树脂采购管理制度

树脂采购管理制度一、总则1.目的为加强公司树脂采购管理，规范采购流程，确保采购的树脂符合公司生产经营需求，保证产品质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有与树脂采购相关的活动，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、采购执行与验收等环节。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产计划、库存状况等因素，合理确定树脂采购数量和时间，避免盲目采购。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的树脂符合公司质量标准和生产要求。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和审计。二、职责分工1.采购部门负责制定树脂采购计划，寻找、筛选、评估和选择供应商。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购订单的下达、催货、协调物流等工作，确保树脂按时、按量、按质供应。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施和建议。2.质量部门制定树脂质量检验标准和验收流程。对采购的树脂进行到货检验和抽检，确保树脂质量符合公司要求。对不合格树脂进行判定和处理，跟踪供应商整改情况。3.生产部门根据生产计划，及时向采购部门提供树脂需求信息，包括品种、规格、数量、交货时间等。参与树脂供应商的评估和选择，提供技术支持和质量反馈。协助采购部门和质量部门进行树脂到货验收工作。4.财务部门负责审核采购合同，确保合同条款符合公司财务规定。办理采购付款手续，对采购成本进行核算和控制。参与采购绩效评估，提供财务分析数据和建议。三、采购计划管理1.需求预测生产部门应每月定期向采购部门提供下月树脂需求预测，包括产品产量计划、树脂消耗定额等信息。采购部门结合公司库存状况、市场动态等因素，对需求预测进行综合分析和调整，形成月度采购需求计划初稿。2.计划审核与审批月度采购需求计划初稿提交至采购部门负责人审核，审核内容包括需求的合理性、库存情况、采购周期等。经采购部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据公司整体经营策略和资源状况，对采购计划进行最终审批。3.计划执行与调整采购部门根据审批后的采购计划，及时下达采购订单，确保树脂按时供应。在采购计划执行过程中，如因生产计划变更、市场供应变化等原因需要调整采购计划，生产部门应及时通知采购部门，采购部门重新评估需求并按照规定流程进行调整。四、供应商管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集树脂供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，筛选内容包括供应商的资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，考察内容包括企业规模、生产设备、工艺流程、质量管理体系、环保措施等。根据实地考察结果，填写供应商评估报告，对供应商进行综合评估，确定是否纳入合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门定期（每季度）对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。质量部门负责对供应商提供的树脂进行质量检验和评估，提供质量考核数据。采购部门根据质量部门提供的数据以及交货情况、价格执行情况等，对供应商进行综合评分。根据供应商评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取整改措施或淘汰处理。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，反馈公司需求和意见，了解供应商情况和市场动态。对于供应商提出的问题和困难，及时协调解决，建立良好的合作关系。鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，共同推动公司发展。五、采购流程1.采购申请生产部门根据生产计划和库存情况，填写树脂采购申请表，详细注明所需树脂的品种、规格、数量、交货时间等信息。采购申请表经生产部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行审核，确认需求的合理性和必要性。审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据公司采购政策和资金状况进行审批。3.供应商选择与询价根据采购申请内容，采购部门从合格供应商名录中选择若干家供应商进行询价。向供应商发送询价单，注明树脂的品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行整理和比较，分析价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商进行商务谈判，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。根据谈判结果，起草采购合同，并提交至法律部门审核。法律部门对合同条款的合法性、完整性进行审核，提出修改意见。采购部门根据法律部门的审核意见对合同进行修改完善，经采购部门负责人、分管领导签字后，与供应商签订采购合同。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，下达采购订单给供应商。采购订单应明确订单编号、树脂品种、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。将采购订单发送给供应商，并要求供应商签字确认。6.采购执行与跟踪采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、发货情况等信息。如发现供应商不能按时交货或产品质量出现问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，确保公司生产不受影响。对于紧急采购需求，采购部门应启动应急采购流程，确保树脂及时供应。7.到货验收树脂到货前，采购部门应通知质量部门和生产部门做好验收准备工作。树脂到货时，质量部门按照质量检验标准对树脂进行到货检验，检查产品的外观、规格、数量、质量证明文件等是否符合要求。生产部门根据生产需求，对树脂进行抽检或试用，确认树脂是否满足生产要求。如验收合格，质量部门出具验收报告，采购部门办理入库手续；如验收不合格，质量部门填写不合格品报告，采购部门及时与供应商联系，协商退货、换货或补货等事宜。六、采购成本控制1.价格谈判采购部门在与供应商谈判过程中，应充分了解市场行情，掌握同类产品的价格水平，争取有利的采购价格。通过与供应商进行多轮谈判，分析供应商的成本结构和利润空间，寻求降低价格的可能性。利用批量采购、长期合作等优势，与供应商协商争取更优惠的价格条款。2.成本分析与评估采购部门定期对树脂采购成本进行分析，包括采购价格、运输成本、仓储成本、质量成本等方面。通过与历史数据对比、同行业数据对比等方式，评估采购成本的合理性和变动趋势。根据成本分析结果，找出成本控制的关键点和改进方向，采取相应的措施降低采购成本。3.成本控制措施优化采购批量，根据公司生产需求和库存情况，合理确定采购批量，降低采购成本和库存成本。加强与供应商的合作，共同寻求降低成本的机会，如优化产品设计、改进生产工艺、降低包装成本等。关注市场动态，及时了解原材料价格变化趋势，合理安排采购时机，避免高价采购。加强内部管理，减少采购过程中的浪费和不合理开支，提高采购效率。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门对树脂采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等方面。对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施市场风险：密切关注市场动态，建立市场价格预警机制，及时调整采购策略；与多家供应商建立合作关系，分散供应渠道，降低市场波动对公司采购的影响。质量风险：严格供应商选择和质量管理，加强到货检验和抽检力度；与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款；对不合格产品及时进行处理，避免流入生产环节。供应商风险：加强供应商管理和评估，定期对供应商进行考核；建立供应商应急管理机制，在供应商出现问题时能够及时采取替代措施，确保供应稳定。合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性；明确合同双方的权利和义务，避免合同纠纷；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。资金风险：合理安排采购资金，确保资金安全；与财务部门密切配合，优化付款方式，降低资金成本；加强应收账款管理，及时催收货款，避免资金占用。八、信息管理1.采购信息收集采购部门应收集与树脂采购相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。通过多种渠道收集信息，如网络平台、行业报告、供应商反馈、市场调研等。2.采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。定期对采购信息进行分析，为采购决策提供依据，如分析市场价格走势、供应商绩效变化、产品质量趋势等。3.采购信息共享采购部门应及时将采购信息与相关部门共享，如质量部门、生产部门、财务部门等，确保各部门能够及时了解采购情况，协同工作。通过内部信息系统、会议、报告等方式实现采购信息的共享和沟通。九、监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对树脂采购活动进行监督检查，检查内容包括采购流程执行情况、采购合同签订与履行情况、采购成本控制情况、供应商管理情况等。对发现的问题及时提出整改意见