工作群管理制度

工作群管理制度（一）目的为规范公司工作群的使用，确保信息传递的及时、准确、高效，促进工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要加入公司工作群的外部人员。（三）基本原则1.合法性原则：工作群的使用应符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：群内发布的信息应真实、准确、客观，不得发布虚假、误导性信息。3.及时性原则：对于重要工作信息应及时发布和回复，不得拖延。4.保密性原则：涉及公司商业秘密、敏感信息等应严格保密，不得随意传播。5.文明交流原则：群内交流应文明礼貌，不得使用侮辱性、攻击性语言。二、工作群分类及职责（一）公司总群1.成员构成：公司高层领导、各部门负责人、项目经理等。2.主要职责发布公司重要决策、战略规划、重大事项等信息。协调各部门之间的工作，解决跨部门问题。对公司整体工作进展进行监督和指导。传达上级领导的工作要求和指示。（二）部门工作群1.成员构成：各部门全体员工。2.主要职责部门内部工作沟通与协调，包括工作安排、任务分配、进度汇报等。分享部门内部的工作经验、知识和技巧。及时反馈部门员工在工作中遇到的问题和困难，寻求解决方案。传达部门负责人的工作要求和指示。（三）项目工作群1.成员构成：参与项目的所有人员，包括项目团队成员、合作方代表等。2.主要职责项目相关信息的及时沟通，如项目计划、任务分解、变更通知等。项目进度的跟踪与汇报，确保项目按时、按质、按量完成。协调项目各方资源，解决项目实施过程中的问题。组织项目会议，讨论项目技术难题、业务需求等。（四）专项工作群1.成员构成：根据专项工作需要确定的相关人员。2.主要职责针对特定专项工作进行沟通和协作，如某项新产品研发、市场推广活动策划等。分享专项工作的相关资料、数据和经验。共同推进专项工作的开展，及时汇报工作进展和成果。三、群成员管理（一）入群申请1.员工因工作需要加入工作群的，应由本人向所在部门负责人提出申请，部门负责人审核同意后，由管理员将其加入相应工作群。2.外部人员因工作需要加入公司工作群的，需由公司相关对接部门向公司分管领导提出申请，经批准后，由管理员将其加入。（二）群成员资格审核1.管理员负责对申请加入工作群的人员进行资格审核，确保其符合群的定位和职责要求。2.对于不符合要求的申请，管理员应及时告知申请人，并说明原因。（三）群成员行为规范1.群成员应遵守国家法律法规和公司各项规章制度，不得在群内发布违法违规、违背公序良俗的信息。2.严格遵守群的定位和职责，不得在非相关工作群内讨论与工作无关的话题，如闲聊、八卦等。3.尊重他人发言，不得随意打断或贬低他人观点，如有不同意见，应理性沟通。4.不得在群内发布未经证实的谣言、小道消息等，以免造成不良影响。5.工作时间内，群成员应保持通讯畅通，及时查看群消息并回复。（四）群成员退出1.员工离职或因工作变动不再需要留在工作群的，所在部门负责人应及时通知管理员将其移出群聊。2.外部人员因合作结束等原因需要退出工作群的，由公司对接部门通知管理员进行处理。3.群成员如有违反群规等不当行为，管理员有权视情节轻重将其移出群聊。四、信息发布与管理（一）信息发布要求1.准确性：发布的信息应确保真实、准确，数据、事实等应经过核实。2.简洁性：语言表达应简洁明了，避免冗长、复杂的表述，以便快速传达关键信息。3.规范性：涉及公司文件、制度、流程等内容的发布，应严格按照公司统一格式和要求进行。4.重要性排序：按照信息的重要程度进行发布，重要信息优先发布。（二）信息发布流程1.内部信息部门内部信息由部门负责人或指定人员审核后发布。涉及多个部门的信息，由相关部门共同协商确定发布内容，并由牵头部门负责人审核后发布。公司层面的重要信息，经公司领导审核批准后发布。2.外部信息来源于外部权威渠道且对公司工作有参考价值的信息，由相关部门负责人审核后发布。需转发给公司员工的外部通知、公告等，由对口部门审核后发布。（三）信息更新与维护1.对于已发布的信息，如有变更或补充，发布人应及时更新，确保信息的时效性和准确性。2.管理员应定期对工作群内的信息进行整理和归档，对于过期、无用的信息及时清理，以保持群内信息的简洁和有效。（四）信息保密管理1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息，严禁在工作群内发布。2.对于可能涉及保密信息的讨论，应在确保安全的环境下进行，必要时采取加密、线下沟通等方式。3.群成员不得私自将工作群内的信息转发给无关人员。五、群聊沟通管理（一）沟通方式1.文字沟通：群内主要通过文字进行沟通，发布的信息应条理清晰、逻辑连贯。2.语音沟通：紧急或重要事项可采用语音沟通，但语音内容应简洁明了，避免过长语音影响他人查看文字信息。如需发送较长语音，应先征得群成员同意。3.文件共享：工作中需要共享的文件、资料等，可通过群文件功能进行上传和下载。上传的文件应命名规范，便于查找和识别。（二）沟通频率1.工作群应保持适当的沟通频率，确保工作信息及时传递，但避免过度频繁的闲聊，影响工作效率。2.对于重要紧急的工作事项，应随时沟通，及时解决问题。（三）沟通礼仪1.群成员在发言时应使用文明用语，尊重他人，不得使用粗俗、侮辱性语言。2.回复他人消息时应及时、准确，避免长时间不回复造成沟通不畅。3.如需@特定人员，应确保@的内容与对方相关，避免不必要的@打扰他人。（四）会议组织1.在工作群内组织会议，应提前明确会议主题、时间、参与人员等信息。2.会议过程中，应按照议程有序进行，主持人负责把控会议节奏，确保会议高效进行。3.会议结束后，主持人应及时整理会议纪要，并在群内发布，明确任务分工和时间节点等。六、群管理员职责（一）设置与维护1.负责工作群的创建、修改群名称、设置群公告等基本操作。2.定期检查群成员情况，对不符合群规或已离职等人员及时进行清理。（二）信息管理1.审核群内发布的信息，确保符合发布要求和群规。2.对重要信息进行标记、整理和归档，方便群成员查找和回顾。（三）沟通协调1.协调群成员之间的沟通与协作，解决群内出现的矛盾和问题。2.及时反馈群成员提出的意见和建议，促进工作群的良好运行。（四）安全管理1.采取必要的安全措施，保护工作群的信息安全，防止群被恶意攻击或信息泄露。2.如发现群内存在违规行为或异常情况，及时进行处理，并向上级汇报。七、违规处理（一）违规行为界定1.发布违法违规、违背公序良俗信息。2.泄露公司商业秘密、敏感信息。3.在群内恶意攻击他人、进行人身侮辱。4.发布虚假、误导性信息。5.频繁发布与工作无关的闲聊信息，影响工作群正常秩序。6.未经允许私自拉人进群或擅自将群内信息转发给无关人员。（二）处理措施1.警告：对于首次违规且情节较轻的群成员，管理员给予警告，提醒其遵守群规。2.群内通报批评：对于多次违规或情节较重的群成员，管理员在群内进行通报批评，责令其改正。3.移出群聊：对于严重违反群规的群成员，管理员有权将其移出群聊，并通知其所在部门负责人。4.纪律处分：对于因违反群规给公司造成损失或不良影响的员工，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、记过、降职、辞退等。（三）申诉机制1.群成员如对违规处理结果有异议，可在接到处理通知后的[X]