目档案分类大纲和编号规则，确保项目档案分类科学、编号规范。负责收集、整理、归档本项目在建设过程中形成的各类文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等，并进行审查和鉴定。组织项目档案的验收工作，确保项目档案符合验收标准和要求。负责项目档案的保管、利用和移交工作，建立健全项目档案利用制度，积极为项目建设、管理、运行及维护提供服务。2.参建单位职责各参建单位应明确本单位档案管理的分管领导和具体责任人，建立健全本单位档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。负责收集、整理、归档本单位在项目建设过程中形成的文件材料，并按照项目法人的要求进行分类、编号和移交。严格按照项目法人制定的档案管理要求和工作流程，做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确、系统。配合项目法人做好项目档案的验收工作，对验收提出的问题及时进行整改。按照项目法人的要求，提供档案利用服务，积极支持项目法人开展档案查询、借阅等工作。三、文件材料的形成与收集1.文件材料形成要求项目各参建单位应建立健全文件材料形成机制，明确文件材料的形成流程和责任人，确保文件材料的及时、准确形成。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，不得使用易褪色的书写材料。电子文件应采用通用格式进行存储，确保其真实性、完整性和可读性，并按照相关标准进行元数据著录。2.文件材料收集范围项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案、水资源论证报告等相关审批文件，以及项目策划、规划、设计变更等文件。设计文件：包括初步设计、施工图设计文件，设计变更通知单、技术核定单等设计变更文件，以及设计交底、图纸会审等会议纪要。施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、单位工程竣工验收记录等施工过程中形成的各类文件。监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知、工程质量评估报告、监理工作总结等监理过程中形成的各类文件。设备文件：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册、设备质量证明文件等设备相关文件。竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收鉴定书、工程质量保修书、工程决算审计报告、工程总结报告等竣工验收过程中形成的各类文件。3.文件材料收集时间要求项目各参建单位应按照项目建设进度，及时收集本单位形成的文件材料，并在每季度末将上季度形成的文件材料移交项目法人档案管理部门。对于重大事件、重要会议、关键节点等形成的文件材料，应在事件结束后或会议召开后一周内收集整理完毕，并移交项目法人档案管理部门。项目竣工验收前，各参建单位应将本单位负责整理的全部项目档案移交项目法人档案管理部门，由项目法人进行统一整理和归档。四、文件材料的整理与归档1.整理原则遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件材料之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，确保档案整理质量。便于保管和利用，符合国家和行业有关档案整理的标准和规范要求。2.分类方法项目档案按照工程前期、工程设计、工程施工、工程监理、设备文件、竣工验收等六个类别进行一级分类。每个一级类别下再根据文件材料的性质、内容等进行二级分类，如工程施工类可分为施工管理文件、施工技术文件、施工质量文件、施工安全文件等。各项目应根据实际情况，在二级分类的基础上进一步细化分类，确保分类科学合理、便于查找利用。3.组卷要求不同载体的文件材料应分别组卷，如纸质文件与电子文件应分开组卷。同一类别的文件材料应按照文件形成时间顺序或重要程度进行排列，同一事由的文件材料应集中组卷。卷内文件材料应排列整齐，编目规范，便于查阅。卷内文件材料应编制页号，页号编写位置应符合国家和行业有关标准要求。4.编号规则项目档案编号应包括项目名称、档案类别代码、年份、卷号等要素，采用层次编码法进行编号。项目名称代码：采用项目名称的首字母缩写，如"XX水利枢纽工程"可缩写为"XXSL"。档案类别代码：按照本制度规定的六个类别，分别用A、B、C、D、E、F表示。年份代码：采用公元纪年的四位数字表示，如2023年表示为"2023"。卷号：按照每个类别下的卷册顺序依次编号，如"A01""B02"等。示例："XXSLA202301"表示"XX水利枢纽工程"项目的工程前期类档案，2023年形成的第1卷。5.归档要求各参建单位应在文件材料整理完毕后，编制档案移交清单，一式两份，双方签字确认后，一份由移交单位留存，一份由接收单位归档保存。移交的档案应包括纸质档案和电子档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案编号规则进行命名和存储。项目法人档案管理部门在接收各参建单位移交的档案后，应进行认真核对和检查，对不符合要求的档案应及时退回参建单位进行整改。项目法人档案管理部门应将整理好的项目档案按照档案保管期限和密级要求，进行分类存放，确保档案保管安全有序。五、档案的保管与保护1.保管场所项目法人应设立专门的档案库房，用于存放项目档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案安全保管。档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、除湿机、空调、消防器材、防虫药品等，保证档案保管环境适宜。2.保管期限水利工程项目档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目前期文件、项目法人重要决策文件、工程竣工验收文件、工程质量保修书、工程决算审计报告等对项目建设、管理、运行及维护具有长期利用价值的文件材料。长期保管的档案主要包括工程设计文件、施工文件、监理文件、设备文件等在项目建设和运行过程中需要长期查阅的文件材料，保管期限一般为30年。短期保管的档案主要包括项目建设过程中形成的一般性文件材料，保管期限一般为10年。3.档案整理与编目项目法人档案管理部门应定期对保管的档案进行整理和编目，确保档案排列有序、编号准确、目录清晰，便于查找利用。档案整理应按照本制度规定的分类方法和编号规则进行，确保档案整理质量。档案编目应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等项目，编目应准确、完整、规范。4.档案数字化为提高档案利用效率，方便档案查询和共享，项目法人应逐步推进档案数字化工作。档案数字化应按照国家和行业有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。数字化档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案的利用与服务1.利用制度项目法人应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序、方式等，确保档案利用工作规范有序。档案利用应遵循保密原则，严格控制档案查阅范围，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关规定进行管理和利用。档案利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，并经档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案。2.利用方式档案利用者可通过现场查阅、借阅、复印等方式获取档案信息。现场查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限，借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。复印档案应经档案管理部门负责人批准，复印的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。3.服务措施项目法人档案管理部门应积极为项目建设、管理、运行及维护提供档案利用服务，及时响应档案利用需求，提高服务质量和效率。档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供决策依据。加强与项目各参建单位的沟通协调，建立档案信息共享机制，共同推进项目档案管理工作，为项目建设和发展提供有力支持。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作项目法人应定期对保管的档案进行鉴定，确保档案的保管价值和密级准确无误。档案鉴定工作应由项目法人档案管理部门牵头，组织项目各参建单位相关人员组成鉴定小组，按照档案保管期限和鉴定标准进行鉴定。鉴定小组应认真审查档案的内容、来源、时间等因素，对档案的保管价值进行综合评估，确定档案的保管期限和密级。2.销毁程序对已到保管期限且确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。档案销毁前，档案管理部门应编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并经项目法人分管领导批准。档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销，确保档案销毁过程安全、彻底。档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册存档保存。八、监督与检查1.监督检查职责项目法人应加强对项目各参建单位档案管理工作的监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。档案管理部门负责具体实施档案管理工作的监督检查，定期对项目各参建单位档案管理情况进行检查，及时发现问题并督促整改。项目法人应将档案管理工作纳入项目建设管理考核内容，对档案管理工作成绩突出的参建单位给予表彰和奖励，对档案管理工作不力的参建单位进行通报批评，并责令限期整改。2.检查内容档案管理制度的建立和执行情况，包括档案管理机构设置、人员配备、岗位职责、工作流程等。文件材料的形成、收集、整理、归档情况，包括文件材料的完整性、准确性、系统性、规范性等。档案的保管与保护情况，包括档案库房建设、保管设备配备、档案整理编目、档案数字化等。档案的利用与服务情况，包括档案利用制度执行、利用方式、服务质量等。档案鉴定与销毁情况，包括鉴定工作组织、销毁程序执行等。3.检查方式定期检查：项目法人档案管理部门每年至少组织一次对项目各参建单位档案管理工作的