公益印章管理制度

公益印章管理制度总则目的为加强本公益组织印章的管理，规范印章的使用，维护公益组织的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于本公益组织所有部门及工作人员在开展公益活动、处理日常事务等过程中涉及印章使用的相关事宜。印章种类1.公益组织公章：代表本公益组织的法定印章，用于对外签署重要文件、协议、合同等具有法律效力的文书，以及其他需要以组织名义进行的重大事项。2.财务专用章：专门用于财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。3.法人章：由法定代表人持有，用于特定财务业务及其他需要法定代表人签章确认的文件。4.合同专用章：用于签订各类公益项目合作合同、捐赠协议等涉及经济业务的合同文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行使用的印章，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得用于对外签署具有法律效力的文件。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由相关部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报秘书长审批。2.秘书长审批通过后，由行政部门统一负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家法律法规及相关规定的样式和规格要求。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章进行验收，检查印章的材质、尺寸、文字内容等是否与申请一致，确认无误后填写《印章验收单》。印章启用1.新印章启用前，行政部门应将印章的启用日期、使用范围、保管人等信息进行登记，并填写《印章启用登记表》。2.同时，行政部门应将印章启用的相关信息以书面形式通知各部门及相关人员，明确告知印章的使用要求和注意事项。3.新印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时将废止印章进行封存，并按照规定进行妥善保管或销毁。印章的保管保管原则1.实行专人专管制度，每枚印章必须指定一名责任心强、政治素质高的专人负责保管，确保印章的安全与正确使用。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人代管或使用，如有特殊情况需要临时交接，必须经过秘书长批准，并办理相关交接手续。保管地点1.公益组织公章、财务专用章、法人章、合同专用章等重要印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有专人负责的办公室或档案室。2.部门章可由各部门自行指定保管地点，但必须确保保管环境安全，防止印章丢失、被盗或损坏。保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放环境干燥、清洁，避免印章受到损坏、污染或腐蚀。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，查看印章是否完好无损，文字是否清晰可辨，如发现问题应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人员在离开办公室时，必须将印章锁入保险柜或保管箱内，确保印章的安全。印章的使用使用流程1.申请：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印日期等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交后，按照审批权限进行审核。一般事项由秘书长审批；涉及重大事项、经济合同、对外担保等重要文件的用印，需经理事会审议通过后，由理事长审批。3.盖章：经审核批准后，印章保管人员方可在规定的文件或材料上加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，位置准确无误。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印时间、用印内容、用印人等信息。使用范围1.公益组织公章：主要用于对外发布重要文件、公告、声明；签署公益项目合作协议、捐赠合同、借款合同等具有法律效力的文书；办理与政府部门、其他社会组织、企业等的往来信函、证明文件；以及其他需要以组织名义进行的重大事项。2.财务专用章：仅限于财务部门办理各类资金收付、票据开具、财务报表盖章等财务相关业务。3.法人章：用于特定财务业务及其他需要法定代表人签章确认的文件，如支票背书、财务报表签字等。4.合同专用章：专门用于签订各类公益项目合作合同、捐赠协议、服务采购合同等涉及经济业务的合同文件。5.部门章：仅限在部门内部使用，用于部门文件、通知、工作报表、内部审批表等的盖章确认，不得对外签署具有法律效力的文件。禁止使用情况1.未经审批同意的任何文件、材料不得加盖印章。2.空白纸张、空白介绍信、空白合同等不得加盖印章。特殊情况确需使用的，必须经秘书长批准，并在使用时严格控制份数和用途，用后及时收回核销。3.涉及个人经济担保、贷款、借款等与公益组织无关的私人事务文件不得加盖组织印章。4.内容不实、存在涂改或其他瑕疵的文件不得加盖印章。印章的停用与销毁停用情形1.因机构改革、组织变更、业务调整等原因，印章不再使用的。2.印章损坏无法正常使用的。3.其他需要停用印章的情形。停用程序1.当出现印章停用情形时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经秘书长审批。2.秘书长审批通过后，行政部门应及时将印章停用的相关信息通知各部门及相关人员，并收回所有正在使用的印章。3.印章保管人员应将停用印章进行封存，并在《印章保管登记表》上注明停用日期。销毁程序1.对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，提交销毁申请。申请内容应包括印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并经秘书长审批。2.经审批同意后，行政部门应组织至少两名工作人员对印章进行销毁。销毁方式可采用切割、粉碎等物理方法，确保印章无法恢复使用。3.在销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、参与人员等信息。4.销毁完成后，《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应作为档案进行留存，保存期限按照本公益组织档案管理规定执行。印章使用的监督与检查监督机制1.建立印章使用监督机制，行政部门负责对印章的使用情况进行日常监督检查，确保印章使用符合本制度规定。2.定期对印章使用情况进行统计分析，重点检查印章使用的合规性、审批流程的执行情况等，发现问题及时整改。3.设立举报信箱和举报电话，接受组织内部成员及社会公众对印章使用违规行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行相应处理。检查内容1.印章使用是否按照规定的流程进行申请、审核和盖章。2.印章使用范围是否符合本制度规定，有无超范围使用印章的情况。3.印章保管是否安全，保管人员是否严格履行保管职责。4.印章使用记录是否完整、准确，登记内容是否与实际用印情况一致。违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，一经发现，应立即责令改正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育、警告处分，并要求责任人写出书面检讨。3.对于情节严重、造成不良后果或损失的违规行为，除责令赔偿损