印章公司管理制度

印章公司管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章、业务专用章等。（三）基本原则1.印章管理必须严格遵循法律法规和公司内部规定，确保印章使用合法、合规、安全。2.实行专人管理、分级负责、审批使用的原则，明确印章保管人员职责和审批权限。3.印章使用应基于公司业务需要，严格控制使用范围和用途，禁止违规使用印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均由行政部门统一负责，根据公司实际需求填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、使用范围等信息。2.申请表需经公司法定代表人或其授权人签字批准后，由行政部门持相关证明文件到公安机关指定的印章刻制单位进行刻制。3.新印章刻制完成后，行政部门应及时进行验收，检查印章的外观、尺寸、文字等是否符合要求，并留存印章印模。（二）印章启用1.印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，明确启用日期、启用范围等内容。2.《印章启用申请表》经审批通过后，行政部门负责在公司内部发布印章启用通知，告知各部门印章已正式启用及相关注意事项。3.印章启用时，应在《印章使用登记簿》上进行首次登记，记录印章启用时间、启用人等信息。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司根据印章的重要性和使用频率，指定专人负责印章保管。保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。2.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。3.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带印章外出。4.保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告并申请更换。（二）保管方式1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章应存放在保险柜中，实行双人保管，一人负责钥匙，一人负责密码（或指纹等开启方式）。2.部门章、业务专用章等相对次要的印章可由部门负责人或指定专人保管，但需存放在安全的地方，如文件柜加锁保管。3.印章保管人员工作变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。交接时需填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息，并由双方签字确认，同时报行政部门备案。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等；代表公司签署具有法律效力的各类文件；其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：专门用于公司签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.法人章：用于公司法定代表人在相关文件、票据上的签字确认，以及办理特定的财务、法律事务等。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报告等的发布，以及与部门业务相关的一般性事务处理。6.业务专用章：根据公司业务特点和需要，用于特定业务领域的文件、凭证、报表等的盖章确认，如销售业务章、采购业务章等。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间、用印部门等信息。用印申请应根据用印事项的性质和审批权限，经相应领导或部门审批。一般性事务用印，由部门负责人审批；涉及重要合同、协议、重大事项等用印，需经公司法定代表人或其授权人审批。2.审核签字审批通过后，《印章使用申请表》交至印章保管人员进行审核。保管人员核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后签字。3.印章加盖保管人员在指定位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。加盖印章后，应在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。4.用印文件留存用印完成后，保管人员将用印文件复印件留存一份，与《印章使用申请表》一并归档保存。原件按照公司文件管理规定进行分发或存档。（三）特殊情况处理1.紧急用印因特殊紧急情况需要立即用印的，申请人可通过电话、邮件等方式向审批领导请示，经同意后先进行用印，但事后必须及时补办审批手续，并补齐相关申请材料。印章保管人员在紧急用印后，应做好记录，并在规定时间内将相关情况告知行政部门备案。2.异地用印因业务需要在异地用印的，原则上应将用印文件寄回公司办理用印手续。如确有特殊情况无法寄回，可采用传真方式提交用印申请，经审批后，由异地业务人员持审批通过的申请表和用印文件到当地公安机关备案的印章刻制单位刻制与公司印章具有同等法律效力的临时印章进行用印。异地用印完成后，业务人员应及时将用印情况及相关文件寄回公司存档，并向行政部门报告。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息。2.《印章停用申请表》经审批通过后，行政部门负责发布印章停用通知，告知各部门印章已停用及后续处理方式。3.印章停用后，保管人员应立即将印章收回，妥善保管，并在《印章使用登记簿》上注明停用日期。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，由行政部门组织进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，经审批后实施销毁。2.印章销毁应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用。一般可采用切割、粉碎等物理方法进行销毁，销毁过程需有两人以上在场监督，并在《印章销毁记录》上签字确认。3.销毁后的印章相关记录应长期保存，以备查询。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门定期对公司印章管理情况进行检查，包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.财务部门对涉及财务印章的使用情况进行监督，确保财务印章使用符合财务制度和相关法律法规要求。3.审计部门不定期对公司印章管理进行审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿