档案业务管理制度

档案业务管理制度总则目的为加强公司档案业务管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。档案分类与编号档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司章程，营业执照、税务登记证等证照资料，行政公文、函件，印章管理文件等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关资料，劳动合同、培训记录、绩效考核材料、薪酬福利文件等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务申报资料，资金管理文件等。4.业务档案：公司各类业务项目的合同、协议、招投标文件、客户资料、项目成果报告等。5.技术档案：公司研发项目的技术资料、设计图纸、工艺流程、专利文件等。6.其他档案：除上述类别以外的其他档案，如企业文化活动资料、对外宣传资料等。档案编号1.编号规则：采用"分类代码+年度+顺序号"的编号方式。分类代码按照档案分类类别设定，年度采用公元纪年，顺序号为每类档案在本年度内的流水号。2.示例：如行政档案中的2023年第10号文件，编号为"XZ2023010"。档案形成与收集档案形成1.各部门及员工在工作中应及时形成各类档案资料，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案形成过程中，应使用耐久性强的书写材料和记录工具，保证档案字迹清晰、图像完整。档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将整理好的档案移交至综合管理部门。2.综合管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整地收集到公司档案库。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时收集整理，并在规定时间内移交综合管理部门。档案整理整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法1.分类整理：按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类。2.装订成册：对于纸质档案，应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，保持整齐美观。3.编目编号：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并按照编号顺序排列上架。4.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。档案保管保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜。保管期限1.短期保管：保管期限为15年的档案，主要包括一般性的行政文件、短期业务资料等。2.中期保管：保管期限为515年的档案，如部分人事档案、一般性财务档案等。3.长期保管：保管期限为15年以上的档案，包括重要的行政档案、长期业务档案、技术档案等。4.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件等具有重要保存价值的档案，应永久保管。档案保管要求1.按照档案类别和保管期限，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、完好无损。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失或损坏。档案利用利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因法定事由需要查阅公司档案，须经公司领导批准。利用方式1.查阅：员工可在档案查阅室查阅档案，如需复印或摘录，应经档案管理人员同意，并按规定登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.查阅、借阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对、清点，确保档案完整无损。档案鉴定与销毁鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、财务负责人、业务部门负责人等组成，负责对到期档案进行鉴定。鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的现实利用价值和历史保存价值。3.档案是否重复或已无保存必要。销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册存档。档案信息化管理信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，防止数据丢失。3.制定电子档案的访问权限管理规则，严格控制电子档案的查阅、借阅和修改权限。档案信息化系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，支持批量导入和扫描识别录入。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等，方便快捷地查找所需档案。3.借阅管理：在线办理档案借阅手续，记录借阅信息，提醒借阅期限。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供支持。监督与检查监督机制1.公司建立档案业务监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.综合管理部门负责对各部门档案管理工作进行日常监督和指导，发现问题及时督促整改。检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密措施的落实情况。检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.整改完成后，责任部门应提交整改报告，由综合管理部门进行复查验收。3.对档案管理工作成绩突出