采购与付款管理制度

采购与付款管理制度一、总则1.目的为了规范公司采购与付款行为，加强采购与付款环节的内部控制，确保采购活动符合公司经营目标，提高资金使用效率，防范采购与付款过程中的风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门发生的采购与付款业务。3.基本原则（1）采购与付款业务应遵循合法、合规、公平、公正、公开的原则。（2）采购活动应符合公司生产经营需要，注重采购成本控制，确保所采购物资和服务的质量。（3）付款应严格按照合同约定执行，确保资金支付的准确性和及时性。二、采购业务流程（一）采购申请1.各部门根据生产经营计划、库存情况及业务需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间、用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购项目，还需报分管领导审批。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。审核内容包括采购数量是否合理、采购时间是否符合生产经营需要、是否有更合适的采购渠道等。2.对于一般性采购申请，采购部门负责人审核通过后，交采购人员办理采购业务。对于重大采购项目（具体金额标准由公司另行规定），采购部门应组织相关部门进行论证，并报公司管理层审批。（三）供应商选择与管理1.采购人员根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商信息档案，内容包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。3.采购部门会同相关部门（如质量控制部门、技术部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产经营状况、质量管理体系、价格竞争力等。根据评估结果，确定合格供应商名单。4.与合格供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（四）采购执行1.采购人员根据签订的《采购合同》，向供应商发送采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间等。2.采购人员跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应责任。3.采购物资到货前，采购人员应通知相关部门（如仓库管理部门、质量检验部门等）做好验收准备工作。（五）验收1.仓库管理部门负责对采购物资的数量、规格型号等进行验收。验收时应对照采购订单和送货单，仔细核对物资的名称、数量、规格型号等是否一致。2.质量检验部门负责对采购物资的质量进行检验。按照相关质量标准和检验流程，对物资进行抽检或全检，确保物资质量符合要求。3.验收合格的物资，仓库管理部门填写《验收单》，并在物资上标明验收合格标识。验收不合格的物资，应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。4.《验收单》应详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、质量状况等信息。验收单一式多份，分别由采购部门、仓库管理部门、财务部门等留存。三、付款业务流程（一）付款申请1.采购部门在收到供应商开具的发票及相关结算凭证后，核对发票内容与采购合同、验收单是否一致。核对无误后，填写《付款申请表》，注明供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式、付款期限等信息。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到《付款申请表》后，对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括发票是否合规、采购合同是否履行、验收手续是否齐全等。2.对于金额较小的付款申请，财务部门负责人审核通过后，即可办理付款手续。对于金额较大的付款申请（具体金额标准由公司另行规定），还需报分管领导或公司管理层审批。（三）付款执行1.财务部门根据审批通过的《付款申请表》，按照公司的资金管理制度和付款流程，办理付款业务。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。2.财务人员在付款前，应再次核对付款信息，确保付款金额准确无误。付款后，及时登记付款台账，记录付款日期、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。四、采购与付款业务的内部控制（一）岗位分工与职责分离1.采购业务应与付款业务分离，采购人员不得兼任付款审批、付款执行等工作。2.采购业务应按照请购、审批、采购、验收、付款等环节设置不同的岗位，明确各岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。（二）授权审批控制1.建立采购与付款业务的授权审批制度，明确各部门和人员的审批权限。对于不同金额的采购申请和付款申请，应规定相应的审批流程和审批人员。2.审批人员应在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。对于重大采购项目和重大付款事项，应实行集体决策审批。（三）采购合同控制1.加强采购合同的管理，签订采购合同前，应对合同条款进行严格审核，确保合同内容合法、合规、完整、准确。2.采购合同签订后，应及时进行编号、归档，并按照合同约定跟踪合同执行情况，确保合同的有效履行。3.对于采购合同的变更、解除等情况，应按照规定的程序进行审批和处理，并及时调整相关记录。（四）验收控制1.建立严格的验收制度，明确验收标准、验收程序和验收人员的职责。验收人员应具备相应的专业知识和技能，确保验收工作的准确性和公正性。2.验收过程中发现的问题，应及时通知采购人员与供应商协商解决。对于验收不合格的物资，应按照规定进行处理，不得办理入库手续和付款手续。（五）付款控制1.财务部门应严格按照付款审批制度和付款流程办理付款业务，确保付款依据充分、付款金额准确、付款方式合规。2.加强对付款凭证的审核，付款凭证应包括发票、采购合同、验收单、付款申请表等相关资料，确保各项资料齐全、相符。3.定期与供应商进行对账，及时发现和解决付款过程中存在的问题，确保公司与供应商的往来账目清晰、准确。五、采购与付款业务的监督与检查1.公司内部审计部门应定期对采购与付款业务进行审计监督，检查采购与付款业务的内部控制制度是否健全、有效执行，采购与付款业务流程是否合规、合理，采购成本是否得到有效控制等。2.对于审计监督过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。3.采购部门应定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评估和考核，建立供应商评价档案，对于表现不佳的供应商，应及时采取措施，如警告、减少订单量、取消合作资格等。4.财务部门应定期对采购与付款业务的相关数据进行分析，如采购金额、付款金额、采购成本