酒水管理制度

酒水管理制度一、总则1.目的为加强公司酒水管理，规范酒水采购、存储、发放、使用等流程，确保酒水的合理使用和安全管理，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构。3.职责分工行政部门：负责酒水采购计划的汇总与审核，统一采购酒水，并进行入库、存储管理。财务部门：负责酒水采购费用的审核与报销，监督酒水成本的核算与控制。使用部门：负责提出酒水使用申请，合理使用酒水，并配合行政部门进行盘点工作。二、采购管理1.采购计划各部门应根据实际需求，每月[X]日前向行政部门提交次月酒水采购计划，注明酒水名称、规格、数量等。行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况进行审核，制定月度酒水采购总计划。2.供应商选择行政部门应通过市场调研、供应商推荐等方式，建立酒水供应商名录。选择供应商时，应综合考虑其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，优先选择具有良好口碑和稳定供货能力的供应商。3.采购流程行政部门根据月度采购总计划，向选定的供应商发送采购订单，明确酒水的名称、规格、数量、价格、交货时间等要求。供应商应按照采购订单要求及时送货，行政部门负责组织验收。验收合格的酒水，行政部门应及时办理入库手续；验收不合格的酒水，应及时与供应商沟通退换货事宜。三、存储管理1.仓库设置公司应设立专门的酒水仓库，确保仓库环境干燥、通风、防火、防盗。仓库内应划分不同的区域，分别存放不同种类、规格的酒水，并设置明显的标识牌。2.入库管理采购的酒水到货后，行政部门仓库管理人员应根据送货单和采购订单进行核对，确认酒水的名称、规格、数量、质量等无误后，办理入库手续。入库酒水应及时登记入账，详细记录酒水的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。3.存储要求酒水应分类存放，遵循先进先出的原则，避免酒水积压过期。仓库管理人员应定期对酒水进行检查，确保酒水包装完好，无损坏、渗漏等情况。对于易挥发、易燃、易爆的酒水，应按照相关安全规定进行存储，采取必要的防火、防爆、防潮等措施。4.库存盘点行政部门应定期组织酒水库存盘点，每月至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。盘点时，仓库管理人员应如实记录酒水的实际库存数量，并与库存账目进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，编制盘点报告，报行政部门负责人和财务部门审核处理。四、发放管理1.发放原则酒水发放应遵循按需发放、定量控制的原则，确保酒水合理使用。严禁私自挪用、浪费公司酒水。2.发放流程使用部门因工作需要领用酒水时，应填写《酒水领用申请表》，注明领用酒水的名称、规格、数量、用途等，并经部门负责人签字批准。《酒水领用申请表》提交至行政部门，行政部门仓库管理人员根据库存情况进行审核，如库存充足，予以发放；如库存不足，应及时通知使用部门并说明情况。仓库管理人员按照批准的《酒水领用申请表》发放酒水，并在库存账目上进行记录。使用部门领用人在领取酒水时，应在发放登记表上签字确认。五、使用管理1.使用范围公司酒水主要用于招待客户、商务宴请、会议活动等公务用途。严禁将公司酒水用于个人消费。2.使用标准各部门应根据实际情况，制定合理的酒水使用标准，避免浪费。在招待客户、商务宴请等活动中，应根据客户级别、宴请规格等合理安排酒水档次和数量。3.使用记录使用部门应建立酒水使用台账，详细记录每次酒水使用的时间、地点、事由、酒水名称、规格、数量等信息。行政部门定期对各部门酒水使用情况进行检查和统计分析，发现异常情况及时与相关部门沟通核实。六、盘点与损耗管理1.盘点管理如前文所述，定期进行酒水库存盘点，确保账实相符。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析总结，提出改进措施和建议。2.损耗管理对于正常损耗范围内的酒水，如因挥发、渗漏等原因导致的损耗，行政部门应进行记录，并在合理范围内予以核销。对于因人为原因造成的酒水损耗，如丢失、损坏等，应查明原因，追究相关人员责任，并要求责任人照价赔偿。七、成本控制与核算1.成本控制财务部门应会同行政部门，定期对酒水采购成本、存储成本、使用成本等进行分析，制定成本控制目标和措施。在采购环节，通过与供应商谈判、招标等方式，争取优惠价格，降低采购成本。在存储环节，合理控制库存水平，减少库存积压和损耗，降低存储成本。在使用环节，加强对酒水使用的监督和管理，杜绝浪费，提高酒水使用效率，降低使用成本。2.成本核算财务部门应建立酒水成本核算制度，准确核算酒水采购成本、存储成本、使用成本等。酒水采购成本按照实际采购价格进行核算，包括酒水价款、运输费、装卸费等。酒水存储成本按照库存占用资金、仓储费用等进行核算。酒水使用成本按照实际领用数量和采购成本进行核算。财务部门应定期编制酒水成本报表，向公司管理层汇报酒水成本情况，为成本控制和决策提供依据。八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对酒水管理情况进行审计，检查采购、存储、发放、使用等环节是否符合本制度规定，是否存在违规行为。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督行政部门应加强对酒水管理的日常监督检查，定期检查仓库库存情况、使用部门酒水使用台账等，发现问题及时督促整改。各部门应配合行政部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。九、罚则1.对于违反本制度规定，私自挪用、浪费公司酒水的个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，予以辞退。2.对于因管理不善导致酒水采购成本过高、库存积压严重、损耗过大等情况的部门负责人，公司将给予相应的绩效扣分、