监督箱管理制度

监督箱管理制度一、总则（一）目的为了进一步加强公司内部管理，畅通员工沟通渠道，鼓励员工积极参与公司管理和监督，及时发现和解决公司运营过程中存在的问题，特制定本监督箱管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的外部合作伙伴。（三）基本原则1.公平公正原则：监督箱的设立和使用应确保公平公正，不偏袒任何个人或部门，对所有反馈信息进行客观、公正的处理。2.保密原则：对监督箱反馈信息的内容严格保密，保护反馈人的隐私和合法权益。未经反馈人同意，不得泄露反馈信息的来源及相关内容。3.及时处理原则：对监督箱收到的反馈信息应及时进行处理和回复，确保问题得到妥善解决，避免拖延和积压。4.责任追究原则：对于监督箱反馈问题涉及的违规行为和责任人员，应依法依规追究其责任。二、监督箱的设置（一）设置地点1.在公司办公区域显著位置设置监督箱，方便员工及外部合作伙伴投递反馈信息。2.监督箱应安装在安全、隐蔽且易于发现的地方，确保其正常使用和信息安全。（二）标识要求监督箱应张贴明显的标识，注明"监督箱"字样及使用说明，包括投递范围、反馈方式、受理时间等内容。（三）管理责任人指定专人负责监督箱的日常管理工作，包括开箱取件、信息整理、反馈跟进等。管理责任人应定期对监督箱进行检查，确保其正常运行。三、反馈信息的投递（一）投递方式1.员工及外部合作伙伴可采用匿名或实名方式将反馈信息以书面形式投递至监督箱。书面反馈信息应字迹清晰、内容完整，便于准确理解和处理。2.鼓励通过电子邮件的方式将反馈信息发送至指定的监督箱专用邮箱，邮件主题应注明"监督箱反馈[具体事项]"，邮件内容应详细说明反馈的问题、相关情况及建议等。（二）投递内容要求1.反馈信息应围绕公司管理、运营、工作流程、员工行为等方面存在的问题、不足或改进建议展开，不得包含恶意诋毁、造谣、人身攻击等违法违规或不道德的内容。2.对于涉及具体事件的反馈，应尽量提供详细的情况说明，包括时间、地点、人物、经过等关键信息，以便于准确核实和处理。（三）投递时间监督箱随时接受反馈信息投递，不受工作时间限制。四、反馈信息的受理与处理（一）信息整理管理责任人每天定时开箱取件，将收到的反馈信息进行分类整理，记录反馈时间、反馈人（如有）、反馈内容等关键信息，并填写《监督箱信息登记表》。（二）初步筛选1.管理责任人对整理后的反馈信息进行初步筛选，对于明显不属于监督箱受理范围或不符合投递要求的信息，如内容不清晰、与公司业务无关等，予以剔除，并做好记录。2.对于属于监督箱受理范围且信息完整、明确的反馈，根据问题的性质和涉及部门进行分类标识。（三）流转与交办1.将筛选后的反馈信息按照问题涉及的部门或事项进行流转，填写《监督箱信息流转单》，注明反馈信息的基本情况、流转部门及要求反馈处理结果的时间节点等内容。2.对于涉及多个部门或需要跨部门协调处理的问题，由公司行政部门牵头组织相关部门进行协调处理，并明确主办部门和协办部门的职责分工。3.流转后的反馈信息由接收部门安排专人负责处理，处理人员应在收到信息后的[X]个工作日内与反馈人（如有）取得联系（如需），进一步了解情况，并开展调查核实工作。（四）调查核实1.处理人员根据反馈信息的内容和性质，通过查阅资料、实地走访、询问相关人员等方式进行调查核实，确保反馈问题真实可靠。2.在调查核实过程中，应做好记录，收集相关证据材料，形成调查核实报告，详细说明问题的调查情况、分析结论及处理建议等。（五）处理结果反馈1.处理部门应在规定时间内将反馈信息的处理结果以书面形式反馈给行政部门，反馈内容应包括问题的调查核实情况、处理措施及处理结果等。2.行政部门对处理结果进行审核后，将处理结果反馈给反馈人（如有）。对于匿名反馈的信息，通过公司内部公告或其他适当方式向全体员工反馈处理结果。3.处理结果反馈应明确、具体，对于能够解决的问题，应说明解决措施和时间节点；对于暂时无法解决的问题，应向反馈人说明原因及下一步工作计划。（六）跟踪与督办1.行政部门负责对反馈信息的处理情况进行跟踪和督办，确保处理部门按时完成处理工作，并及时反馈处理结果。2.对于处理难度较大或涉及重要事项的反馈信息，行政部门应定期向公司管理层汇报处理进展情况，必要时提请公司管理层协调解决。五、反馈信息的保密与安全（一）保密措施1.参与监督箱信息处理的所有人员应对反馈信息的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.在信息整理、流转、处理等过程中，应采取必要的保密措施，如对纸质反馈信息进行密封保管，对电子反馈信息进行加密存储等。3.如需查阅反馈信息的原始记录，必须经过相关负责人批准，并在指定地点进行查阅，查阅过程中不得擅自复制或传播信息内容。（二）安全管理1.监督箱应具备良好的安全性能，防止信息被窃取、篡改或丢失。定期对监督箱进行检查和维护，确保其正常运行。2.管理责任人在开箱取件、信息整理等过程中，应注意自身安全，避免因操作不当造成人身伤害或信息泄露。3.如发现监督箱出现异常情况（如损坏、被撬等），管理责任人应立即报告行政部门，并采取相应的应急措施，如暂时封存监督箱、保护现场等，以便及时调查处理。六、奖励与处罚（一）奖励1.对于通过监督箱反馈信息，为公司发现重大问题、提出合理化建议并取得显著成效的员工或外部合作伙伴，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于荣誉证书、奖金、晋升机会等。2.公司设立专门的奖励基金，用于对优秀反馈信息的奖励，具体奖励标准和方式由公司行政部门会同财务部门制定，并报公司管理层批准后执行。（二）处罚1.对于恶意利用监督箱进行造谣、诽谤、诬陷等行为的人员，公司将依法依规追究其责任，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚措施。2.对于反馈信息处理过程中存在敷衍塞责、推诿扯皮、故意拖延等行为的部门和个人，公司将进行严肃批评教育，并责令其限期整改。情节严重的，将按照公司相关规定追究其管理责任。七、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与完善1.公司行政部门