《L粮食储备公司内部控制制度的优化设计》8900字

位论文L粮食储备公司内部控制制度的优化设计综述目录TOC\o"1-2"\h\u27205L粮食储备公司内部控制制度的优化设计综述 1123601.1优化内部控制环境 2176461.1.1明确诚信道德价值观 2115451.1.2完善公司行为准则 3132321.1.3提升员工管理水平 336691.1.4合理设定科室职能 4286951.2建立健全风险评估制度 4324951.2.1搭建风险评估组织架构 4231661.2.2设置风险评估相关流程 55781.3完善控制活动相关制度 1191061.3.1建立预算管理制度 11240601.3.2健全资产管理制度 11233241.3.3完善收支业务管理办法 1221291.3.4完善储备粮业务控制制度 12219911.4利用电子化手段提高沟通效率 13257851.4.1实现内部沟通便捷全面 14112541.4.2实现外部沟通顺畅到位 16112191.4.3电子化沟通实施保障 17228981.5构建和执行内部控制监督机制 17325411.5.1监督活动设置构想 1881801.5.2监督活动实施保障 19要使一个企业的内部控制行之有效，必须健全完善相应的制度体系作。L粮食储备公司内部控制制度的缺陷导致了其内部控制的各种不足，这些不足之处对其执行粮食储备任务、开展国有资产管理等方面带来了不安全隐患。因此，有必要完善和优化L粮食储备公司内部控制制度。本章从优化内部控制环境、健全风险评估制度、完善控制活动的相关制度、利用电子化手段提升沟通效率以及构建和执行内部监督机制等方面提出了建议。1.1优化内部控制环境实施内部控制是促进企业规范管理进而实现发展战略目标的重要保障手段，恰当的内部控制环境对于企业提高控制质量有着积极的促进作用[44]。L粮食储备公司要想填补内部控制的各种不足，必须先从优化自身的控制环境做起。1.1.1明确诚信道德价值观首先应当树立起公司制经营的观念，从思想上“断奶”。L粮食储备公司经营的是政策性粮食储备业务，此业务虽然具备很浓的政治色彩，但在当前国家宏观政策调控下，粮食收购市场全面放开，市场机制在配置粮食资源中的作用充分显现，公司的地方储备粮的收储和轮换也都需要与不同市场主体合作方能完成，因此必须充分尊重市场经营规则和粮食市场流通秩序，破除“政企不分”时期的旧模式和旧思维的束缚，开辟粮食储备企业在行政管理机关带领下的逐渐走向市场化的自立自强之路。其次应当增强所有员工的内控意识，从根本上“自控”。内部控制并不只是领导层的事，需要全体人员协调共作。L粮食储备公司规模较小，但承担的却是确保区域粮食储备安全的重任，公司的每一项决策、每一个工作安排都关系着数以万计百姓的口粮是否有保障，因此加强L粮食储备公司自身建设，增强公司员工内部控制意识，提高公司自我管理水平，是十分重要且有意义的事情，必须全员关注并积极参与。第三是将完善控制相关的制度体系列入工作重点。公司管理层牵头，将内部控制制度优化和实施任务列入公司年度工作计划，制作计划执行倒排顺序表，将任务层层分解，明确责任对象、操作目标和执行时限，真正将内部控制建设工作提上日程，按部就班地落实，注重成效分析和过程跟踪，充分摆明“最高层基调”，以上带下，促进制度实施。1.1.2完善公司行为准则管理对象涵盖面不全是L粮食储备公司行为准则的缺陷，为了充分体现准则的公平性、公正性，必须修订并完善公司行为准则，使其覆盖全体员工。不论办公地点是否一致，工作内容是否有规律可循，全体员工都必须在一定的规则下行动，协同处理各项事务，共同达成公司目标。约束不规范行为，是制度存在的意义。公司行为准则是员工开展各项活动的制度依据。公司管理层应当充分增强规则意识，从自身做起，坚决带头执行公司各项准则，用明确的态度和坚定的行为，进一步强化规则束缚力。同时，还要注重奖惩规则的制定和落实，切实维护公司行为准则的严肃性。1.1.3提升员工管理水平公司内部控制水平的高低，最终还是取决于制度的制定者和执行者的水平高低。从L粮食储备公司人员学历构成现状来看，学历偏低者占比较重，管理人员的素质参差不齐，因此，想要提升公司管理水平，改善内部控制状况，必须首先着眼于员工素质提升。公司管理层应当充分重视职工专业技能培训和职业道德教育，对需要特殊或者专业知识的岗位安排脱产培训时间，鼓励员工积极考取各类资格证书，努力提高自身修养。在选人用人策略方面，摒弃“因循守旧”思想，坚持“吐故纳新”做法。L粮食储备公司规模小，人数少，但责任十分重大，这就决定了公司每个岗位不能空置、人员不能闲留，所有人和岗都必须高效率运转起来，方能扛起“粮安”重任。对不能胜任岗位工作的人员，应合理更替，充分利用“人才兴粮”政策契机，通过社会招聘、人才引进等多种渠道，吸纳高素质、有能力、更适合的员工，充实粮食储备人才队伍。在晋升机制上，应畅通员工晋升通道，让有能力、有才华的人尽快晋升到领导职位并辅以适当的薪资调整，这样一方面有利于激发员工队伍活力，充分发挥各人专长，有责任有担当地、创新性地开展工作，另一方面有利于具备专业素质、高水平人员的保有，还可以为管理层引入“新鲜血液”，快速与时代接轨，打破旧的经营思维，提升管理水平。1.1.4合理设定科室职能根据各个科室工作重点合理设置科室职能，或是从效率层面出发，按照节能、高效、配合、监督的原则，将小部分联系紧密的业务范围职能适当穿插，并设定配合义务和受监督义务，确保穿插管理手段行之有效；或是制定关联业务的接受、处理、反馈等衔接机制，以规范流程、规定动作和规定时效来保障科室间、相关业务间的沟通高效、处理高效，从而达到运作高效。明确各科室的职责以及相互间的配合和监督义务。国有企业一贯的用人模式的弊端是导致L粮食储备公司部分员工做事相互推诿、怠于协同共作的主要原因。以出台制度的方式明确科室间相互配合的责任，设置不同岗位间关联业务相互审查和监督的义务，并与奖惩机制挂钩。例如，粮库驻库管理员有义务监督资产管理科对资产的定期巡查职能履行是否到位等。通过此种方式，使平行科室之间的沟通化被动为主动，在纵向监管层面转客为主，提升员工主观能动性。1.2建立健全风险评估制度1.2.1搭建风险评估组织架构风险评估是企业开展各项活动不可或缺的准备环节，适当的风险评估有助于企业发展[45]。风险评估作为企业实施控制的重要导向性内容，通过关注公司全部业务链条的风险点情况，为公司内部控制实践提供关键信息。风险评估结果的运用关系到公司经营的好坏，所以必须设置专职部门负责此项工作。针对L粮食储备公司目前无风险评估组织架构的情况，结合当前公司科室设置以及业务实际情况，笔者提出风险评估组织架构设想如下：风险评估办公室风险评估办公室业务科财务科资产管理科图5-1L粮食储备公司风险评估组织架构设计图风险评估办公室可以由公司办公室兼任，也可单独设置并安排专业人员。风险评估办公室主要工作职能是搜集L粮食储备公司各业务层面的风险点信息，评估风险程度，并将评估结论提交公司经理层或上级行政主管部门。公司业务科、财务科、资产管理科在风险管理办公室的领导下开展风险评估、管控等相关工作。在职责分工方面，L粮食储备公司总经理对风险评估的有效性负主要责任，对评估事项有最终决定权。公司分管财务的副总经理负责拟订风险评估领导小组架构，具体牵头负责风险评估工作，且对风险管理事项有建议权。风险评估办公室是开展评估活动的主体，在公司领导层的带领下开展工作。公司业务科、资产管理科和财务科应当接受风险评估办公室的领导，履行相应的风险信息搜集和上报义务，并对所上报信息的真实性负责。1.2.2设置风险评估相关流程在风险评估工作中，各责任科室有着不同的职能，但所做的工作的实质都是信息搜集与分析，目标也同样是从千丝万缕的信息中提炼出风险因子，并通过测算分析，评估其影响程度。笔者从理论角度结合所掌握的实际情况，初步设想风险评估流程如图5-2。公司可以在具体实践中根据情况的不同进行优化和调整。图5-2L粮食储备公司风险评估活动流程构想图（1）风险信息搜集建立风险信息定期搜集并向上级和有关管理部门报送机制。各个科室定期将搜集到的风险初步信息以书面形式报送公司风险评估办公室。粮食轮换期间每月报送一次，非轮换期间每两个月报送一次，特殊情况可即时报送。风险评估办公室梳理和统计搜集到的风险信息，进行初步的分析和判定。笔者根据所了解的公司情况将L粮食储备公司风险信息暂列为如下几种类型。表5-1L粮食储备公司风险类别梳理统计表序号风险类别序号风险类别1粮食质量管理风险11劳动关系风险2粮食数量管理风险10人力资源风险3合作企业履约风险13会计核算风险4粮食市场价格波动风险14资金管理风险5储粮技术管理风险15应收账款风险6合同管理风险16行政管理风险7设备设施风险17信息安全风险8健康安全环保风险18合规合法性风险9资产管理风险19遗留问题重大影响风险10安全管理风险20信息安全风险（2）风险识别针对上表中所列的20项风险类型，由责任科室分别展开对应的信息搜集和事件调查，对于可能涉及风险的内容着重关注，识别可能影响L粮食储备公司年度经营目标实现的风险，并报给公司风险管理办公室。风险管理办公室将各科室报送过来的信息汇总、梳理并初步分析筛选，再通过管理层和相关人员会议研讨辨识、对客观或者同类市场主体发放调查问卷、与市级相关行政主管部门负责人访谈等形式，确定风险发生概率和影响程度。（3）重大风险分析对分析确定的风险事件划分等级，按照可能性大小和影响程度的轻重对风险进行研判。按照发生概率大小，风险事件等级可划分为四个，即“低等、中等、高等、非常高”。如下表：表5-2L粮食储备公司风险等级表风险等级可能性描述低等风险事件几乎可以肯定不会发生（5年或者5年以上才有可能发生一次）中等风险事件有一定的发生可能性（受人员素质、已有制度的缺陷、已知其他因素的影响，几乎每年都会发生）高等风险事件很有可能发生（受可预判因素影响，发生概率很大）非常高风险事件几乎确定会发生风险事件发生且带来不良后果的严重程度，通过咨询专业人士或参考政策和制度规定，可以设定为5个级别，分别为“轻微、较小、中等、严重、十分严重”，如表5-3。风险分析时，从两个维度判断其重大程度，只要有一个维度属中等以上水平，该类风险就应该受到关注。表5-3影响等级重大程度影响——储粮安全方面轻微风险事件发生对储备粮的收购、保管和轮换等方面的影响可以忽略较小风险事件发生后可以立查整改，在公司层面解决问题中等风险事件发生可能影响粮食储存，被上级部门通报整改严重风险事件发生对储粮安全造成严重威胁，被市级层面关注通报十分严重风险事件发生几乎确定影响粮食安全，被省级层面追究问责（4）评估报告依据前面的风险辨识和评判结果，L粮食储备公司的风险管理办公室整理并出具分析报告，将风险的各方面情况及时传递给公司管理层，有必要时向粮食行政主管部门汇报。L粮食储备公司根据风险情况采取适当的应对策略，从而达到规避或降低地方政策性粮食储备经营和管理风险的目的。L粮食储备公司管理层应当重视风险评估报告的内容，及时上报上级部门和请示应对方式。风险管理办公室每三个月对各责任科室实施风险预估、评判以及应对策略的实施情况和有效性开展检查，将检查中发现的问题进行责任追究，并将本项工作的落实情况纳入各相关责任人的年度目标任务考核中，以促进全体员工对风险相关工作的重视。1.3完善控制活动相关制度1.3.1建立预算管理制度L粮食储备公司虽每年都在开展预算工作，但未将预算对经济业务的指导和约束作用上升到制度层面，因此预算工作效能未得到充分发挥，要解决此项问题，首先必须建立并实施全面预算制度。一方面，公司财务科是预算编制的执行责任主体，应当明确信息搜集、预算的编制、审核职责权限，把握预算编制的相关政策，从全面收支预测角度出发，确保在预算编制的过程中所采用的方法合理有效、内容全面完整、项目划分得当、数据可参考性强。另一方面，公司其他各个科室是预算编制的配合责任主体，必须明确各个科室对编制过程的全力配合义务，设定责任科室提供完整详细资料的管理制度，以便财务人员在编制预算的时候能够掌握公司整体运营概况，形成合理、完整的预算报告。第三，增强预算对公司各项业务的指导和约束作用。在执行层面树立“有预算，就开支，无预算，控制开支”的责任意识，分阶段考核和分析预算执行情况，适当调整管控策略，力争将年度预算和决算之间的差异程度控制在公司整体可接受的范围内。1.3.2健全资产管理制度根据市国资委等部门对国有资产监督管理的各项要求，从公司业务实际情况出发，制定各类资产从进入到退出全过程的规范操作办法，重点控制资产进入时合理的流程和资产退出时的合规合法手续。明确各主体对资产的使用权限和维护义务，确定资产监管责任人，制定资产损毁、报废、处置流程，定期通过稽查和考核制度将资产管理最终成效纳入到年终责任制考核范围，对资产管理不善、损失或丢失的行为，制定相应惩罚措施，规范会计人员对资产的核算细则，充分发挥财务会计在资产管理过程中的监督和控制作用。1.3.3完善收支业务管理办法一是设置公司各类费用开支标准。L粮食储备公司作为粮食行政主管部门的下级单位，部分费用开支必须限定在行政事业单位定额标准范围内，但如果完全依靠上级文件要求进行管理，有可能因规范性文件搜集不全或者审核岗的信息来源渠道不广等原因，造成审核漏洞，不利于公司管理。公司应当根据业务实际情况，在符合各项法规的前提下，出台L粮食储备公司自己的支出流程和费用限额标准管理办法，印发给员工执行。二是明确财务票据管理规则。建立票据登记台账，规范票据的申领、使用手续，明确规定核销发票的种类，不符合要求的发票不予报销和入账。三是业务关联岗位牵制制度。实行印鉴分开保管、收款核算职责分离、执行与监督职责分离等。1.3.4完善储备粮业务控制制度储备粮业务是L粮食储备公司最核心的业务，也是其存在和发展的意义所在。国家对地方储备粮的总体管理要求，用三句话来概括，即“数量充足，质量合格，储存安全”。公司应充分围绕地方储备粮食经营和管理的要求，建立健全并有效地执行相关控制制度，包括但不限于以下方面：一是储备粮入库控制制度。包括储备粮入库计划控制、粮食轮入流程控制、入库数量控制、质量检验控制、表单登记控制、现场作业安全控制、适当的监督巡检机制等。二是储备粮出库控制制度。包括交易信息公开发布竞拍、储备粮出库流程、出库数量、质量监测、表单登记、现场作业安全、监督巡检、粮食轮换空库期间管理等方面的控制。三是安全轮换控制制度。包括粮食均衡轮换控制、收购资金筹措控制、销货资金及时还贷控制、储备粮购销合同控制、适当的监督检查机制等。四是合作企业管理制度。将合同履行期间的合作企业视作L粮食储备公司成员，制定行为规范，明确权利和义务，并按要求接受调查、监督和管理。五是业务关联方协调联络制度。规范与市内各关联行政单位、农业发展银行、国家粮食交易中心、质量检验机构、中储粮直属库等相关机构协调联络工作行为，确保沟通有效、工作高效。1.4利用电子化手段提高沟通效率COSO内部控制框架强调借助IT系统实现高效率和高质量的信息传递，《企业内部控制基本规范》也要求各单位关注并强化对信息系统的开发和维护[31,32]。2015年和2019年国家工业和信息化部、湖北省粮食局等上级主管单位也曾多次强调建立现代粮库信息化系统，着力打造粮库智能化信息平台，实现“科技兴储”。L粮食储备公司处在当下网络和电子信息时代，有必要搭建适合自身管粮业务的电子平台，充分利用电子化手段，提升信息沟通效率，实现科学兴粮兴储，进一步确保粮食安全。在业务管理信息平台搭建层面，笔者了解到目前国内有许多粮食储备企业都已实现标准电子信息化管理，L粮食储备公司可以采取资源共享方法，分享已有企业的信息系统成果，也可以与软件公司合作，构建更加契合自身业务范围和特色的电子化管理系统。L粮食储备公司如果采用电子信息系统进行业务管理，预计将能够很好的解决内部信息和外部信息搜集、传递等现存的问题。笔者的具体构想如下。1.4.1实现内部沟通便捷全面业务管理信息系统将公司内部以及外部的信息搜集起来，经过加工，迅速传递给相关的处理人员，从而达到提高信息沟通效率的目的。采用业务管理信息系统搜集信息的流程预设如图5-3。通过业务管理信息系统进行搜集并传送各类信息，L粮食储备公司驻乡镇的库区保管员可以运用电子化方法，将远距离的信息在短时间内快速传送给公司相关科室和领导，公司层面也能够随时了解库内状况、粮食保管情况、出入库进度、资产使用和维护情况等，及时解决库内问题。如遇突发状况，公司人员也可第一时间获得消息并到达现场进行处理。图5-3业务管理信息系统的应用可以节约现行的定期开会制度的人力、物力和时间成本。领导层面所做出的决定和决策也可在较短的时间内传递给乡镇粮库管理人以获得执行，大大提升运营效率。作为综合的沟通和管理平台，业务管理信息系统可以容纳公司的所有规章制度、经营目标、审批程序等内部管理信息，各科室可以通过管理系统充分获取开展业务需要的信息和依据，更好的发挥科室职能。同时，通过系统进行人员到岗履职情况考查、财务信息申请和批复、综合管理信息搜集、目标落实情况传递等，实现不同科室间、领导间、层级间的分权共事、互通互联，充分达成全面便捷的内部沟通目的。1.4.2实现外部沟通顺畅到位L粮食储备公司的外部沟通包括将公司内部的信息传递给外部信息使用者以及将外部的信息在公司内部信息使用者之间充分沟通等两个层面。图5-3中已经设置将外部信息纳入公司业务管理信息系统，但仅有信息搜集，没有接收、思考和反馈，则不能实现有效的沟通，必须将各类信息集中归类和处理，并形成报告，将报告分类型、分时间、分阶段发送给信息需求者。内外部信息需求者对接收的信息进行思考，反馈看法及意见，从而实现信息在公司领导层级、相关科室、业务环节、合作对象、关联单位等之间横向和纵向的沟通。图5-4L粮食储备公司信息沟通机制图如图，通过业务管理信息系统快速、及时的开展公司内部平行科室间信息的沟通以及上级和下级之间的沟通，既有科室对管理层的报告，也有管理层对执行人员的反馈，各个环节都能够快速及时的获取信息并及时沟通和处理，对关联业务主体设置的信息互通机制，把从储备粮合作企业、外部相关单位、审计、考察监督等部门获得信息的处理过程规范化和明晰化，明确设置了外部机构的信息搜集和反馈机制，拓宽了各类信息流转的深度和广度，从而有效解决L粮食储备公司外部沟通不通畅不到位的问题。1.4.3电子化沟通实施保障一是认可和重视电子信息化管理模式。在当前科技主导的时代，实现电子化管理已成为粮食储备行业的必然发展趋势，利用电子技术进行信息的处理和传递，是“科技兴储”的重点内容之一。公司领导层乃至上级主管部门都应当给予业务管理信息系统充分的认可，重视电子化管理，引导职工达成共识，接受并主动利用电子系统，提高沟通效率和沟通质量，更好地处理事务和管理粮食。二是培训并提升员工对电子设备的操控能力。业务管理系统的配置和使用必定会依靠电脑等硬件设施，要实现全面电子化管理，实现各类信息的高效互通，必须让公司每个员工都熟练使用相关电子设备，使业务管理系统充分发挥其应有的功效。三是加强电子化操作的风险控制。电子信息系统虽然提升了信息沟通的效率，拓宽了信息搜集和处理的路径，但这种形式不可否认地存在管控风险。如信息失真、非标准化处理、系统不稳定等风险。在采用业务管理信息系统时，必须设定相应的风险防控机制和应急处理办法，最大程度上降低因使用电子信息系统带来的风险。1.5构建和执行内部控制监督机制对企业内控制度的有效性进行审查，可以帮助企业发现内部控制缺陷，及时加以改进和完善，有利于企业经营目标的达成。L粮食储备公司未建立内部控制有效性审查机制，也不具备自我革新的勇气和魄力，完全依靠外部审查单位的力量来推动内控机制的完善，长此以往，难免会有隐藏在深层次的重大问题或缺陷暴露出来，产生重大不利影响的可能性大大增加。因此，L粮食储备公司必须增强内控意识，积极主动开展监督活动。1.1.1监督活动设置构想笔者通过对L粮食储备公司业务规律、组织架构、内控机制运