优惠票管理制度

优惠票管理制度一、总则（一）目的为规范公司优惠票的管理，确保优惠票的合理使用、有效控制，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及优惠票的申请、审批、发放、使用、核销及监督等相关管理活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保优惠票的管理和使用合法合规。2.合理性原则：优惠票的设置和使用应基于合理的业务需求和目的，避免滥用和浪费。3.公平性原则：在优惠票的分配和使用上，应确保公平公正，面向符合条件的员工或业务场景。4.监督性原则：建立健全监督机制，对优惠票的管理和使用进行全程监督，确保透明、规范。二、优惠票定义与分类（一）定义优惠票是公司为满足特定业务需求、激励员工或促进合作等目的而提供的具有一定优惠价值的票据或凭证。（二）分类1.员工福利类优惠票：如员工餐饮优惠券、商场购物折扣券、旅游景点门票优惠票等，旨在提升员工福利水平。2.业务推广类优惠票：包括产品试用券、服务体验券、客户专属折扣券等，用于拓展业务、吸引客户。3.合作伙伴类优惠票：例如与供应商、合作伙伴合作推出的联合优惠票，促进双方合作关系。三、优惠票管理职责分工（一）人力资源部门1.负责员工福利类优惠票的整体规划和预算编制。2.组织员工福利类优惠票的申请、审批流程，确保符合条件的员工能够及时获得。3.配合其他部门进行优惠票使用情况的统计和分析。（二）业务部门1.根据业务需求，提出业务推广类优惠票的使用方案和申请。2.负责业务推广类优惠票的发放、使用指导及客户反馈收集。3.与合作伙伴沟通协调，确定合作伙伴类优惠票的相关事宜。（三）财务部门1.负责优惠票的财务核算和资金管理，确保优惠票的成本控制在预算范围内。2.对优惠票的发放、使用和核销进行账务处理，定期进行财务审计。3.协助其他部门进行优惠票相关费用的结算和支付。（四）行政部门1.负责优惠票的印制、保管、发放等实物管理工作，确保优惠票的安全和完整。2.制定优惠票的使用规范和操作流程，为各部门提供必要的支持和指导。3.监督检查优惠票的使用情况，对违规行为进行纠正和处理。四、优惠票申请与审批（一）申请流程1.员工福利类优惠票：员工根据公司发布的福利政策，填写《员工福利优惠票申请表》，注明所需优惠票类型、数量及用途等信息，提交至所在部门负责人。部门负责人审核员工申请的合理性和必要性后，签字批准并提交至人力资源部门。2.业务推广类优惠票：业务部门根据业务推广计划，填写《业务推广优惠票申请表》，详细说明优惠票的发放对象、范围、数量、使用规则及预期效果等内容，经部门负责人审核后，提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，交至行政部门进行印制或发放准备。3.合作伙伴类优惠票：由相关业务部门与合作伙伴沟通协商确定优惠票合作事宜，填写《合作伙伴优惠票申请表》，包括合作双方信息、优惠票内容、合作期限、费用分担等，经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。审批通过后，按照合作协议执行。（二）审批要点1.审批人应重点审核申请的合理性、必要性、合规性以及与公司整体战略和业务目标的契合度。2.对于涉及较大金额或重要业务的优惠票申请，需进行专项评估和集体决策。3.审批意见应明确是否批准申请，并注明批准的优惠票类型、数量、有效期等关键信息。五、优惠票发放（一）员工福利类优惠票1.人力资源部门根据审批通过的申请，将员工福利优惠票发放至员工个人或指定的福利平台。2.员工可通过公司内部系统、短信、邮件等方式获取优惠票的相关信息和使用说明。3.对于有有效期限制的优惠票，应提前告知员工，确保其在规定时间内使用。（二）业务推广类优惠票1.行政部门按照审批后的申请，负责优惠票的印制、编号、盖章等工作。2.业务部门根据业务需求，将印制好的优惠票发放给指定的销售人员、市场推广人员或相关业务岗位人员。3.发放过程中应做好登记记录，包括发放时间、人员、数量、票号等信息，确保可追溯。（三）合作伙伴类优惠票1.根据合作协议，由行政部门或业务部门将合作伙伴类优惠票提供给合作方。2.明确双方在优惠票交接过程中的责任和义务，确保交接清晰、准确。3.对合作伙伴类优惠票的发放情况进行备案，以便后续跟踪和统计。六、优惠票使用（一）使用范围1.员工福利类优惠票：仅限员工本人在规定的合作商家或场所按照优惠规则使用，不得转让或出售。2.业务推广类优惠票：用于向客户推广公司产品或服务，吸引新客户、维护老客户。使用时应按照规定的使用说明和流程进行操作，确保客户知晓优惠内容和使用限制。3.合作伙伴类优惠票：按照合作协议约定的范围和方式使用，旨在促进双方业务合作、互利共赢。（二）使用流程1.员工使用员工福利类优惠票：员工在合作商家消费时，向商家出示优惠票，商家按照优惠规则进行折扣计算或提供相应服务。员工应配合商家进行必要的信息登记，如姓名、工号等。消费完成后，员工需保留消费凭证，以备后续核销使用。2.业务推广人员使用业务推广类优惠票：业务推广人员在向客户发放优惠票时，应向客户详细介绍优惠内容、使用方法和有效期等信息，并指导客户正确使用。客户使用优惠票消费后，业务推广人员应及时收集客户反馈，评估优惠效果。3.合作伙伴使用合作伙伴类优惠票：合作伙伴按照合作协议规定的方式和范围，向其客户或相关对象发放和使用优惠票。使用过程中，应遵循双方约定的流程和规范，确保优惠票的正确使用和效果反馈。（三）使用限制1.优惠票应在规定的有效期内使用，逾期无效。2.不得将优惠票用于非法或违规活动，不得利用优惠票谋取不正当利益。3.对于不同类型的优惠票，应按照各自的使用规则和限制进行操作，如部分优惠票可能不支持叠加使用、不适用特定商品或服务等。七、优惠票核销（一）核销流程1.员工福利类优惠票核销：员工在消费后，将消费凭证和优惠票一并提交至所在部门或指定的核销地点。部门负责人或相关工作人员核对消费凭证与优惠票信息的一致性，包括消费金额、时间、商家等，确认无误后进行核销登记。核销完成后，消费凭证和优惠票作为财务报销和核算的依据。2.业务推广类优惠票核销：业务推广人员定期将客户使用优惠票后的消费记录和相关反馈信息整理汇总，提交至业务部门。业务部门对消费记录进行审核，与发放的优惠票数量进行比对，核实优惠票的使用情况。审核通过后，将核销信息传递给财务部门进行账务处理。3.合作伙伴类优惠票核销：合作伙伴按照合作协议的要求，定期向公司提供优惠票使用情况的报告，包括使用数量、消费金额、客户反馈等信息。公司业务部门和财务部门共同对报告内容进行审核和分析，确认无误后进行核销结算。（二）核销要点1.核销人员应严格审核消费凭证和优惠票的真实性、有效性，确保信息准确无误。2.对于存在疑问或异常的核销申请，应及时进行调查核实，防止虚假核销。3.建立核销台账，详细记录每一笔优惠票的核销情况，包括核销时间、金额、票号、使用人等信息，便于查询和统计分析。八、优惠票监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的监督小组，由人力资源、财务、行政等部门人员组成，定期对优惠票的管理和使用情况进行检查。2.监督小组通过查阅相关记录、实地走访合作商家、与员工和客户沟通等方式，核实优惠票的申请、发放、使用和核销是否符合规定。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.主动接受税务、审计等相关部门的监督检查，配合提供优惠票管理的相关资料和信息。2.对于涉及外部合作的优惠票，要求合作伙伴定期提供使用情况报告，并对其进行抽查核实，确保合作的合规性和有效性。（三）违规处理1.对于发现的优惠票违规行为，如员工转让福利优惠票、业务推广人员虚假使用优惠票、合作伙伴违规操作等，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、取消优惠票使用资格、解除合作关系等，同时要求违规人员或单位承担相应的经济赔偿责任。3.对于构成违法犯罪的行为，依法移交司法机关处理。九、优惠票预算管理（一）预算编制1.各部门根据业务需求和上一年度优惠票使用情况，在每年年初编制本部门的优惠票预算草案，包括优惠票类型、数量、预计费用等内容。2.人力资源部门汇总各部门预算草案，结合公司整体战略和财务状况，编制公司年度优惠票预算方案，提交至财务部门审核。3.财务部门对预算方案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与公司财务预算的匹配度。审核通过后，报总经理审批。（二）预算执行与控制1.公司严格按照批准的优惠票预算执行，各部门不得超预算使用优惠票。如因业务发展需要确需调整预算的，应按照预算编制和审批流程办理。2.财务部门定期对优惠票预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并采取相应的措施进行调整和纠正。3.各部门应建立本部门的优惠票预算执行台账，记录优惠票的申请、发放、使用和核销情况，确保预算执行的透明度和可追溯性。十、优惠票信息管理（一）信息收集1.在优惠票申请和发放过程中，及时收集优惠票的相关信息，包括优惠票类型、编号、有效期、使用规则、发放对象、发放时间等。2.对于业务推广类优惠票和合作伙伴类优惠票，还应收集客户信息、合作协议信息等，以便进行后续的跟踪和管理。（二）信息存储1.建立优惠票信息管理系统，将收集到的优惠票信息进行电子化存储，确保信息的安全、完整和可查询。2.对优惠票的纸质档案进行分类整理和妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。（三）信息查询与