印章合同管理制度

印章合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章和合同的管理，规范印章的刻制、使用、保管以及合同的签订、审批、履行、变更和终止等行为，防范因印章使用不当和合同管理不善引发的风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用和合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.专人负责原则：明确印章管理和合同管理的责任人，确保印章和合同管理工作的规范、有序。3.风险防范原则：强化印章和合同管理过程中的风险识别、评估和控制，防止出现法律纠纷和经济损失。4.效率与安全并重原则：在确保印章和合同管理安全的前提下，提高工作效率，保障公司业务的顺利开展。二、印章管理（一）印章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等。2.法定代表人章：用于特定的文件签署、财务票据等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于公司财务核算、票据开具等。5.部门章：用于各部门内部文件、通知等。（二）印章刻制1.印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，报公司领导审批。2.经批准后，行政部门选择具有资质的印章制作单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并将印章移交至指定的保管人。（三）印章使用1.使用流程申请：使用人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并签字确认。审批：根据用印事项的性质和审批权限，由相关负责人进行审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签字。用印：印章保管人核对审批后的《印章使用申请表》，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、文件名称、用印份数等信息。2.审批权限公司公章、法定代表人章、合同专用章的使用，涉及公司重大事项、对外投资、融资、担保等合同，需经公司董事长审批。一般性文件、信函、合同等用印，由公司总经理审批。部门章的使用，由部门负责人审批。3.禁止事项未经审批，不得擅自使用印章。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。严禁将印章外借他人使用。（四）印章保管1.各类印章应指定专人保管，保管人应具备责任心强、工作认真细致等条件。2.印章保管人应建立印章保管台账，详细记录印章的领取、使用、归还等情况。3.印章应存放于安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。4.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，由交接双方和监交人签字确认。（五）印章废止与销毁1.因公司名称变更、机构调整等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，报公司领导审批。2.经批准后，行政部门负责将废止印章收回，并进行封存。3.印章的销毁应按照公司相关规定进行，由行政部门会同审计、法务等部门共同实施，确保销毁过程的合规、安全。销毁后，应填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、印章名称、数量等信息。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草合同由业务部门负责起草，根据业务需求和法律法规要求，明确合同双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义、模糊或易引发纠纷的表述。2.合同审核业务部门起草的合同初稿完成后，应提交至法务部门进行审核。法务部门从法律角度对合同条款进行审查，提出修改意见和风险提示。涉及财务、技术、质量等专业条款的合同，业务部门应会同相关专业部门进行审核，确保合同条款的合理性和可行性。合同审核通过后，业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，形成正式合同文本。3.合同审批业务部门将审核后的合同提交至公司领导审批。审批流程按照公司规定的审批权限执行。审批人应认真审查合同条款，对合同的合法性、合规性、合理性以及风险状况进行全面评估，签署审批意见。4.合同签署经审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行签署。签署时，应确保合同双方当事人的主体资格合法有效，合同内容与审批后的文本一致。合同应加盖公司合同专用章或法定代表人章，并由法定代表人或其授权代表签字。授权代表签字的，应出具法定代表人的授权委托书。（二）合同履行1.合同签订后，业务部门应负责组织合同的履行，确保合同约定的各项义务得到有效执行。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括履行时间、履行进度、交付成果、验收情况等信息。3.在合同履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或出现可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如协商解决、追究违约责任、行使合同权利等，并向公司领导和相关部门报告。4.涉及合同变更、解除等事项的，业务部门应按照本制度规定的流程进行审批，并与对方当事人协商一致，签订书面协议。（三）合同变更与终止1.合同变更合同履行过程中，如需对合同条款进行变更，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并提交至法务部门进行审核。经法务部门审核通过后，按照合同审批流程进行审批。审批通过后，业务部门与对方当事人签订合同变更协议，并确保变更后的合同符合法律法规和公司规定。2.合同终止合同履行完毕或出现法定终止情形时，业务部门应及时通知对方当事人办理合同终止手续。合同终止后，业务部门应清理合同履行过程中的相关文件、资料，并归档保存。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案，并向公司领导和法务部门报告。2.法务部门负责指导业务部门处理合同纠纷，根据纠纷的具体情况，制定纠纷处理策略，必要时代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。3.在处理合同纠纷过程中，应遵循合法、合理、公平的原则，维护公司的合法权益，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，减少诉讼、仲裁等法律程序的发生。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对印章管理和合同管理情况进行审计监督，检查印章的使用是否合规、合同的签订和履行是否符合公司规定等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查行政部门和法务部门不定期对印章管理和合同管理情况进行日常检查，重点检查印章保管是否安全、合同审批流程是否执行到位、合同文本是否规范等。对于检查中发现的问题，及时督促相关责任人进行整改。（三）责任追究对于违反本制度规定，擅自使用印章、签订合同或因印章管理不善、合同管理失误给公司造成损失的，将依法依规追究相关责任人的责任。责任追究方式包括但不限于